How long must you keep it?

The clock starts

end of the calendar year to which the invoice relates (for issued invoices: the calendar year of issue); 22 years for records and documents concerning real property under § 18 Abs 10 UStG, with the 12-year period applying only in the narrow WGG § 15c case

Legal basis

Bundesabgabenordnung (BAO), § 132 Abs 1; Umsatzsteuergesetz 1994 (UStG), § 11 Abs 2 letzter Unterabsatz: Stellt der Unternehmer Rechnungen aus, so hat er eine Durchschrift oder Abschrift anzufertigen und sieben Jahre aufzubewahren; bei elektronischen Rechnungen müssen Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit sieben Jahre gewährleistet sein. Regel 2026 unverändert: 7 Jahre (keine Verkürzung wie in Deutschland). Sonderfall Grundstücke: Aufzeichnungen und Unterlagen, die Grundstücke betreffen, sind nach § 18 Abs 10 UStG 22 Jahre aufzubewahren; nur Unterlagen zu Eigentumsübertragungen nach § 15c WGG (ausgenommen Geschäftsräume) sind 12 Jahre aufzubewahren.

Open the source

The clock starts

end of the calendar year in which the last book entry was made, the inventory was drawn up, the opening balance sheet or annual financial statement was adopted, or the consolidated statement was drawn up (§ 212 Abs 2 UGB); runs longer while proceedings in which the entrepreneur is a party are pending

Legal basis

Unternehmensgesetzbuch (UGB), § 212 Abs 1: Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse samt Lageberichten, Konzernabschlüsse samt Konzernlageberichten, empfangene Geschäftsbriefe, Abschriften abgesendeter Geschäftsbriefe und Buchungsbelege sind sieben Jahre geordnet aufzubewahren; darüber hinaus noch solange, als sie für ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren, in dem der Unternehmer Parteistellung hat, von Bedeutung sind. Ergänzend Bundesabgabenordnung (BAO), § 132 Abs 1. Unverändert 2026.

Open the source

The clock starts

end of the calendar year to which the payroll data relate; the limited master data needed to issue a Dienstzeugnis are commonly kept in line with the 30-year limitation period under § 1478 ABGB

Legal basis

Bundesabgabenordnung (BAO), § 132 Abs 1: Daten betreffend Lohnsteuer- und Abgabenpflicht sind sieben Jahre aufzubewahren. Das Lohnkonto ist nach § 76 EStG 1988 zu führen; § 76 EStG enthält selbst keine Fristangabe, die Aufbewahrungsfrist folgt aus § 132 BAO. Im Bereich der Sozialversicherung gilt nach der Rechtsprechung des VwGH ebenfalls die siebenjährige Aufbewahrungsfrist nach dem UGB. Achtung: § 68 ASVG ist keine Aufbewahrungs-, sondern eine Verjährungsbestimmung (Feststellungsverjährung 3 bzw. 5 Jahre). Einzelne Stammdaten, die für die Ausstellung eines Dienstzeugnisses erforderlich sind, werden in der Praxis mit Blick auf die 30-jährige Verjährung nach § 1478 ABGB länger aufbewahrt.

Open the source

The clock starts

end of the calendar year for which the entries in the books or records were made, or to which the documents relate; runs longer while proceedings concerning the levying of taxes are pending

Legal basis

Bundesabgabenordnung (BAO), § 132 Abs 1: Bücher, Aufzeichnungen, die dazugehörigen Belege sowie für die Abgabenerhebung bedeutsame Geschäftspapiere sind sieben Jahre aufzubewahren; darüber hinaus noch so lange, als sie für die Abgabenerhebung betreffende anhängige Verfahren von Bedeutung sind. Unverändert 2026 (keine Verkürzung wie in Deutschland).

Open the source

The clock starts

end of the calendar year in which the business letter was received or sent (§ 212 Abs 2 UGB); longer keeping is advisable while claims can still be raised (3 years § 1486 ABGB, up to 30 years § 1478 ABGB)

Legal basis

Unternehmensgesetzbuch (UGB), § 212 Abs 1 (empfangene Geschäftsbriefe, Abschriften der abgesendeten Geschäftsbriefe, Buchungsbelege); Bundesabgabenordnung (BAO), § 132 Abs 1 (für die Abgabenerhebung bedeutsame Geschäftspapiere). Zusätzlich Verjährung: § 1486 ABGB drei Jahre für Forderungen aus Lieferungen, Arbeiten und sonstigen Leistungen in einem gewerblichen oder geschäftlichen Betrieb, § 1478 ABGB 30 Jahre allgemein; deshalb wird über die 7 Jahre hinaus aufbewahrt, solange Ansprüche geltend gemacht werden können.

Open the source

The clock starts

end of the calendar year in which the entry was made or to which the bank statement or payment record relates

Legal basis

Bundesabgabenordnung (BAO), § 132 Abs 1 (Belege und sonstige für die Abgabenerhebung bedeutsame Unterlagen); Unternehmensgesetzbuch (UGB), § 212 Abs 1 (Kontoauszüge und Zahlungsbelege als Belege für Buchungen in den nach § 190 UGB zu führenden Büchern). Unverändert 2026.

Open the source

The clock starts

Individual account (compte individuel) and its annexes, incl. payslip copies: from the expiry of the period the document covers ('à partir de l'expiration de la période de la tenue de ce document'). General/special personnel register: from the date of the last compulsory entry ('à partir de la date de l'inscription de la dernière mention obligatoire'). Student contracts, home-worker contracts, professional-immersion conventions and mobility-allowance/mobility-budget agreements: from the day after the contract or convention ends. Note: tax slips 281.10 follow the income-tax rule, which is 7 years (not 10) since the loi du 18 décembre 2025.

Legal basis

Arrêté royal du 8 août 1980 relatif à la tenue des documents sociaux, art. 25 (exécution de l'arrêté royal n° 5 du 23 octobre 1978) / KB van 8 augustus 1980 betreffende het bijhouden van sociale documenten, art. 25

Open the source

The clock starts

5-годишната давност тече от 1 януари на годината, следваща годината, през която е следвало да се плати задължението; към нея се добавят още 5 години (5 + 5 = 10). При спиране или прекъсване на давността срокът може да бъде по-дълъг; ДОПК, чл. 171, ал. 2 предвижда абсолютна 10-годишна давност.

Legal basis

Закон за данък върху добавената стойност, чл. 121, ал. 1 ("всяко данъчно задължено лице осигурява съхраняването на данъчните документи, издадени от него или от негово име, както и на всички получени от него данъчни документи, до 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, което документите удостоверяват"; разпоредбата е в сила, последно изм. ДВ бр. 101 от 2013 г., в сила от 01.01.2014 г.), във връзка с ДОПК, чл. 171, ал. 1 (5-годишна погасителна давност). Същият резултат следва и от ДОПК, чл. 38, ал. 1, т. 3, който третира фактурите като документи за данъчно-осигурителен контрол, както и от Закон за счетоводството, чл. 12, ал. 1, т. 2, който изрично включва документите за данъчен контрол, одит и последващи финансови инспекции в 10-годишния срок. Министерството на икономиката изрично класифицира фактурите за покупки и продажби в тази категория.

Open the source

The clock starts

1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят

Legal basis

Закон за счетоводството, чл. 12, ал. 1, т. 2 ("счетоводни регистри и финансови отчети, включително документите за данъчен контрол, одит и последващи финансови инспекции - 10 години"). Идентичен 10-годишен срок предвижда и ДОПК, чл. 38, ал. 1, т. 2 ("счетоводни регистри и финансови отчети - 10 години"), който е в тази редакция още от изм. ДВ бр. 57 от 2007 г., в сила от 13.07.2007 г.

Open the source

The clock starts

1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят

Legal basis

Закон за счетоводството, чл. 12, ал. 1, т. 1 ("ведомости за заплати - 50 години"); идентичен срок и в ДОПК, чл. 38, ал. 1, т. 1. Съхранението се извършва по реда на Закона за Националния архивен фонд. При прекратяване на работодател без правоприемник ведомостите за заплати и трудовоправните документи се предават в осигурителния архив на НОИ съгласно КСО, чл. 5, ал. 10.

Open the source

The clock starts

50-годишните: от 1 януари на отчетния период, следващ периода, за който се отнасят ведомостите. 3-годишните: от прекратяване на трудовото правоотношение, съответно от възникване на вземането по чл. 358 КТ.

Legal basis

Няма единен законов срок за цялото трудово досие: Кодекс на труда, чл. 128б изисква само досието да се води. Документите, доказващи осигурителен стаж и доход (трудов договор и допълнителните споразумения, заповеди за назначаване, преназначаване, неплатен отпуск над 30 работни дни, прекратяване, решения на ТЕЛК/НЕЛК), се пазят заедно с ведомостите за заплати 50 години съгласно чл. 12, ал. 1, т. 1 от Закона за счетоводството във връзка с чл. 8, ал. 2 от Наредбата за трудовата книжка и трудовия стаж. Останалите документи в досието (дипломи и документи за квалификация, графици, вътрешни актове, болнични листове) се пазят 3 години с оглед на давността по чл. 358, ал. 1, т. 3 от Кодекса на труда.

Open the source

The clock starts

Давността тече от 1 януари на годината, следваща годината, през която е следвало да се плати задължението; към нея се добавят още 5 години (5 + 5 = 10). При спиране или прекъсване на давността срокът може да бъде по-дълъг; ДОПК, чл. 171, ал. 2 предвижда абсолютна 10-годишна давност.

Legal basis

ДОПК, чл. 38, ал. 1, т. 3 ("документи за данъчно-осигурителен контрол - 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, с което са свързани"), при 5-годишна погасителна давност по ДОПК, чл. 171, ал. 1. Закон за счетоводството, чл. 12, ал. 1, т. 2 изрично включва документите за данъчен контрол, одит и последващи финансови инспекции в 10-годишния срок. В тази категория попадат данъчните декларации, справките-декларации за ДДС и дневниците за покупки и продажби.

Open the source

The clock starts

eRačuni: od isteka godine u kojoj su eRačuni izdani (Zakon o fiskalizaciji, čl. 35. st. 1.). Ostali računi: zadnji dan poslovne godine na koju se odnose (Zakon o računovodstvu, čl. 10. st. 8.)

