Document retention periods: Poland

Ustawa o podatku od towarów i usług, art. 112 i art. 112a (podatnik przechowuje faktury do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego) w zw. z Ordynacja podatkowa, art. 70 § 1 (przedawnienie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku). Stan na 2026: obowiązuje już art. 106ga (obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur) oraz art. 112aa - faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione, i art. 112 oraz art. 112a się do nich nie stosuje; jeżeli te 10 lat upłynie przed upływem przedawnienia, podatnik przechowuje je dalej poza KSeF. Art. 112 i art. 112a nadal stosuje się do faktur pozostających poza KSeF, m.in. faktur dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, podatników nieposiadających siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce oraz procedur szczególnych (wyłączenia z art. 106ga ust. 2).

Ustawa o rachunkowości, art. 74 ust. 1 (zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe - przechowywanie przez okres co najmniej 5 lat) oraz art. 74 ust. 2 pkt 1 (księgi rachunkowe - 5 lat). Art. 74 ust. 3 określa sposób liczenia terminu: okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, art. 125a. Zasadą z art. 125a ust. 4 jest przechowywanie list płac, kart wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Art. 125a ust. 4a skraca ten okres do 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym: 1) ubezpieczony zakończył pracę u danego płatnika składek - w przypadku ubezpieczonego zgłoszonego do ubezpieczeń po dniu 31 grudnia 2018 r., albo 2) został złożony raport informacyjny ZUS RIA. Ustawa o rachunkowości, art. 74 ust. 2 pkt 2 odsyła w zakresie kart wynagrodzeń do przepisów emerytalnych, rentowych i podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat.

Kodeks pracy, art. 94 pkt 9b - obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej (w tym akt osobowych pracowników) w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres. Kodeks pracy, art. 94(5) § 2: w razie ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem pracodawca kontynuuje dotychczasową dokumentację, a okres liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł. Dłuższy okres, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, wynika z art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z FUS (50 lat) dla ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczeń przed 1 stycznia 2019 r., o ile płatnik nie złożył ZUS OSW i ZUS RIA.

Ordynacja podatkowa, art. 86 § 1 (podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego) w zw. z art. 70 § 1 (zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku).

Ustawa o rachunkowości, art. 74 ust. 2 pkt 4 - dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, a także roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym: 5 lat. Przepis dotyczy dowodów księgowych związanych z umową; nie potwierdzono odrębnego ustawowego obowiązku przechowywania samej umowy handlowej. Kodeks cywilny, art. 118 wyznacza jedynie przedawnienie roszczeń: 6 lat, a 3 lata dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, przy czym koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin jest krótszy niż dwa lata.

Ustawa o rachunkowości, art. 74 ust. 2 pkt 8 (pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy - 5 lat; wyciągi bankowe traktowane są jako dowody księgowe) oraz Ordynacja podatkowa, art. 86 § 1 w zw. z art. 70 § 1. Żaden przepis nie wymienia wyciągów bankowych z nazwy: okres wynika z ich kwalifikacji jako dowodów księgowych i dokumentacji związanej z prowadzeniem ksiąg podatkowych. Oba tytuły prowadzą do tego samego okresu 5 lat, różnią się jedynie sposobem liczenia.