Document retention periods: Netherlands

Algemene wet inzake rijksbelastingen, art. 52 lid 4: 'Voorzover bij of krachtens de belastingwet niet anders is bepaald, zijn administratieplichtigen verplicht de in de voorgaande leden bedoelde gegevensdragers gedurende zeven jaar te bewaren.' Facturen vallen onder de in- en verkoopadministratie, die de Belastingdienst tot de basisgegevens rekent (naast het grootboek en de debiteuren- en crediteurenadministratie); voor basisgegevens staat de termijn van zeven jaar vast. Uitzondering: Wet op de omzetbelasting 1968, art. 34a verplicht tot het bewaren van gegevensdragers betreffende onroerende zaken 'gedurende negen jaren, volgende op het jaar waarin hij het goed is gaan gebruiken' (in de praktijk tien jaar); dezelfde tien jaar geldt voor de Unieregeling en de invoerregeling van het eenloketsysteem (OSS). Ongewijzigd geldend in 2026.

Burgerlijk Wetboek Boek 2, art. 10 lid 3: 'Het bestuur is verplicht de in de leden 1 en 2 bedoelde boeken, bescheiden en andere gegevensdragers gedurende zeven jaren te bewaren.' De balans en de staat van baten en lasten volgen uit art. 10 lid 2 (jaarlijks binnen zes maanden na afloop van het boekjaar op te maken). Fiscaal parallel: Algemene wet inzake rijksbelastingen, art. 52 lid 4 (zeven jaar); het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie en de in- en verkoopadministratie behoren volgens de Belastingdienst tot de basisgegevens. Tekst ongewijzigd in de versie geldend vanaf 1 juli 2026.

Algemene wet inzake rijksbelastingen, art. 52 lid 2 onder c merkt inhoudingsplichtigen aan als administratieplichtig; op grond van art. 52 lid 4 moet de loonadministratie zeven jaar worden bewaard. Voor een deel van de werknemersgegevens geldt daarnaast een afzonderlijke minimumtermijn: Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011, art. 7.9 lid 2: 'De inhoudingsplichtige bewaart de in het eerste lid bedoelde gegevens ten minste vijf jaren na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geeindigd.' Dat eerste lid ziet uitsluitend op naam met voorletters, geboortedatum, burgerservicenummer, adres met postcode en woonplaats. Het afschrift van het identiteitsbewijs kent geen eigen vijfjaarstermijn: op grond van Wet op de loonbelasting 1964, art. 28 lid 1 onder f hoort het tot de loonadministratie en volgt het dus de zeven jaar.

Algemene wet inzake rijksbelastingen, art. 52 lid 4: administratieplichtigen bewaren de gegevensdragers gedurende zeven jaar; aangiften en de daaraan ten grondslag liggende stukken behoren tot de administratie (art. 52 lid 1 en lid 3). Ter vergelijking, dit zijn navorderingstermijnen en geen bewaartermijnen: art. 16 lid 3 (de bevoegdheid tot navordering vervalt door verloop van vijf jaren na het tijdstip waarop de belastingschuld is ontstaan) en art. 16 lid 4 (twaalf jaren voor een bestanddeel dat in het buitenland wordt gehouden of is opgekomen). Voor de btw geldt tien jaar bij onroerende zaken (Wet op de omzetbelasting 1968, art. 34a: negen jaren volgend op het jaar van ingebruikneming) en bij de OSS-regeling. Ongewijzigd geldend in 2026.

Er is geen zelfstandige wettelijke bewaartermijn voor gewone handelscontracten. Contracten horen tot de administratie en vallen daarmee onder Algemene wet inzake rijksbelastingen, art. 52 lid 4 en Burgerlijk Wetboek Boek 2, art. 10 lid 3 (beide zeven jaar). De Belastingdienst laat die zeven jaar pas ingaan zodra het contract zijn actualiteitswaarde verliest; het voorbeeld van de Belastingdienst is een huurcontract van vier jaar, dat gedurende die vier jaar lopende administratie is, waarna de bewaartermijn begint. Civielrechtelijk ter context: een rechtsvordering tot nakoming van een verbintenis uit overeenkomst verjaart door verloop van vijf jaren (BW 3:307 lid 1), met als algemene uiterste verjaringstermijn twintig jaren (BW 3:306); bij onroerende zaken geldt tien jaar (Wet op de omzetbelasting 1968, art. 34a).

Bankafschriften en betalingsbewijzen behoren tot de administratie als bedoeld in Algemene wet inzake rijksbelastingen, art. 52 lid 1 ('alles betreffende hun bedrijf') en Burgerlijk Wetboek Boek 2, art. 10 lid 1, en moeten daarom zeven jaar worden bewaard (AWR art. 52 lid 4; BW 2:10 lid 3). Let op: de Belastingdienst noemt bankafschriften niet met zoveel woorden bij de basisgegevens (grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie); voor gegevens buiten de basisgegevens kan met de Belastingdienst een kortere bewaartermijn worden afgesproken. Bij onroerende zaken en bij de OSS-regeling geldt ook hier tien jaar.