Legal basis

Zakon o fiskalizaciji (NN 89/25), čl. 35. st. 1., u primjeni od 1.1.2026.: porezni obveznik čuva izdane i zaprimljene eRačune u izvornom obliku u roku od šest godina od isteka godine u kojoj su eRačuni izdani. Čl. 35. st. 2.: nakon isteka tog roka podatke iz Sustava za fiskalizaciju čuva Porezna uprava u skladu s rokom propisanim propisom kojim se uređuje računovodstvo. Računi koji nisu izdani kao eRačun ostaju knjigovodstvene isprave i čuvaju se najmanje 11 godina (Zakon o računovodstvu, NN 85/24, 145/24, 151/25, 59/26, čl. 10. st. 2.), pri čemu ta odredba izrijekom vrijedi 'osim ako nije drukčije propisano zakonom kojim se uređuje fiskalizacija'. Napomena: ne postoji jedinstveni rok od 11 godina za sve račune; za fiskalizirane eRačune obveza poreznog obveznika je šest godina.

Open the source

The clock starts

zadnji dan poslovne godine na koju se poslovne knjige odnose (čl. 13. st. 7.); godišnji financijski izvještaji čuvaju se trajno

Legal basis

Zakon o računovodstvu (NN 85/24, 145/24, 151/25, 59/26), čl. 13. st. 2.: dnevnik i glavna knjiga najmanje 11 godina, pomoćne knjige najmanje 11 godina. Godišnji financijski izvještaji čuvaju se trajno u izvorniku (čl. 18. st. 11.). PROMJENA: po ranijem Zakonu o računovodstvu (NN 78/15) pomoćne knjige su se čuvale najmanje sedam godina, a novi zakon je taj rok izjednačio s 11 godina.

Open the source

The clock starts

zadnji dan poslovne godine na koju se isprave odnose (čl. 10. st. 8.); analitička evidencija o plaćama za koje se plaćaju obvezni doprinosi čuva se trajno, bez roka

Legal basis

Zakon o računovodstvu (NN 85/24, 145/24, 151/25, 59/26), čl. 10. st. 2.: isplatne liste najmanje šest godina; analitička evidencija o plaćama za koje se plaćaju obvezni doprinosi čuva se trajno. Evidencija o radnom vremenu: najmanje šest godina (Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavca, NN 55/24, čl. 18. st. 3.). PROMJENA: po ranijem Zakonu o računovodstvu (NN 78/15) isplatne liste su se čuvale trajno; novi zakon ih je skratio na šest godina, dok analitička evidencija o plaćama ostaje trajna.

Open the source

The clock starts

od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos

Legal basis

Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavca (NN 55/24), čl. 9., u primjeni od 1.10.2024.: ugovori o radu te njihove izmjene i dopune, odluke o otkazu i dokazi o stručnom obrazovanju čuvaju se šest godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos; isprave vezane uz ostvarivanje prava iz mirovinskog osiguranja čuvaju se 40 godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos. Pravilnik uvodi konačne rokove čuvanja podataka o radnicima.

Open the source

The clock starts

od početka tijeka zastare, tj. od isteka godine u kojoj je nastala porezna obveza

Legal basis

Opći porezni zakon (NN 115/16 s kasnijim izmjenama), čl. 66. st. 18.: evidencije i isprave o dnevnom gotovinskom prometu, poslovne knjige i knjigovodstvene isprave te druge evidencije čuvaju se deset godina od početka tijeka zastare, ako posebnim propisom nisu propisani dulji rokovi. Zastara prava poreznog tijela na utvrđivanje porezne obveze i kamata je šest godina (čl. 108. st. 1.) i počinje teći istekom godine u kojoj je nastala porezna obveza (čl. 108. st. 2.). Napomena: Zakon o računovodstvu propisuje dulji rok od 11 godina za knjigovodstvene isprave, pa se u praksi primjenjuje taj dulji rok.

Open the source

The clock starts

end of the tax period (zdaňovací období) in which the supply took place; for non-VAT payers: end of the accounting period to which the document relates

Legal basis

Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, § 35 odst. 2: „Daňové doklady se uchovávají po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.“ Povinnost má uchovatel podle § 35 odst. 1, tedy jak osoba, která doklad vystavila nebo jejímž jménem byl vystaven, tak plátce nebo identifikovaná osoba se sídlem či provozovnou v tuzemsku u přijatých plnění. Neplátci DPH: faktura je pouze účetní doklad, § 31 odst. 2 písm. b) zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, tj. 5 let. Beze změny i ve znění účinném od 1. 1. 2026.

Open the source

The clock starts

end of the accounting period to which they relate: 5 years for accounting documents, ledgers, depreciation plans, inventory lists and the chart of accounts, 10 years for the annual financial statements and annual report

Legal basis

Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, § 31 odst. 2: písm. a) účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají; písm. b) účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh a přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají; písm. c) účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví, po dobu 5 let. § 32 lhůty prodlužuje, pokud se záznamy použijí i pro jiné účely, zejména pro daňové, trestní, správní či soudní řízení. Zákon č. 563/1991 Sb. je i nadále účinný, ve znění účinném od 1. 1. 2026.

Open the source

The clock starts

end of the calendar year to which the payroll record relates; the 45 calendar years run after that year (10 calendar years for records of old-age or disability pension recipients)

Legal basis

Zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, § 35a odst. 4 písm. c): mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění po dobu 45 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. Pro poživatele starobního nebo invalidního důchodu činí lhůta 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. ZMĚNA: lhůta prodloužena z 30 na 45 let novelou č. 455/2022 Sb. s účinností od 1. 1. 2023. Lhůta 45 let platí i ve znění účinném od 1. 7. 2026.

Open the source

The clock starts

the day the deadline for filing the regular tax return expired; base 3 years, extended or restarted by a tax audit, additional return or appeal, capped at 10 years except in the criminal-proceedings cases under § 148 odst. 6 and 7

Legal basis

Zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád, § 148 odst. 1: daň nelze stanovit po uplynutí lhůty pro stanovení daně, která činí 3 roky a počne běžet dnem, v němž uplynula lhůta pro podání řádného daňového tvrzení. § 148 odst. 5: lhůta končí nejpozději uplynutím 10 let od jejího počátku. Lhůta se podle odst. 2 prodlužuje o 1 rok, podle odst. 3 běží znovu (například po zahájení daňové kontroly) a podle odst. 4 neběží; v případech podle odst. 6 a 7 lze daň stanovit i po uplynutí 10 let. Doklady je proto nutné uchovat po celou dobu, po kterou lze daň stanovit. Pro doklady k DPH platí zvlášť 10 let dle § 35 odst. 2 zákona č. 235/2004 Sb. Zákon neuvádí jedno pevné číslo pro daňové přiznání a jeho podklady.

Open the source

The clock starts

end of the accounting period to which they relate

Legal basis

Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, § 31 odst. 2 písm. b): bankovní výpisy a doklady o platbách jsou účetní doklady, uchovávají se po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají. Pokud současně dokládají plnění pro účely DPH nebo tvoří přílohu daňového dokladu, platí 10 let dle § 35 odst. 2 zákona č. 235/2004 Sb. Zákon výpisy nejmenuje výslovně, řadí je pod pojem účetní doklady.

Open the source

The clock starts

clôture de l'exercice comptable

Legal basis

Code de commerce, art. L123-22 : « Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans. » Les factures clients et fournisseurs constituent des pièces justificatives comptables. L'obligation fiscale parallèle du Livre des procédures fiscales, art. L102 B, a été portée de six à dix ans par la loi n° 2026-534 du 25 juin 2026 relative à la lutte contre les fraudes sociales et fiscales (art. 36), applicable aux documents et pièces dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027 : les deux régimes convergent désormais sur dix ans. La réforme de la facturation électronique (réception obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA au 1er septembre 2026 ; émission au 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et ETI, au 1er septembre 2027 pour les PME et TPE) ne modifie pas la durée, mais impose de conserver la facture dans sa forme originale, papier ou électronique.

Open the source

The clock starts

clôture de l'exercice comptable

Legal basis

Code de commerce, art. L123-22 : les livres et registres comptables, les pièces justificatives et les comptes annuels sont conservés pendant dix ans à compter de la clôture de l'exercice. Article en vigueur depuis le 4 janvier 2003, inchangé à ce jour. La loi n° 2026-534 du 25 juin 2026 aligne le délai fiscal de l'art. L102 B du Livre des procédures fiscales sur ces dix ans, sans modifier le Code de commerce.

Open the source

The clock starts

remise du bulletin de paie au salarié (point de départ non fixé expressément par le texte)

Legal basis

Code du travail, art. L3243-4 : « L'employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés ou les bulletins de paie remis aux salariés sous forme électronique pendant cinq ans. » Le texte ne fixe pas expressément le point de départ ; l'administration retient la remise du bulletin. Attention : les documents relatifs aux cotisations et contributions sociales se conservent 3 ans (Code de la sécurité sociale, art. L244-3) et les documents de comptabilisation des horaires 1 an (Code du travail, art. D3171-16). En tant que pièces justificatives comptables, les états de paie relèvent en outre des dix ans de l'art. L123-22 du Code de commerce.

Open the source

The clock starts

départ du salarié / fin du contrat de travail

Legal basis

Il n'existe pas d'article unique couvrant l'ensemble du « dossier du personnel ». Deux fondements : Code du travail, art. R1221-26 (« Les mentions portées sur le registre unique du personnel sont conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l'établissement ») et Code civil, art. 2224 (prescription quinquennale applicable au contrat de travail, salaires, primes, indemnités, solde de tout compte). Les pièces du dossier qui servent de justificatif comptable relèvent par ailleurs des dix ans de l'art. L123-22 du Code de commerce.

Open the source

The clock starts

fin du contrat ; pour la prescription quinquennale, le jour où le titulaire du droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l'exercer (Code civil, art. 2224)

Legal basis

Code de commerce, art. L110-4 (prescription quinquennale des obligations nées à l'occasion de leur commerce entre commerçants, ou entre commerçants et non-commerçants) et Code civil, art. 2224 (prescription de droit commun de cinq ans). Exceptions : contrat conclu par voie électronique portant sur une somme égale ou supérieure à 120 € : 10 ans à compter de la livraison du bien ou de l'exécution de la prestation (Code de la consommation, art. L213-1) ; contrat portant sur un bien immobilier ou foncier : 30 ans (Code civil, art. 2272). Les contrats servant de pièce justificative comptable relèvent en outre des dix ans de l'art. L123-22 du Code de commerce.

