Document retention periods: Italy

Codice civile, art. 2220, comma 2: "Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti", dove "lo stesso periodo" è il decennio fissato dal comma 1. Ai fini IVA, D.P.R. 633/1972, art. 39, che rinvia espressamente al D.P.R. 600/1973, art. 22 (conservazione fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d'imposta). Il tetto dei dieci anni ai soli fini tributari è fissato dalla L. 212/2000 (Statuto del contribuente), art. 8, comma 5, come modificato dal D.Lgs. 219/2023: "L'obbligo di conservazione di atti e documenti, incluse le scritture contabili, stabilito a soli effetti tributari, non può eccedere il termine di dieci anni dalla loro emanazione o dalla loro formazione o utilizzazione". Le fatture elettroniche vanno poste in conservazione a norma secondo il D.M. 17 giugno 2014, che disciplina le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici, con completamento del processo entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione annuale.

Codice civile, art. 2220, comma 1: "Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione" (libro giornale, libro degli inventari, registri IVA). In ambito fiscale, D.P.R. 600/1973, art. 22: le scritture contabili obbligatorie vanno conservate fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d'imposta, anche oltre il termine stabilito dall'art. 2220 c.c. L'obbligo stabilito a soli fini tributari non può comunque eccedere dieci anni (L. 212/2000, art. 8, comma 5, come modificato dal D.Lgs. 219/2023). L'art. 2220, comma 3, c.c. ammette la conservazione mediante supporti informatici, purché le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con i mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza tali supporti.

D.M. Ministero del Lavoro 9 luglio 2008, art. 6, comma 1: "Il datore di lavoro ha l'obbligo di conservare il libro unico del lavoro per la durata di cinque anni" dalla data dell'ultima registrazione. Il decreto è attuativo dell'art. 39 del D.L. 112/2008, convertito in L. 133/2008; il libro unico del lavoro (LUL) ha sostituito il libro paga e il libro matricola. Per i prospetti paga (L. 4/1953) non esiste un termine espresso di conservazione: la prassi consolidata si attesta su cinque anni, in linea con la prescrizione quinquennale dei contributi previdenziali (art. 3, commi 9 e 10, L. 335/1995), mentre per i crediti retributivi soggetti a prescrizione ordinaria può essere prudente estendere la conservazione a dieci anni (art. 2946 c.c.).

D.P.R. 600/1973, art. 22: le scritture contabili obbligatorie e la relativa documentazione devono essere conservate "fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d'imposta", anche oltre il termine stabilito dall'art. 2220 c.c. Fino allo stesso termine vanno conservati ordinatamente, per ciascun affare, gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevuti e le copie delle lettere e dei telegrammi spediti. Limite massimo attuale: L. 212/2000 (Statuto del contribuente), art. 8, comma 5, come modificato dal D.Lgs. 219/2023: "L'obbligo di conservazione di atti e documenti, incluse le scritture contabili, stabilito a soli effetti tributari, non può eccedere il termine di dieci anni dalla loro emanazione o dalla loro formazione o utilizzazione". Per riferimento, i termini di decadenza dell'accertamento sono il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione, elevato al settimo anno in caso di dichiarazione omessa (art. 43 D.P.R. 600/1973).

Nessuna norma impone espressamente un termine di conservazione per i contratti commerciali ordinari: il decennio è un termine difensivo, ricavato dal Codice civile, art. 2946 ("Salvi i casi in cui la legge dispone diversamente, i diritti si estinguono per prescrizione con il decorso di dieci anni"), letto insieme all'art. 2220 c.c., che impone la conservazione decennale della corrispondenza commerciale (lettere e telegrammi ricevuti e copie di quelli spediti). Il decennio è quindi lo standard prudenziale per poter provare il proprio diritto o difendersi da una pretesa. Vanno considerate a parte le prescrizioni brevi previste per fattispecie speciali (artt. 2947 e 2948 c.c.), che possono giustificare termini diversi.

Per l'impresa che riceve gli estratti conto il termine deriva dal Codice civile, art. 2220: estratti conto e documentazione dei pagamenti sono documenti di supporto delle scritture contabili e vanno conservati per dieci anni; nello stesso senso il D.P.R. 600/1973, art. 22, che impone di conservare ordinatamente gli originali delle lettere e delle fatture ricevute. Sul versante bancario, il D.Lgs. 385/1993 (Testo unico bancario), art. 119, comma 4, riconosce al cliente il diritto di ottenere copia della documentazione relativa alle singole operazioni poste in essere negli ultimi dieci anni: da questa norma la giurisprudenza e l'Arbitro Bancario Finanziario ricavano il confine decennale della documentazione ottenibile dalla banca (Cassazione n. 24641 del 13 settembre 2021 e n. 12178 del 22 giugno 2020, sull'applicabilità dell'art. 119 TUB agli estratti conto).