Document retention periods: Portugal
How long a company must keep invoices, accounting books, payroll, personnel files and tax records, with the law and article behind each period. Where the legal text could not be confirmed, the row says so instead of showing a guess.
Verified on 7 August 2026 and correct to the best of our research at that date. Retention law changes, and the period for a specific document can depend on your sector, contract terms, or an open tax audit. Treat this as a starting point and confirm with your accountant or lawyer before you dispose of anything.
Portugal
5 / 7 document types confirmed
Invoices, issued and received
10 years
- The clock starts
- End of the calendar year of the transaction: the law refers to the “10 subsequent calendar years” («10 anos civis subsequentes»).
- Legal basis
Código do IVA, art. 52.º, n.º 1, na redação do Decreto-Lei n.º 49/2025, de 27 de março (em vigor desde 1 de julho de 2025): «Os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem durante os 10 anos civis subsequentes todos os registos e respetivos documentos de suporte, incluindo, quando a contabilidade é estabelecida por meios informáticos, os relativos à análise, programação e execução dos tratamentos». O mesmo prazo geral de 10 anos consta do Decreto-Lei n.º 28/2019, art. 19.º, n.º 1.
Open the source
Accounting ledgers and annual accounts
10 years
- The clock starts
- Art. 19.º does not expressly set when the count begins; it runs from the end of the financial year or calendar year to which the books, records and financial statements relate (the Código do IVA uses the wording «10 anos civis subsequentes», that is, “10 subsequent calendar years”).
- Legal basis
Decreto-Lei n.º 28/2019, art. 19.º, n.º 1: «Os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte por um prazo de 10 anos, se outro prazo não resultar de disposição especial». Código Comercial, art. 40.º, n.º 1: o comerciante é obrigado a arquivar a sua escrituração mercantil e os documentos a ela relativos, «devendo conservar tudo pelo período de 10 anos». Nota: os n.os 4 a 7 e 9 do art. 123.º do CIRC foram revogados pelo art. 44.º, al. c), do Decreto-Lei n.º 28/2019, que passou a ser a norma-sede; o prazo manteve-se em 10 anos.
Open the source
Payroll records
Not confirmed
- Why this row is empty
- Neither Decreto-Lei n.º 28/2019 (art. 19.º), nor the Tax Authority's Ofício-Circulado n.º 30 213/2019, nor the relevant page of the Ordem dos Contabilistas Certificados mentions payslips or payroll processing sheets. Treating them as supporting documents of the accounting records would point to 10 years, but labour and social security rules point to five years with a different starting point, and the five-year rule in the Código do Trabalho, art. 202.º, n.º 4, covers working time records rather than payroll sheets. Because the period that actually applies to some payroll documents may be shorter, no single period is shown here. The period for your payroll documents should be confirmed for your case.
Employee personnel files
Not confirmed
- Why this row is empty
- No legal provision sets a retention period for an employee's individual personnel file; the five years often cited come from practice and legal commentary, not from the law. The only five-year rule in the Código do Trabalho (Lei n.º 7/2009) is art. 202.º, n.º 4, which requires the employer to keep the record of working time, the declaration referred to in art. 257.º and the agreement referred to in art. 226.º, n.º 3, alínea f), for five years, without setting a starting date. Art. 337.º is a limitation rule (one year from the day after the contract ends) and a rule of evidence (claims that fell due more than five years earlier can be proved only by a suitable document), not a duty to keep records, and no verified legal text supports counting the period from the end of the employment contract. For this reason no single period is shown here, and the period for personnel files should be confirmed for your case.
Tax returns and supporting records
10 years
- The clock starts
- Art. 19.º does not set a dies a quo (starting date); the period runs from the end of the calendar year or tax period to which the return and the supporting documentation relate (for VAT, art. 52.º of the CIVA refers to the «10 anos civis subsequentes», that is, “10 subsequent calendar years”).
- Legal basis
Decreto-Lei n.º 28/2019, art. 19.º, n.os 1 e 2. O n.º 2 alarga o dever de arquivo: «Sempre que os sujeitos passivos exerçam direito cujo prazo é superior ao referido no número anterior, a obrigação de arquivo e conservação de todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte mantém-se até ao termo do prazo de caducidade relativo à liquidação dos impostos correspondentes» (ex.: reporte de prejuízos fiscais), o que é confirmado pelo Ofício-Circulado n.º 30 213/2019 da AT, ponto 29. Prazos da LGT: caducidade do direito à liquidação 4 anos (art. 45.º, n.º 1) e prescrição das dívidas tributárias 8 anos (art. 48.º, n.º 1).
Open the source
Commercial contracts
10-20 years
- The clock starts
- 10 years: from the issue or receipt of the contract document. 20 years: the limitation period begins to run “when the right can be exercised” (Código Civil, art. 306.º, n.º 1), typically at the end of the contract or upon its breach.
- Legal basis
Não há prazo único. Código Comercial, art. 40.º, n.º 1 (redação do art. 8.º do Decreto-Lei n.º 76-A/2006, de 29 de março): «Todo o comerciante é obrigado a arquivar a correspondência emitida e recebida, a sua escrituração mercantil e os documentos a ela relativos, devendo conservar tudo pelo período de 10 anos»; os contratos ficam abrangidos enquanto correspondência e documentos relativos à escrituração, e o n.º 2 admite o arquivo por meios eletrónicos. Código Civil, art. 309.º: «O prazo ordinário da prescrição é de vinte anos». Os 10 anos são o dever legal de arquivo do comerciante; os 20 anos são o horizonte de risco litigioso, não uma obrigação de conservação.
Open the source
Bank statements and payment records
10 years
- The clock starts
- End of the calendar year to which the transactions relate.
- Legal basis
Decreto-Lei n.º 28/2019, art. 19.º, n.º 1, e Código Comercial, art. 40.º, n.º 1. Extratos bancários e comprovativos de pagamento não são nomeados em nenhuma norma, mas enquadram-se nos «respetivos documentos de suporte» da contabilidade e nos documentos relativos à escrituração mercantil, seguindo por isso o prazo geral de 10 anos.
Open the source
Arhivix keeps the original of every document unaltered, encrypted and hosted in the EU, and logs each view and download. How long you keep a document follows the rules above.
Your documents are alive now. They move on their own.
Give your company an automated document flow, legally compliant and available at any moment.
No commitment, no credit card.