Open the source

The clock starts

End of the calendar year in which the invoice was issued (§ 14b Abs. 1 Satz 3 UStG). The same trigger applies to invoices received, not the date of receipt. For the same document as a booking voucher under § 147 Abs. 4 AO / § 257 Abs. 5 HGB: end of the calendar year in which the voucher arose. The period does not expire while the assessment period (Festsetzungsfrist) for the related tax is still running (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO, expressly preserved by § 14b Abs. 1 Satz 3 Halbsatz 2 UStG).

Legal basis

Umsatzsteuergesetz, § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG (acht Jahre) i.V.m. Abgabenordnung, § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO und Handelsgesetzbuch, § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 Satz 1 HGB. Seit 1.1.2025 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt; nach § 27 Abs. 40 Satz 1 UStG und Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO gilt die kürzere Frist auch für Rechnungen und Belege, deren Zehnjahresfrist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war. Sonderregeln für Kreditinstitute (§ 1 Abs. 1b KWG), der Versicherungsaufsicht unterliegende Unternehmen (§ 1 Abs. 1 VAG) und Wertpapierinstitute (§ 2 Abs. 1 WpIG): umsatzsteuerlich greift die Achtjahresfrist nach § 27 Abs. 40 Satz 2 UStG erst ein Jahr später, nämlich für Rechnungen, deren Zehnjahresfrist am 1.1.2026 noch nicht abgelaufen war; handels- und abgabenrechtlich bleibt es für Buchungsbelege dieser Unternehmen dauerhaft bei zehn Jahren (§ 257 Abs. 4 Satz 2 HGB, Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO).

Open the source

The clock starts

End of the calendar year in which the last entry was made in the accounting books, the inventory was drawn up, the opening balance sheet or annual financial statement was adopted (festgestellt) or the consolidated financial statement was prepared (§ 257 Abs. 5 HGB). Under § 147 Abs. 4 AO the trigger for the annual accounts, opening balance sheet and management report is the year in which they were prepared (aufgestellt). The period does not expire while the assessment period for the related tax is still running (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).

Legal basis

Handelsgesetzbuch, § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 Satz 1 HGB i.V.m. Abgabenordnung, § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 Satz 1 AO: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB, Lageberichte, Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sind zehn Jahre aufzubewahren. Unverändert zehn Jahre: die Verkürzung zum 1.1.2025 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz betraf ausschließlich Buchungsbelege (§ 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO).

Open the source

The clock starts

Wage accounts (Lohnkonten): end of the sixth calendar year following the last wage payment entered, § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG. Payroll documents serving as booking vouchers: end of the calendar year in which the voucher arose, § 147 Abs. 4 AO / § 257 Abs. 5 HGB. Social-security payroll records: retained until the end of the calendar year following the last employer audit, § 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV, so there is no fixed start date.

Legal basis

Einkommensteuergesetz, § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG: Lohnkonten sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt. Lohn- und Gehaltslisten, die als Buchungsbeleg dienen: acht Jahre nach § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO und § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 Satz 1 HGB (seit 1.1.2025 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt). Sozialversicherungsrechtlich zusätzlich § 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV: Entgeltunterlagen sind getrennt nach Kalenderjahren zu führen und bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung (§ 28p SGB IV) folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren; nach § 28f Abs. 1 Satz 4 SGB IV gilt dasselbe für Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise.

Open the source

The clock starts

End of the calendar year in which the document arose, for tax returns the year in which the return was prepared and filed (§ 147 Abs. 4 AO). The period does not expire while the assessment period (Festsetzungsfrist) for the relevant tax is still running (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO), so the effective end date can be later than 6 or 8 years.

Legal basis

Abgabenordnung, § 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 Satz 1 AO: sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, sechs Jahre. Steuererklärungen und Steuerbescheide sind im Gesetz nicht ausdrücklich genannt; ihre Einordnung unter Nr. 5 ist herrschende Praxis. Die zugrunde liegenden Buchungsbelege: acht Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO, seit 1.1.2025 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt). Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte: zehn Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO). § 147 Abs. 3 Satz 5 AO: Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist; eine Außenprüfung verlängert die Aufbewahrungspflicht nur mittelbar über die Ablaufhemmung nach § 171 Abs. 4 AO. Hinweis: pauschale Empfehlungen von zehn Jahren für sämtliche Steuerunterlagen sind Praxisempfehlungen, keine gesetzliche Frist.

Open the source

The clock starts

Statutory trigger: end of the calendar year in which the contract document was received or sent (§ 257 Abs. 5 HGB, § 147 Abs. 4 AO). In practice the period is usually counted from the end of the calendar year in which the contractual relationship ended, because a contract still in force remains a document of significance for taxation under § 147 Abs. 3 Satz 5 AO; that practice is a recommendation, not the wording of the statute.

Legal basis

Handelsgesetzbuch, § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 4 Satz 1 HGB i.V.m. Abgabenordnung, § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 3 Satz 1 AO: empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sind sechs Jahre aufzubewahren. Handelsbriefe sind nach § 257 Abs. 2 HGB nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen. Verträge sind im Gesetz nicht ausdrücklich genannt; ihre Einordnung als Handelsbrief oder als sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlage (§ 147 Abs. 1 Nr. 5 AO, ebenfalls sechs Jahre) ist herrschende Praxis. Dient der Vertrag zugleich als Buchungsbeleg, gilt die Achtjahresfrist (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB, seit 1.1.2025). Zivilrechtlich läuft daneben die regelmäßige Verjährung von drei Jahren (§§ 195, 199 BGB).

Open the source

The clock starts

End of the calendar year in which the statement or payment voucher arose (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB). The period does not expire while the assessment period (Festsetzungsfrist) for the relevant tax is still running (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).

Legal basis

Kontoauszüge und Zahlungsbelege sind als Buchungsbelege acht Jahre aufzubewahren: Abgabenordnung, § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO und Handelsgesetzbuch, § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 Satz 1 HGB, seit 1.1.2025 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt; nach Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO gilt die kürzere Frist auch für Belege, deren Zehnjahresfrist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war. Für Kreditinstitute (§ 1 Abs. 1b KWG), der Versicherungsaufsicht unterliegende Unternehmen (§ 1 Abs. 1 VAG) und Wertpapierinstitute (§ 2 Abs. 1 WpIG) bleibt es für Buchungsbelege bei zehn Jahren (§ 257 Abs. 4 Satz 2 HGB, Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO). Dienen Auszüge ausnahmsweise nicht als Buchungsbeleg, greift die Sechsjahresfrist für sonstige Unterlagen (§ 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 Satz 1 AO).

Open the source

The clock starts

end of the tax year in which the obligation to file the return arises (art. 13 par. 2 α΄ ΚΦΔ); extended while the assessment right remains open under art. 37 (one extra year in the cases of par. 2; ten years in the cases of par. 3, i.e. no return filed or new evidence reaching the tax administration after the five years), and, where an audit has been carried out, until a final court decision or full settlement of the debt (art. 13 par. 2 γ΄)

Legal basis

Ν. 4308/2014 (Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα), άρθρο 7 παρ. 1 και παρ. 3, σε συνδυασμό με Ν. 5104/2024 (Κώδικας Φορολογικής Διαδικασίας, ΦΕΚ Α΄ 58/19.4.2024), άρθρο 13 παρ. 2. Το άρθρο 13 παρ. 2 περ. α΄ ορίζει διαφύλαξη «για διάστημα πέντε (5) ετών από τη λήξη του αντίστοιχου φορολογικού έτους, μέσα στο οποίο υπάρχει η υποχρέωση υποβολής δήλωσης», η περ. β΄ επεκτείνει τη διαφύλαξη «έως ότου, σύμφωνα με τις προϋποθέσεις των παρ. 2 και 3 του άρθρου 37, παραγραφεί το δικαίωμα έκδοσης πράξης προσδιορισμού του φόρου», και η περ. γ΄ έως την έκδοση αμετάκλητης δικαστικής απόφασης ή την ολοσχερή εξόφληση της οφειλής, εφόσον έχει διενεργηθεί έλεγχος. Προσοχή: πολλά ελληνικά αρθρογραφικά κείμενα αναφέρουν γενικευμένη δεκαετή διαφύλαξη, αλλά το κωδικοποιημένο άρθρο 13 δεν αναφέρει πουθενά δεκαετία: η δεκαετία προκύπτει μόνο μέσω των εξαιρέσεων του άρθρου 37 παρ. 3. Το άρθρο 7 παρ. 3 ΕΛΠ απαιτεί επιπλέον, ειδικά για κάθε τιμολόγιο, τη διαφύλαξη των δεδομένων που διασφαλίζουν την αυθεντικότητα και την ακεραιότητα του περιεχομένου του. Ο Ν. 5104/2024 αντικατέστησε τον προϊσχύσαντα ΚΦΔ (Ν. 4987/2022, κωδικοποίηση του Ν. 4174/2013) από 19.4.2024.

Open the source

The clock starts

end of the accounting period (financial year) to which the books relate; extended up to 10 years where the assessment right is still open under art. 37 par. 3 ΚΦΔ, and, if an audit has taken place, until a final court decision or full settlement of the debt (art. 13 par. 2 γ΄ ΚΦΔ)

Legal basis

Ν. 4308/2014 (Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα), άρθρο 7 παρ. 1: «Το σύνολο των λογιστικών αρχείων που η οντότητα τηρεί, σύμφωνα με τις διατάξεις αυτού του νόμου διαφυλάσσονται για το μεγαλύτερο χρονικό διάστημα από: α) Πέντε (5) έτη από τη λήξη της περιόδου», β) τον χρόνο που ορίζεται από άλλη νομοθεσία. Σε συνδυασμό με Ν. 5104/2024 (ΚΦΔ), άρθρο 13 παρ. 2 περ. α΄ (πενταετία από τη λήξη του φορολογικού έτους), περ. β΄ (έως την παραγραφή του δικαιώματος έκδοσης πράξης προσδιορισμού φόρου κατά τις παρ. 2 και 3 του άρθρου 37) και περ. γ΄ (έως αμετάκλητη δικαστική απόφαση ή ολοσχερή εξόφληση μετά από έλεγχο), και άρθρο 37 παρ. 1 (πενταετής παραγραφή) και παρ. 3 (κατ' εξαίρεση δεκαετής).

