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Bundesabgabenordnung (BAO), § 132 Abs 1; Umsatzsteuergesetz 1994 (UStG), § 11 Abs 2 letzter Unterabsatz: Stellt der Unternehmer Rechnungen aus, so hat er eine Durchschrift oder Abschrift anzufertigen und sieben Jahre aufzubewahren; bei elektronischen Rechnungen müssen Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit sieben Jahre gewährleistet sein. Regel 2026 unverändert: 7 Jahre (keine Verkürzung wie in Deutschland). Sonderfall Grundstücke: Aufzeichnungen und Unterlagen, die Grundstücke betreffen, sind nach § 18 Abs 10 UStG 22 Jahre aufzubewahren; nur Unterlagen zu Eigentumsübertragungen nach § 15c WGG (ausgenommen Geschäftsräume) sind 12 Jahre aufzubewahren.

Unternehmensgesetzbuch (UGB), § 212 Abs 1: Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse samt Lageberichten, Konzernabschlüsse samt Konzernlageberichten, empfangene Geschäftsbriefe, Abschriften abgesendeter Geschäftsbriefe und Buchungsbelege sind sieben Jahre geordnet aufzubewahren; darüber hinaus noch solange, als sie für ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren, in dem der Unternehmer Parteistellung hat, von Bedeutung sind. Ergänzend Bundesabgabenordnung (BAO), § 132 Abs 1. Unverändert 2026.

Bundesabgabenordnung (BAO), § 132 Abs 1: Daten betreffend Lohnsteuer- und Abgabenpflicht sind sieben Jahre aufzubewahren. Das Lohnkonto ist nach § 76 EStG 1988 zu führen; § 76 EStG enthält selbst keine Fristangabe, die Aufbewahrungsfrist folgt aus § 132 BAO. Im Bereich der Sozialversicherung gilt nach der Rechtsprechung des VwGH ebenfalls die siebenjährige Aufbewahrungsfrist nach dem UGB. Achtung: § 68 ASVG ist keine Aufbewahrungs-, sondern eine Verjährungsbestimmung (Feststellungsverjährung 3 bzw. 5 Jahre). Einzelne Stammdaten, die für die Ausstellung eines Dienstzeugnisses erforderlich sind, werden in der Praxis mit Blick auf die 30-jährige Verjährung nach § 1478 ABGB länger aufbewahrt.

Bundesabgabenordnung (BAO), § 132 Abs 1: Bücher, Aufzeichnungen, die dazugehörigen Belege sowie für die Abgabenerhebung bedeutsame Geschäftspapiere sind sieben Jahre aufzubewahren; darüber hinaus noch so lange, als sie für die Abgabenerhebung betreffende anhängige Verfahren von Bedeutung sind. Unverändert 2026 (keine Verkürzung wie in Deutschland).

Unternehmensgesetzbuch (UGB), § 212 Abs 1 (empfangene Geschäftsbriefe, Abschriften der abgesendeten Geschäftsbriefe, Buchungsbelege); Bundesabgabenordnung (BAO), § 132 Abs 1 (für die Abgabenerhebung bedeutsame Geschäftspapiere). Zusätzlich Verjährung: § 1486 ABGB drei Jahre für Forderungen aus Lieferungen, Arbeiten und sonstigen Leistungen in einem gewerblichen oder geschäftlichen Betrieb, § 1478 ABGB 30 Jahre allgemein; deshalb wird über die 7 Jahre hinaus aufbewahrt, solange Ansprüche geltend gemacht werden können.

Bundesabgabenordnung (BAO), § 132 Abs 1 (Belege und sonstige für die Abgabenerhebung bedeutsame Unterlagen); Unternehmensgesetzbuch (UGB), § 212 Abs 1 (Kontoauszüge und Zahlungsbelege als Belege für Buchungen in den nach § 190 UGB zu führenden Büchern). Unverändert 2026.