Open the source

The clock starts

end of the year in which the deadline for submitting the relevant return expires (art. 37 par. 1 ΚΦΔ); the same starting point applies to the one-year extensions of par. 2 and to the exceptional ten-year period of par. 3

Legal basis

Ν. 5104/2024 (Κώδικας Φορολογικής Διαδικασίας, ΦΕΚ Α΄ 58/19.4.2024), άρθρο 13 παρ. 2 και άρθρο 37 παρ. 1, 2 και 3. Άρθρο 37 παρ. 1: «Η Φορολογική Διοίκηση μπορεί να προβεί σε κοινοποίηση πράξης διοικητικού, εκτιμώμενου ή διορθωτικού προσδιορισμού φόρου εντός πέντε (5) ετών» από τη λήξη του έτους εντός του οποίου λήγει η προθεσμία υποβολής δήλωσης. Άρθρο 37 παρ. 2: παράταση κατά ένα (1) έτος σε περιοριστικά απαριθμούμενες περιπτώσεις (μεταξύ άλλων, τροποποιητική δήλωση ή νέα στοιχεία, αίτημα πληροφοριών σε αλλοδαπή αρχή, ενδικοφανής προσφυγή ή δικαστική διαδικασία, διαδικασία αμοιβαίου διακανονισμού, πράξεις του άρθρου 74, έρευνα καταγγελίας). Άρθρο 37 παρ. 3: κατ' εξαίρεση, η πράξη προσδιορισμού «μπορεί να κοινοποιηθεί εντός δέκα (10) ετών», ιδίως αν δεν υποβλήθηκε δήλωση ή αν μετά την πενταετία περιέλθουν σε γνώση της Φορολογικής Διοίκησης νέα στοιχεία που δεν μπορούσαν να είναι γνωστά νωρίτερα. Ο Ν. 5104/2024 αντικατέστησε τον προϊσχύσαντα ΚΦΔ (Ν. 4987/2022, κωδικοποίηση του Ν. 4174/2013) από 19.4.2024.

Open the source

The clock starts

from the moment the claim arose and became judicially enforceable (ΑΚ 251): 20 years for contractual claims with no shorter special period (ΑΚ 249), 5 years for the ordinary claims of merchants, manufacturers and craftsmen (ΑΚ 250 no. 1), the latter counted from the end of the calendar year in which that moment falls

Legal basis

Αστικός Κώδικας, άρθρο 249: «Εφόσον δεν ορίζεται διαφορετικά, οι αξιώσεις παραγράφονται σε είκοσι χρόνια». Αστικός Κώδικας, άρθρο 250 αρ. 1: σε πέντε χρόνια παραγράφονται οι αξιώσεις «των εμπόρων, των βιομηχάνων και των χειροτεχνών, για εμπορεύματα που χορήγησαν, για την εκτέλεση εργασιών και για την επιμέλεια υποθέσεων άλλων, καθώς και για τις δαπάνες που έκαναν». Αστικός Κώδικας, άρθρο 251: «Η παραγραφή αρχίζει από τότε που γεννήθηκε η αξίωση και είναι δυνατή η δικαστική επιδίωξή της». Δεν υπάρχει αυτοτελής νομοθετική υποχρέωση αρχειοθέτησης εμπορικών συμβάσεων: ο χρόνος φύλαξης προκύπτει από τον χρόνο παραγραφής των αξιώσεων που απορρέουν από τη σύμβαση. Συμβάσεις που τεκμηριώνουν λογιστικές εγγραφές καλύπτονται επιπλέον από το άρθρο 7 Ν. 4308/2014 και το άρθρο 13 Ν. 5104/2024.

Open the source

The clock starts

end of the financial year to which the statement relates (as accounting supporting documentation under ΕΛΠ art. 7 / ΚΦΔ art. 13); for AML obliged entities under Ν. 4557/2018 art. 30 par. 3, from the end of the business relationship with the customer or from the date of the occasional transaction

Legal basis

Δεν υπάρχει χωριστή διάταξη για τα αντίγραφα κίνησης λογαριασμού της επιχείρησης: αποτελούν λογιστικά αρχεία και δικαιολογητικά των λογιστικών εγγραφών, οπότε ισχύουν ο Ν. 4308/2014, άρθρο 7 παρ. 1 (πέντε έτη από τη λήξη της περιόδου ή ο μεγαλύτερος χρόνος που ορίζει άλλη νομοθεσία) και ο Ν. 5104/2024 (ΚΦΔ), άρθρο 13 παρ. 2 σε συνδυασμό με το άρθρο 37 (πενταετία, κατ' εξαίρεση δεκαετία). Ειδικά για τα υπόχρεα πρόσωπα (τράπεζες, λογιστές, δικηγόροι κ.λπ.) ισχύει ο Ν. 4557/2018, άρθρο 30 παρ. 3: πέντε (5) έτη μετά το τέλος της επιχειρηματικής σχέσης με τον πελάτη ή μετά την ημερομηνία της περιστασιακής συναλλαγής, με δυνατότητα περαιτέρω διατήρησης εφόσον το απαιτεί ή το επιτρέπει άλλη διάταξη, η οποία δεν μπορεί να υπερβαίνει συνολικά τη δεκαετία.

Open the source

The clock starts

last day of the business year in which the annual report covering the invoice was approved, not the year the invoice was issued (a 2023 invoice: report approved in 2024, so retain to at least 31 December 2032)

Legal basis

2000. évi C. törvény a számvitelről (Szt.) 169. § (2) bekezdés: „A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is), legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni." A kimenő és a bejövő számla ilyen, a könyvviteli elszámolást alátámasztó számviteli bizonylat, ezért a 8 éves határidő vonatkozik rá. Az Áfa tv. (2007. évi CXXVII. tv.) 179. § (1) bekezdése és az Art. (2017. évi CL. tv.) 78. § (3) bekezdése csak az adómegállapításhoz való jog elévüléséig ír elő őrzést, ami az Art. 202. § (1) bekezdése szerint 5 év, de a kettő közül a hosszabb, 8 éves számviteli határidő az irányadó. Az elektronikus formában kiállított számlát elektronikus formában kell megőrizni (Szt. 169. § (5) bekezdés).

Open the source

The clock starts

last day of the business year in which the annual report was approved (FY2023 report approved in 2024 must be kept to at least 31 December 2032)

Legal basis

2000. évi C. törvény a számvitelről (Szt.) 169. § (1) bekezdés: „A gazdálkodó az üzleti évről készített beszámolót, az üzleti jelentést, valamint az azokat alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, továbbá a naplófőkönyvet, vagy más, a törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást olvasható formában legalább 8 évig köteles megőrizni." A megőrzési idő a beszámoló elfogadása üzleti évének utolsó napjától kezdődik: a 2023. üzleti év beszámolóját a legfőbb szerv 2024-ben fogadja el, így az őrzés legalább 2032. december 31-ig tart. A megőrzési időn belüli szervezeti változás, ideértve a jogutód nélküli megszűnést is, nem szünteti meg a kötelezettséget (Szt. 169. § (4) bekezdés).

Open the source

The clock starts

8 years from the last day of the business year in which the annual report covering the payroll document was approved; separately, for records created up to 31 December 2024 the pension rule still applies and runs until 5 years after the employee reaches the applicable old-age pension age, which is normally far longer

Legal basis

2000. évi C. törvény a számvitelről (Szt.) 169. § (2) bekezdés: a bérszámfejtési dokumentum a könyvviteli elszámolást alátámasztó számviteli bizonylat, ezért legalább 8 évig, olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon kell megőrizni. Az Art. (2017. évi CL. tv.) 78. § (4) bekezdése szerint a munkáltató (kifizető) az általa megállapított adó, adóelőleg alapjául szolgáló bizonylatokat az adómegállapításhoz való jog elévüléséig, azaz 5 évig őrzi, tehát itt is a hosszabb számviteli határidő az irányadó. FONTOS: a Tny. (1997. évi LXXXI. tv.) 99/A. § (1) bekezdésének hatályos szövege szerint a nyugdíjcélú iratőrzés már csak a „2024. december 31-éig keletkezett" munkaügyi iratokra, adatokra és foglalkoztatási igazolásokra áll fenn, ezeket a biztosítottra, volt biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig kell megőrizni. A 2025. január 1-jétől keletkezett iratokra ez a nyugdíjcélú megőrzési kötelezettség már nem terheli a foglalkoztatót, azokra a 8 éves számviteli határidő az irányadó.

Open the source

The clock starts

last day of the calendar year in which the return was due or, absent a return, in which the tax should have been paid, so in practice about six calendar years from the transaction

Legal basis

2017. évi CL. törvény az adózás rendjéről (Art.) 78. § (3) bekezdés: „Az iratokat az adózónak a nyilvántartás módjától függetlenül az adó megállapításához való jog elévüléséig, a halasztott adó esetén a halasztott adó esedékessége naptári évének utolsó napjától számított öt évig kell megőriznie." Art. 202. § (1) bekezdés: „Az adó megállapításához való jog annak a naptári évnek az utolsó napjától számított öt év elteltével évül el, amelyben az adóról bevallást, adatbejelentést, bejelentést kellett volna tenni, illetve bevallás, adatbejelentés, bejelentés hiányában az adót meg kellett volna fizetni." Kivétel: a kettős adóztatás elkerüléséről szóló egyezmények hatálya alá tartozó jövedelmet vagy vagyont terhelő adókötelezettség megállapításához kapcsolódó iratokat az Art. 78. § (6a) bekezdése alapján tíz évig kell megőrizni. Az elévülés az Art. 203. § (1) bekezdése szerint hat hónappal meghosszabbodhat, ha a bevallás késedelmesen érkezik be.

Open the source

The clock starts

last day of the business year in which the annual report covering the bank statement was approved (statements of FY2023: report approved in 2024, retain to at least 31 December 2032)

Legal basis

2000. évi C. törvény a számvitelről (Szt.) 169. § (2) bekezdés: „A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is), legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni." A bankkivonat, valamint a pénztári és a banki bizonylat ilyen alátámasztó számviteli bizonylat, ezért a 8 éves határidő vonatkozik rá. Az elektronikus formában kiállított bankbizonylatot elektronikus formában kell megőrizni (Szt. 169. § (5) bekezdés).

Open the source

The clock starts

Dieci anni dalla data dell'ultima registrazione contabile in cui la fattura è recepita, quindi in pratica dalla chiusura dell'esercizio in cui la fattura è registrata. La conservazione oltre il decennio è dovuta solo se un accertamento sul periodo d'imposta è già iniziato prima dello scadere del decimo anno e non è ancora definito a quella data (Cassazione, ordinanza n. 2927 del 10 febbraio 2026); in tal caso si conserva fino alla definizione dell'accertamento (art. 22 D.P.R. 600/1973).

Legal basis

Codice civile, art. 2220, comma 2: "Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti", dove "lo stesso periodo" è il decennio fissato dal comma 1. Ai fini IVA, D.P.R. 633/1972, art. 39, che rinvia espressamente al D.P.R. 600/1973, art. 22 (conservazione fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d'imposta). Il tetto dei dieci anni ai soli fini tributari è fissato dalla L. 212/2000 (Statuto del contribuente), art. 8, comma 5, come modificato dal D.Lgs. 219/2023: "L'obbligo di conservazione di atti e documenti, incluse le scritture contabili, stabilito a soli effetti tributari, non può eccedere il termine di dieci anni dalla loro emanazione o dalla loro formazione o utilizzazione". Le fatture elettroniche vanno poste in conservazione a norma secondo il D.M. 17 giugno 2014, che disciplina le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici, con completamento del processo entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione annuale.

Open the source

The clock starts

Dalla data dell'ultima registrazione effettuata sul libro o sul registro, non dalla data del singolo documento: il decennio si calcola quindi per libro e non per singola operazione. La conservazione oltre i dieci anni è dovuta solo se un accertamento sul periodo d'imposta è stato avviato prima della scadenza del decennio e non è ancora definito (Cassazione, ordinanza n. 2927 del 10 febbraio 2026).

Legal basis

Codice civile, art. 2220, comma 1: "Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione" (libro giornale, libro degli inventari, registri IVA). In ambito fiscale, D.P.R. 600/1973, art. 22: le scritture contabili obbligatorie vanno conservate fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d'imposta, anche oltre il termine stabilito dall'art. 2220 c.c. L'obbligo stabilito a soli fini tributari non può comunque eccedere dieci anni (L. 212/2000, art. 8, comma 5, come modificato dal D.Lgs. 219/2023). L'art. 2220, comma 3, c.c. ammette la conservazione mediante supporti informatici, purché le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con i mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza tali supporti.

Open the source

The clock starts

Cinque anni dalla data dell'ultima registrazione effettuata sul libro unico del lavoro.

Legal basis

D.M. Ministero del Lavoro 9 luglio 2008, art. 6, comma 1: "Il datore di lavoro ha l'obbligo di conservare il libro unico del lavoro per la durata di cinque anni" dalla data dell'ultima registrazione. Il decreto è attuativo dell'art. 39 del D.L. 112/2008, convertito in L. 133/2008; il libro unico del lavoro (LUL) ha sostituito il libro paga e il libro matricola. Per i prospetti paga (L. 4/1953) non esiste un termine espresso di conservazione: la prassi consolidata si attesta su cinque anni, in linea con la prescrizione quinquennale dei contributi previdenziali (art. 3, commi 9 e 10, L. 335/1995), mentre per i crediti retributivi soggetti a prescrizione ordinaria può essere prudente estendere la conservazione a dieci anni (art. 2946 c.c.).

Open the source

The clock starts

Dieci anni dall'emanazione, dalla formazione o dall'utilizzazione dell'atto o del documento; per le dichiarazioni, dalla data di presentazione. La conservazione ultradecennale è dovuta solo se l'accertamento sul periodo d'imposta è stato avviato prima del compimento del decimo anno e a quella data non è ancora definito (Cassazione, ordinanza n. 2927 del 10 febbraio 2026); l'Amministrazione finanziaria non può prolungare l'obbligo basandosi solo sui propri tempi procedurali.

Legal basis

D.P.R. 600/1973, art. 22: le scritture contabili obbligatorie e la relativa documentazione devono essere conservate "fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d'imposta", anche oltre il termine stabilito dall'art. 2220 c.c. Fino allo stesso termine vanno conservati ordinatamente, per ciascun affare, gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevuti e le copie delle lettere e dei telegrammi spediti. Limite massimo attuale: L. 212/2000 (Statuto del contribuente), art. 8, comma 5, come modificato dal D.Lgs. 219/2023: "L'obbligo di conservazione di atti e documenti, incluse le scritture contabili, stabilito a soli effetti tributari, non può eccedere il termine di dieci anni dalla loro emanazione o dalla loro formazione o utilizzazione". Per riferimento, i termini di decadenza dell'accertamento sono il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione, elevato al settimo anno in caso di dichiarazione omessa (art. 43 D.P.R. 600/1973).

Open the source

The clock starts

Dieci anni dal giorno in cui il diritto può essere fatto valere (art. 2935 c.c.), in pratica dalla cessazione del contratto o dall'ultima prestazione o dall'ultimo pagamento. Per la corrispondenza commerciale collegata al contratto, dalla data dell'ultima registrazione ai sensi dell'art. 2220 c.c.

Legal basis

Nessuna norma impone espressamente un termine di conservazione per i contratti commerciali ordinari: il decennio è un termine difensivo, ricavato dal Codice civile, art. 2946 ("Salvi i casi in cui la legge dispone diversamente, i diritti si estinguono per prescrizione con il decorso di dieci anni"), letto insieme all'art. 2220 c.c., che impone la conservazione decennale della corrispondenza commerciale (lettere e telegrammi ricevuti e copie di quelli spediti). Il decennio è quindi lo standard prudenziale per poter provare il proprio diritto o difendersi da una pretesa. Vanno considerate a parte le prescrizioni brevi previste per fattispecie speciali (artt. 2947 e 2948 c.c.), che possono giustificare termini diversi.

Open the source

The clock starts

Dieci anni dalla data dell'operazione o dall'ultima registrazione contabile in cui il movimento è recepito. Il diritto del cliente nei confronti della banca ex art. 119, comma 4, TUB si misura invece a ritroso, sui dieci anni precedenti la richiesta.

Legal basis

Per l'impresa che riceve gli estratti conto il termine deriva dal Codice civile, art. 2220: estratti conto e documentazione dei pagamenti sono documenti di supporto delle scritture contabili e vanno conservati per dieci anni; nello stesso senso il D.P.R. 600/1973, art. 22, che impone di conservare ordinatamente gli originali delle lettere e delle fatture ricevute. Sul versante bancario, il D.Lgs. 385/1993 (Testo unico bancario), art. 119, comma 4, riconosce al cliente il diritto di ottenere copia della documentazione relativa alle singole operazioni poste in essere negli ultimi dieci anni: da questa norma la giurisprudenza e l'Arbitro Bancario Finanziario ricavano il confine decennale della documentazione ottenibile dalla banca (Cassazione n. 24641 del 13 settembre 2021 e n. 12178 del 22 giugno 2020, sull'applicabilità dell'art. 119 TUB agli estratti conto).

Open the source

The clock starts

einde van het boekjaar waarop de factuur betrekking heeft, nadat de gegevens hun actualiteitswaarde hebben verloren; bij onroerende zaken: de negen jaren volgend op het jaar waarin het goed in gebruik is genomen (samen tien jaar)

Legal basis

Algemene wet inzake rijksbelastingen, art. 52 lid 4: 'Voorzover bij of krachtens de belastingwet niet anders is bepaald, zijn administratieplichtigen verplicht de in de voorgaande leden bedoelde gegevensdragers gedurende zeven jaar te bewaren.' Facturen vallen onder de in- en verkoopadministratie, die de Belastingdienst tot de basisgegevens rekent (naast het grootboek en de debiteuren- en crediteurenadministratie); voor basisgegevens staat de termijn van zeven jaar vast. Uitzondering: Wet op de omzetbelasting 1968, art. 34a verplicht tot het bewaren van gegevensdragers betreffende onroerende zaken 'gedurende negen jaren, volgende op het jaar waarin hij het goed is gaan gebruiken' (in de praktijk tien jaar); dezelfde tien jaar geldt voor de Unieregeling en de invoerregeling van het eenloketsysteem (OSS). Ongewijzigd geldend in 2026.

Open the source

The clock starts

einde van het boekjaar waarop de boeken en de jaarrekening betrekking hebben

Legal basis

Burgerlijk Wetboek Boek 2, art. 10 lid 3: 'Het bestuur is verplicht de in de leden 1 en 2 bedoelde boeken, bescheiden en andere gegevensdragers gedurende zeven jaren te bewaren.' De balans en de staat van baten en lasten volgen uit art. 10 lid 2 (jaarlijks binnen zes maanden na afloop van het boekjaar op te maken). Fiscaal parallel: Algemene wet inzake rijksbelastingen, art. 52 lid 4 (zeven jaar); het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie en de in- en verkoopadministratie behoren volgens de Belastingdienst tot de basisgegevens. Tekst ongewijzigd in de versie geldend vanaf 1 juli 2026.

Open the source

The clock starts

einde van het kalenderjaar waarop de loonadministratie betrekking heeft; voor de werknemersgegevens van art. 7.9 lid 1: einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geeindigd (ten minste vijf jaar)

Legal basis

Algemene wet inzake rijksbelastingen, art. 52 lid 2 onder c merkt inhoudingsplichtigen aan als administratieplichtig; op grond van art. 52 lid 4 moet de loonadministratie zeven jaar worden bewaard. Voor een deel van de werknemersgegevens geldt daarnaast een afzonderlijke minimumtermijn: Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011, art. 7.9 lid 2: 'De inhoudingsplichtige bewaart de in het eerste lid bedoelde gegevens ten minste vijf jaren na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geeindigd.' Dat eerste lid ziet uitsluitend op naam met voorletters, geboortedatum, burgerservicenummer, adres met postcode en woonplaats. Het afschrift van het identiteitsbewijs kent geen eigen vijfjaarstermijn: op grond van Wet op de loonbelasting 1964, art. 28 lid 1 onder f hoort het tot de loonadministratie en volgt het dus de zeven jaar.

Open the source

The clock starts

einde van het boekjaar of kalenderjaar waarop de aangifte betrekking heeft

Legal basis

Algemene wet inzake rijksbelastingen, art. 52 lid 4: administratieplichtigen bewaren de gegevensdragers gedurende zeven jaar; aangiften en de daaraan ten grondslag liggende stukken behoren tot de administratie (art. 52 lid 1 en lid 3). Ter vergelijking, dit zijn navorderingstermijnen en geen bewaartermijnen: art. 16 lid 3 (de bevoegdheid tot navordering vervalt door verloop van vijf jaren na het tijdstip waarop de belastingschuld is ontstaan) en art. 16 lid 4 (twaalf jaren voor een bestanddeel dat in het buitenland wordt gehouden of is opgekomen). Voor de btw geldt tien jaar bij onroerende zaken (Wet op de omzetbelasting 1968, art. 34a: negen jaren volgend op het jaar van ingebruikneming) en bij de OSS-regeling. Ongewijzigd geldend in 2026.

Open the source

The clock starts

na afloop van de looptijd van het contract, zodra het zijn actualiteitswaarde verliest; gerekend vanaf het einde van dat boekjaar

Legal basis

Er is geen zelfstandige wettelijke bewaartermijn voor gewone handelscontracten. Contracten horen tot de administratie en vallen daarmee onder Algemene wet inzake rijksbelastingen, art. 52 lid 4 en Burgerlijk Wetboek Boek 2, art. 10 lid 3 (beide zeven jaar). De Belastingdienst laat die zeven jaar pas ingaan zodra het contract zijn actualiteitswaarde verliest; het voorbeeld van de Belastingdienst is een huurcontract van vier jaar, dat gedurende die vier jaar lopende administratie is, waarna de bewaartermijn begint. Civielrechtelijk ter context: een rechtsvordering tot nakoming van een verbintenis uit overeenkomst verjaart door verloop van vijf jaren (BW 3:307 lid 1), met als algemene uiterste verjaringstermijn twintig jaren (BW 3:306); bij onroerende zaken geldt tien jaar (Wet op de omzetbelasting 1968, art. 34a).

Open the source

The clock starts

einde van het boekjaar waarop de bankafschriften en betalingsbewijzen betrekking hebben

Legal basis

Bankafschriften en betalingsbewijzen behoren tot de administratie als bedoeld in Algemene wet inzake rijksbelastingen, art. 52 lid 1 ('alles betreffende hun bedrijf') en Burgerlijk Wetboek Boek 2, art. 10 lid 1, en moeten daarom zeven jaar worden bewaard (AWR art. 52 lid 4; BW 2:10 lid 3). Let op: de Belastingdienst noemt bankafschriften niet met zoveel woorden bij de basisgegevens (grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie); voor gegevens buiten de basisgegevens kan met de Belastingdienst een kortere bewaartermijn worden afgesproken. Bij onroerende zaken en bij de OSS-regeling geldt ook hier tien jaar.

Open the source

The clock starts

end of the calendar year in which the VAT payment deadline fell (usually the year of issue; the following year for December invoices). Structured invoices are stored by KSeF for 10 years from the end of the year of issue, and during that time the taxpayer has no parallel storage duty of its own, because art. 112 and 112a are expressly excluded by art. 112aa.

Legal basis

Ustawa o podatku od towarów i usług, art. 112 i art. 112a (podatnik przechowuje faktury do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego) w zw. z Ordynacja podatkowa, art. 70 § 1 (przedawnienie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku). Stan na 2026: obowiązuje już art. 106ga (obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur) oraz art. 112aa - faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione, i art. 112 oraz art. 112a się do nich nie stosuje; jeżeli te 10 lat upłynie przed upływem przedawnienia, podatnik przechowuje je dalej poza KSeF. Art. 112 i art. 112a nadal stosuje się do faktur pozostających poza KSeF, m.in. faktur dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, podatników nieposiadających siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce oraz procedur szczególnych (wyłączenia z art. 106ga ust. 2).

Open the source

The clock starts

beginning of the year following the financial year the books relate to; for approved annual financial statements, the beginning of the year following the year in which the statement was approved

Legal basis

Ustawa o rachunkowości, art. 74 ust. 1 (zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe - przechowywanie przez okres co najmniej 5 lat) oraz art. 74 ust. 2 pkt 1 (księgi rachunkowe - 5 lat). Art. 74 ust. 3 określa sposób liczenia terminu: okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Open the source

The clock starts

end of the calendar year in which the employee ceased working for that payer, for people registered for insurance after 31 Dec 2018 (art. 125a ust. 4a pkt 1). For people registered between 1 Jan 1999 and 31 Dec 2018 whose employer filed ZUS OSW and the ZUS RIA information report: end of the calendar year in which the RIA report was filed (art. 125a ust. 4a pkt 2). In every other case the default art. 125a ust. 4 rule still applies: 50 years counted from the day the insured person stopped working for that payer, not from a year-end.

Legal basis

Ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, art. 125a. Zasadą z art. 125a ust. 4 jest przechowywanie list płac, kart wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Art. 125a ust. 4a skraca ten okres do 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym: 1) ubezpieczony zakończył pracę u danego płatnika składek - w przypadku ubezpieczonego zgłoszonego do ubezpieczeń po dniu 31 grudnia 2018 r., albo 2) został złożony raport informacyjny ZUS RIA. Ustawa o rachunkowości, art. 74 ust. 2 pkt 2 odsyła w zakresie kart wynagrodzeń do przepisów emerytalnych, rentowych i podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat.

Open the source

The clock starts

end of the calendar year in which the employment relationship was terminated or expired; if the same employer rehires the person, the period runs from the end of the year in which the latest employment relationship ended (art. 94(5) § 2). The 50-year regime applies to pre-2019 insurance registrations on the same terms as payroll, and filing ZUS OSW + RIA shortens it to 10 years counted from the year-end in which RIA was filed.

Legal basis

Kodeks pracy, art. 94 pkt 9b - obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej (w tym akt osobowych pracowników) w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres. Kodeks pracy, art. 94(5) § 2: w razie ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem pracodawca kontynuuje dotychczasową dokumentację, a okres liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł. Dłuższy okres, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, wynika z art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z FUS (50 lat) dla ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczeń przed 1 stycznia 2019 r., o ile płatnik nie złożył ZUS OSW i ZUS RIA.

Open the source

The clock starts

end of the calendar year in which the tax payment deadline expired; the limitation period can be suspended or interrupted under art. 70 § 2-8 (e.g. deferral or instalment arrangements, declaration of bankruptcy, enforcement measures, criminal-fiscal or court proceedings), which extends the keeping obligation accordingly. Under art. 70 § 8 liabilities secured by mortgage or tax lien are not time-barred at all.

Legal basis

Ordynacja podatkowa, art. 86 § 1 (podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego) w zw. z art. 70 § 1 (zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku).

Open the source

The clock starts

beginning of the year following the financial year in which the transaction, operation or proceeding was finally completed, paid, settled or became time-barred (art. 74 ust. 2 pkt 4), not the signing date. Commercially, keep at least until the KC art. 118 limitation runs out: 3 years for claims connected with business activity, 6 years otherwise, with the term ending on 31 December.

Legal basis

Ustawa o rachunkowości, art. 74 ust. 2 pkt 4 - dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, a także roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym: 5 lat. Przepis dotyczy dowodów księgowych związanych z umową; nie potwierdzono odrębnego ustawowego obowiązku przechowywania samej umowy handlowej. Kodeks cywilny, art. 118 wyznacza jedynie przedawnienie roszczeń: 6 lat, a 3 lata dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, przy czym koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin jest krótszy niż dwa lata.

Open the source

The clock starts

beginning of the year following the financial year the statements relate to (accounting rule, art. 74 ust. 3); for tax purposes, the end of the calendar year in which the tax payment deadline expired (art. 70 § 1). Use whichever ends later.

Legal basis

Ustawa o rachunkowości, art. 74 ust. 2 pkt 8 (pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy - 5 lat; wyciągi bankowe traktowane są jako dowody księgowe) oraz Ordynacja podatkowa, art. 86 § 1 w zw. z art. 70 § 1. Żaden przepis nie wymienia wyciągów bankowych z nazwy: okres wynika z ich kwalifikacji jako dowodów księgowych i dokumentacji związanej z prowadzeniem ksiąg podatkowych. Oba tytuły prowadzą do tego samego okresu 5 lat, różnią się jedynie sposobem liczenia.

Open the source

The clock starts

fim do ano civil da operação: a lei fala nos «10 anos civis subsequentes»

Legal basis

Código do IVA, art. 52.º, n.º 1, na redação do Decreto-Lei n.º 49/2025, de 27 de março (em vigor desde 1 de julho de 2025): «Os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem durante os 10 anos civis subsequentes todos os registos e respetivos documentos de suporte, incluindo, quando a contabilidade é estabelecida por meios informáticos, os relativos à análise, programação e execução dos tratamentos». O mesmo prazo geral de 10 anos consta do Decreto-Lei n.º 28/2019, art. 19.º, n.º 1.

Open the source

The clock starts

o art. 19.º não fixa expressamente o início da contagem; conta-se do fim do exercício / ano civil a que respeitam os livros, registos e demonstrações financeiras (o Código do IVA usa a fórmula «10 anos civis subsequentes»)

Legal basis

Decreto-Lei n.º 28/2019, art. 19.º, n.º 1: «Os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte por um prazo de 10 anos, se outro prazo não resultar de disposição especial». Código Comercial, art. 40.º, n.º 1: o comerciante é obrigado a arquivar a sua escrituração mercantil e os documentos a ela relativos, «devendo conservar tudo pelo período de 10 anos». Nota: os n.os 4 a 7 e 9 do art. 123.º do CIRC foram revogados pelo art. 44.º, al. c), do Decreto-Lei n.º 28/2019, que passou a ser a norma-sede; o prazo manteve-se em 10 anos.

Open the source

The clock starts

o art. 19.º não fixa dies a quo; conta-se do fim do ano civil / período de tributação a que respeita a declaração e a documentação de suporte (em IVA, o art. 52.º do CIVA fala nos «10 anos civis subsequentes»)

Legal basis

Decreto-Lei n.º 28/2019, art. 19.º, n.os 1 e 2. O n.º 2 alarga o dever de arquivo: «Sempre que os sujeitos passivos exerçam direito cujo prazo é superior ao referido no número anterior, a obrigação de arquivo e conservação de todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte mantém-se até ao termo do prazo de caducidade relativo à liquidação dos impostos correspondentes» (ex.: reporte de prejuízos fiscais), o que é confirmado pelo Ofício-Circulado n.º 30 213/2019 da AT, ponto 29. Prazos da LGT: caducidade do direito à liquidação 4 anos (art. 45.º, n.º 1) e prescrição das dívidas tributárias 8 anos (art. 48.º, n.º 1).

Open the source

The clock starts

10 anos: da emissão ou receção do documento contratual. 20 anos: o prazo de prescrição começa a correr «quando o direito puder ser exercido» (Código Civil, art. 306.º, n.º 1), tipicamente no termo ou no incumprimento do contrato

Legal basis

Não há prazo único. Código Comercial, art. 40.º, n.º 1 (redação do art. 8.º do Decreto-Lei n.º 76-A/2006, de 29 de março): «Todo o comerciante é obrigado a arquivar a correspondência emitida e recebida, a sua escrituração mercantil e os documentos a ela relativos, devendo conservar tudo pelo período de 10 anos»; os contratos ficam abrangidos enquanto correspondência e documentos relativos à escrituração, e o n.º 2 admite o arquivo por meios eletrónicos. Código Civil, art. 309.º: «O prazo ordinário da prescrição é de vinte anos». Os 10 anos são o dever legal de arquivo do comerciante; os 20 anos são o horizonte de risco litigioso, não uma obrigação de conservação.

Open the source

The clock starts

fim do ano civil a que respeitam os movimentos

Legal basis

Decreto-Lei n.º 28/2019, art. 19.º, n.º 1, e Código Comercial, art. 40.º, n.º 1. Extratos bancários e comprovativos de pagamento não são nomeados em nenhuma norma, mas enquadram-se nos «respetivos documentos de suporte» da contabilidade e nos documentos relativos à escrituração mercantil, seguindo por isso o prazo geral de 10 anos.

Open the source

The clock starts

1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care factura a fost întocmită

Legal basis

Legea contabilității nr. 82/1991, art. 25: registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează 5 ani. Factura este document justificativ potrivit pct. 25 din Normele generale (anexa nr. 1 la Ordinul MF nr. 2.634/2015). Termenul a fost redus de la 10 la 5 ani prin Legea nr. 36/2023, publicată în Monitorul Oficial nr. 36 din 12 ianuarie 2023, în vigoare 15 ianuarie 2023. Ordinul MF nr. 1.447/2023 a corelat normele: a abrogat pct. 38, pct. 39 și anexa nr. 4, și a introdus pct. 37^1 cu același termen de 5 ani. Legea nr. 36/2023 nu conține dispoziții tranzitorii pentru documentele întocmite anterior intrării ei în vigoare. Excepție: documentele privind bunurile de capital, Codul fiscal art. 305 alin. (8), se păstrează până la 5 ani după expirarea perioadei de ajustare (perioada de ajustare este de 5 ani pentru bunuri mobile și 20 de ani pentru bunuri imobile, art. 305 alin. (2)).

Open the source

The clock starts

Registrele și documentele justificative: 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite. Pentru situațiile financiare anuale legea nu prevede expres momentul de la care curge termenul de 10 ani.

Legal basis

Legea contabilității nr. 82/1991, art. 25: registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative se păstrează 5 ani, termen redus de la 10 ani prin Legea nr. 36/2023, în vigoare 15 ianuarie 2023. Legea contabilității nr. 82/1991, art. 35 alin. (3): situațiile financiare anuale, situațiile financiare anuale consolidate, precum și situațiile financiare interimare se păstrează 10 ani; textul nu a fost modificat de Legea nr. 36/2023, ultima modificare fiind prin OUG nr. 13/2021. Pct. 40 din Normele generale (anexa nr. 1 la Ordinul MF nr. 2.634/2015), rămas în vigoare după Ordinul MF nr. 1.447/2023: documentele financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de 5 ani se păstrează pe perioada corespunzătoare duratei de viață utilă a acestora.

Open the source

The clock starts

1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care statul de salarii a fost întocmit

Legal basis

Legea contabilității nr. 82/1991, art. 25, în forma dată de Legea nr. 36/2023 (în vigoare 15 ianuarie 2023): registrele obligatorii și documentele justificative se păstrează 5 ani, inclusiv pentru statele de salarii. Anterior, pct. 38 din Normele generale la Ordinul MF nr. 2.634/2015 prevedea 50 de ani pentru statele de salarii; acest punct a fost abrogat prin Ordinul MF nr. 1.447/2023, care a introdus pct. 37^1 cu termenul unic de 5 ani. Legea nr. 36/2023 nu conține dispoziții tranzitorii pentru statele de salarii întocmite anterior. Atenție: obligațiile de arhivare din Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 și nevoia de a dovedi vechimea în muncă și stagiul de cotizare se stabilesc separat, prin nomenclatorul arhivistic propriu al angajatorului.

Open the source

The clock starts

1 iulie a anului următor celui pentru care se datorează obligația fiscală

Legal basis

Codul de procedură fiscală (Legea nr. 207/2015), art. 110 alin. (1) și (2): dreptul organului fiscal de a stabili creanțe fiscale se prescrie în termen de 5 ani, cu excepția cazului în care legea dispune altfel, iar termenul curge de la 1 iulie a anului următor celui pentru care se datorează obligația fiscală. Art. 110 alin. (3) și (4): termenul este de 10 ani dacă creanțele rezultă din săvârșirea unei fapte prevăzute de legea penală, și curge de la data săvârșirii faptei. Documentele justificative aferente se păstrează 5 ani potrivit Legii contabilității nr. 82/1991, art. 25.

Open the source

The clock starts

1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care documentul a fost întocmit

Legal basis

Legea contabilității nr. 82/1991, art. 6 alin. (1): orice operațiune economico-financiară efectuată se consemnează într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ. Pct. 25 din Normele generale (anexa nr. 1 la Ordinul MF nr. 2.634/2015) enumeră expres extrasul de cont bancar și dispoziția de plată/încasare printre documentele financiar-contabile sau bancare care atestă operațiunile. Ca documente justificative, acestea se păstrează 5 ani potrivit art. 25 din Legea contabilității, termen redus de la 10 ani prin Legea nr. 36/2023 (în vigoare 15 ianuarie 2023) și preluat în pct. 37^1, introdus prin Ordinul MF nr. 1.447/2023, care a abrogat pct. 38, pct. 39 și anexa nr. 4.

Open the source

The clock starts

od isteka kalendarske godine u kojoj je elektronska faktura izdata

Legal basis

Zakon o elektronskom fakturisanju, čl. 15: elektronska faktura koju izda i primi subjekt privatnog sektora čuva se deset godina od isteka godine u kojoj je izdata, i to u sistemu elektronskih faktura ili kod informacionog posrednika. Elektronsku fakturu subjekta javnog sektora SEF čuva trajno. Rok od deset godina ostao je nepromenjen i posle poslednjih izmena zakona ("Sl. glasnik RS", br. 109/2025), koje se primenjuju od poreskih perioda koji počinju posle 31. marta 2026. i proširuju obavezu čuvanja na sve dokumente obrađene u sistemu elektronskih faktura.

Open the source

The clock starts

od poslednjeg dana poslovne godine na koju se odnose; pomoćne knjige od dana njihovog zaključivanja

Legal basis

Zakon o računovodstvu ("Sl. glasnik RS", br. 73/2019 i 44/2021), čl. 28: finansijski izveštaji, izveštaji o izvršenoj reviziji i Statistički izveštaj čuvaju se 20 godina; godišnji izveštaj o poslovanju 20 godina; dnevnik i glavna knjiga deset godina; pomoćne knjige pet godina. Poslednja izmena zakona je iz 2021. godine, pa je čl. 28 i dalje na snazi u ovom obliku.

Open the source

The clock starts

trajno, rok ne teče (obaveza ne prestaje ni posle prestanka radnog odnosa)

Legal basis

Zakon o računovodstvu, čl. 28: "Trajno se čuvaju isplatne liste ili analitičke evidencije zarada." Rok se ne računa jer je čuvanje trajno, pa obaveza ostaje i posle prestanka radnog odnosa zaposlenog.

Open the source

The clock starts

trajno, i posle prestanka radnog odnosa

Legal basis

Zakon o evidencijama u oblasti rada, čl. 7 st. 2: "Podaci iz evidencije o zaposlenim licima čuvaju se trajno." Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti ("Sl. glasnik RS", br. 6/2020) ne propisuje fiksan rok, već obavezu donošenja Liste kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja, uz saglasnost nadležnog arhiva; rokovi u Listi ne smeju biti kraći od zakonom propisanih. Za pojedinačna dokumenta u dosijeu koja nisu deo matične evidencije nema izričitog zakonskog roka.

Open the source

The clock starts

od isteka godine u kojoj je porez trebalo utvrditi ili naplatiti; PDV dokumentacija do isteka roka zastarelosti, računato od kraja kalendarske godine na koju se evidencija odnosi

Legal basis

Zakon o poreskom postupku i poreskoj administraciji, čl. 114: pravo Poreske uprave na utvrđivanje i naplatu poreza zastareva za pet godina od dana kada je zastarelost počela da teče, uz apsolutnu zastarelost od deset godina. Zakon o porezu na dodatu vrednost, čl. 47: obveznik je dužan da čuva poresku evidenciju i dokumentaciju na osnovu koje vodi tu evidenciju do isteka roka zastarelosti, a za opremu i objekte kod kojih se ispravlja odbitni PDV rok je deset godina od kraja kalendarske godine u kojoj su prvi put upotrebljeni, odnosno u kojoj su ulaganja završena.

Open the source

The clock starts

po poteku koledarskega leta, na katero se računi nanašajo; za račune v zvezi z nepremičninami 20 let po poteku tega leta

Legal basis

Zakon o davku na dodano vrednost (ZDDV-1), 86. člen, peti odstavek: davčni zavezanec mora zagotoviti hrambo računov, ki se nanašajo na dobave blaga ali storitev na ozemlju Slovenije, ter računov, ki jih prejme davčni zavezanec s sedežem v Sloveniji, deset let po poteku leta, na katero se računi nanašajo. Šesti odstavek istega člena določa daljši rok: račune, ki se nanašajo na nepremičnine, je treba hraniti 20 let po poteku leta, na katero se nanašajo. Rok velja nespremenjen tudi v prečiščenem besedilu, ki se uporablja od 1. 1. 2025.

Open the source

The clock starts

trajno, brez izteka (poslovne knjige, bilance stanja, izkazi poslovnega izida ter letna in poslovna poročila); za knjigovodske listine rok teče po poteku poslovnega leta, na katero se nanašajo

Legal basis

Zakon o gospodarskih družbah (ZGD-1), 54. člen, šesti odstavek: "Poslovne knjige, bilance stanja, izkaze poslovnega izida ter letna in poslovna poročila iz 56. in 60. člena ter prvega odstavka 70. člena tega zakona je treba trajno hraniti." Isti odstavek dopušča, da se knjigovodske listine hranijo le določeno časovno obdobje. Za knjigovodske listine, na podlagi katerih se knjiži, Pravila skrbnega računovodenja (PSR 1.14) roka ne predpisujejo več, temveč ga podjetje določi v svojem splošnem aktu; spodnja meja je davčna, saj 32. člen ZDavP-2 zahteva hrambo do poteka absolutnega zastaralnega roka, ki je po 126. členu ZDavP-2 deset let. Besedilo 54. člena je potrjeno v prečiščenem besedilu, ki velja od 8. 10. 2025.

Open the source

The clock starts

od prenehanja vodenja evidence o stroških dela za posameznega delavca, praviloma ob prenehanju delovnega razmerja, se dokumenti hranijo trajno, brez izteka

Legal basis

Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV), 17. člen, drugi odstavek: dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o stroških dela, "se hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo je delodajalec dolžan predložiti na zahtevo pristojnega organa". Trajno hrambo letnih računovodskih izkazov ter končnih obračunov plač oziroma izplačilnih list določajo tudi Pravila skrbnega računovodenja (PSR 6.22). Prečiščeno besedilo ZEPDSV, ki velja od 23. 4. 2025, torej po zadnji noveli zakona, rok trajne hrambe ohranja nespremenjen.

Open the source

The clock starts

od prenehanja vodenja evidence o zaposlenih delavcih za posameznega delavca, praviloma ob prenehanju delovnega razmerja, se dokumenti hranijo trajno, brez izteka

Legal basis

Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV), 14. člen, tretji odstavek: "Dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o zaposlenih delavcih, in izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o zaposlenih delavcih, se hranijo kot listina trajne vrednosti." Enako trajno hrambo določa 19. člen za evidenco o izrabi delovnega časa. Trajna hramba zavezuje zakonsko predpisane evidence; ostale osebne podatke iz kadrovske mape je treba po GDPR izbrisati, ko namen obdelave preneha. Prečiščeno besedilo ZEPDSV, ki velja od 23. 4. 2025, torej po zadnji noveli zakona, rok ohranja nespremenjen.

Open the source

The clock starts

deset let od dneva, ko je zastaranje pravice do izterjave prvič začelo teči, to je od dneva, ko bi bilo treba davek plačati (125. člen ZDavP-2), in ne od poteka koledarskega leta

Legal basis

Zakon o davčnem postopku (ZDavP-2), 32. člen: dokumentacija in evidence se hranijo "do poteka absolutnega zastaralnega roka pravice do izterjave davka", na katerega se nanašajo. Ta absolutni rok je po 126. členu ZDavP-2 deset let od dneva, ko je zastaranje prvič začelo teči, pri čemer se čas zadržanja zastaranja v desetletni rok ne šteje. Relativni zastaralni rok po 125. členu ZDavP-2 je pet let: pravica do odmere davka zastara v petih letih od dneva, ko bi bilo treba davek napovedati in odmeriti, pravica do izterjave pa v petih letih od dneva, ko bi ga bilo treba plačati. Za fizične osebe, ki ne vodijo poslovnih knjig, 41. člen ZDavP-2 določa krajši, petletni rok.

Open the source

The clock starts

4 años (fiscal): desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo reglamentario para presentar la declaración o autoliquidación del periodo (art. 67.1 LGT). 6 años (mercantil): desde el último asiento realizado en los libros. La AEAT solo exige 4 años, pero el empresario queda obligado a 6 por el Código de Comercio

Legal basis

Ley 58/2003, General Tributaria, art. 66 y 67 (prescripción de 4 años) y art. 70.2, que obliga a cumplir el plazo previsto en la normativa mercantil cuando este sea superior; Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación, art. 19 y 20, que no fijan plazo propio sino que remiten al de la Ley General Tributaria; Código de Comercio, art. 30.1 (6 años para el empresario). Sin cambios recientes: el Reglamento Verifactu (RD 1007/2023) impone requisitos técnicos y remite también al plazo de la Ley General Tributaria, no establece uno distinto

Open the source

The clock starts

desde el último asiento realizado en los libros

Legal basis

Código de Comercio, art. 30.1: "Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales". Confirmado por la Agencia Tributaria, que advierte de que este plazo mercantil es más largo que la prescripción fiscal de 4 años

Open the source

The clock starts

la norma no fija expresamente el día inicial: en la práctica se cuenta desde la fecha del recibo de salario o del documento de cotización. Para las deudas por cuotas, la prescripción de 4 años del art. 24 LGSS corre desde el fin del plazo reglamentario de ingreso

Legal basis

Real Decreto Legislativo 5/2000 (LISOS), art. 21.1: es infracción leve no conservar durante cuatro años la documentación que acredita el cumplimiento de las obligaciones de afiliación, altas, bajas y variaciones, así como los documentos de cotización y los recibos justificativos del pago de salarios y del pago delegado de prestaciones. Concordante con el art. 24 del RDL 8/2015 (LGSS), que fija en cuatro años la prescripción de las deudas por cuotas y de las sanciones. El registro diario de jornada también 4 años (Estatuto de los Trabajadores, art. 34.9). Como justificante contable, el Código de Comercio, art. 30 lleva el plazo a 6 años

Open the source

The clock starts

4 años: desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo reglamentario para presentar la declaración o autoliquidación del periodo (art. 67.1 LGT). 10 años: desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo reglamentario de presentación de la declaración o autoliquidación del ejercicio en que se generó el derecho a compensar la base o cuota o a aplicar la deducción (art. 66 bis.2 LGT)

Legal basis

Ley 58/2003, General Tributaria, art. 66 y 67 (prescripción de 4 años); art. 66 bis.2 y art. 70.3 (10 años para iniciar la comprobación de bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación y de deducciones aplicadas o pendientes de aplicación, redacción dada por la Ley 34/2015). Sin cambios posteriores en el texto consolidado vigente

Open the source

The clock starts

5 años: desde que pueda exigirse el cumplimiento de la obligación (art. 1964.2 CC). 6 años: desde el último asiento realizado en los libros. Se aplica el más largo aplicable a la empresa

Legal basis

Código Civil, art. 1964.2: las acciones personales que no tengan plazo especial prescriben a los cinco años (plazo reducido de 15 a 5 por la disposición final 1 de la Ley 42/2015). Código de Comercio, art. 30.1: el empresario conserva 6 años la documentación y los justificantes concernientes a su negocio, contratos incluidos. En Cataluña el plazo general de prescripción es de 10 años: Codi civil de Catalunya, art. 121-20

Open the source

The clock starts

desde el último asiento realizado en los libros. Para los sujetos obligados por la Ley 10/2010, los 10 años cuentan desde la terminación de la relación de negocio o la ejecución de la operación ocasional

Legal basis

Código de Comercio, art. 30.1: los extractos y justificantes de pago son "documentación y justificantes concernientes a su negocio". Ninguna norma cita expresamente los extractos bancarios, el plazo se deriva de este artículo. A efectos fiscales bastan 4 años (Ley 58/2003, art. 66). Los sujetos obligados en prevención del blanqueo conservan 10 años: Ley 10/2010, art. 25

Open the source

The clock starts

VUK: start of the calendar year following the year the invoice relates to (5 yrs). TTK: end of the calendar year in which the accounting document came into being (10 yrs, applies to merchants)

Legal basis

Vergi Usul Kanunu, md. 253 (5 yıl) ile Türk Ticaret Kanunu, md. 82/1-d ve md. 82/5 (tacirler için 10 yıl). Fatura, TTK md. 64/1 uyarınca yapılan kayıtların dayandığı muhasebe belgesidir. İki rejim paralel yürür; tacirler bakımından bağlayıcı olan uzun süredir. 2026 itibarıyla bu sürelerde değişiklik yoktur.

Open the source

The clock starts

end of the calendar year in which the last entry was made in the books, the inventory was drawn up, or the year-end financial statements were prepared (TTK md. 82/6)

Legal basis

Türk Ticaret Kanunu, md. 82/1-a ve md. 82/5-6 (ticari defterler, envanterler, açılış bilançoları, ara bilançolar, finansal tablolar, yıllık faaliyet raporları, topluluk finansal tabloları: on yıl). Vergi yönünden ayrıca Vergi Usul Kanunu, md. 253 asgari 5 yıl öngörür. Yakın tarihli bir değişiklik yoktur.

Open the source

The clock starts

start of the year following the year the payroll record relates to (5510 md. 86: "ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından başlamak üzere on yıl süreyle")

Legal basis

5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, md. 86 (işveren ve işyeri sahipleri işyeri defter, kayıt ve belgelerini on yıl saklar; kamu idareleri otuz yıl, tasfiye ve iflas idaresi memurları görevleri süresince). Ücret bordrosu ayrıca Vergi Usul Kanunu, md. 238 ve md. 253 uyarınca 5 yıl muhafaza edilir; bağlayıcı olan 10 yıllık SGK süresidir. Belgeler, SGK denetim memurlarınca istenmesi halinde on beş gün içinde ibraz edilir.

Open the source

The clock starts

start of the calendar year following the year the return and its supporting documents relate to

Legal basis

Vergi Usul Kanunu, md. 253 (defter ve vesikaları muhafaza: ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl) ile md. 114 (beş yıllık tarh zamanaşımı). Geçmiş yıl zararlarının mahsubu, yıllara sari inşaat işleri, amortismanlar, KDV iade ve mahsubu ile takdir komisyonuna sevk hallerinde süre fiilen uzar; takdir komisyonuna başvurulması zamanaşımını durdurur. 2026 itibarıyla değişiklik yoktur.

Open the source

The clock starts

end of the calendar year in which the commercial correspondence was made (TTK md. 82/6); the 10 yr limitation itself runs from when the claim becomes due (TBK md. 146)

Legal basis

Türk Ticaret Kanunu, md. 82/1-b ve 82/1-c ile md. 82/2 (alınan ticari mektuplar ve gönderilen ticari mektupların suretleri; ticari mektup, bir ticari işe ilişkin tüm yazışmalardır: on yıl) ve Türk Borçlar Kanunu, md. 146 (kanunda aksine hüküm bulunmadıkça her alacak on yıllık zamanaşımına tabidir). Ticari sözleşmeleri ismen sayan ayrı bir saklama maddesi yoktur; süre bu iki hükümden türetilir, ancak her iki yol da on yılda birleşir.

Open the source

The clock starts

end of the calendar year in which the accounting document came into being (TTK md. 82/6); for tax purposes 5 yrs from the start of the following calendar year (VUK md. 253)

Legal basis

Türk Ticaret Kanunu, md. 82/1-d ve md. 82/5 (64 üncü maddenin birinci fıkrasına göre yapılan kayıtların dayandığı belgeler: on yıl); banka dekontu ve hesap ekstresi bu kapsamda muhasebe belgesidir. Vergi yönünden Vergi Usul Kanunu, md. 253 asgari 5 yıl öngörür. Banka dekontu ve ekstresini ismen anan ayrı bir saklama maddesi tespit edilemedi; süre genel hükümden türetilmiştir ve tacirler bakımından bağlayıcı olan on yıldır.

Open the source