Document retention periods: Germany

How long a company must keep invoices, accounting books, payroll, personnel files and tax records, with the law and article behind each period. Where the legal text could not be confirmed, the row says so instead of showing a guess.

Verified on 7 August 2026 and correct to the best of our research at that date. Retention law changes, and the period for a specific document can depend on your sector, contract terms, or an open tax audit. Treat this as a starting point and confirm with your accountant or lawyer before you dispose of anything.

Germany

6 / 7 document types confirmed

Invoices, issued and received

8 years

The clock starts: End of the calendar year in which the invoice was issued (§ 14b Abs. 1 Satz 3 UStG). The same trigger applies to invoices received, not the date of receipt. For the same document as a booking voucher under § 147 Abs. 4 AO / § 257 Abs. 5 HGB: end of the calendar year in which the voucher arose. The period does not expire while the assessment period (Festsetzungsfrist) for the related tax is still running (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO, expressly preserved by § 14b Abs. 1 Satz 3 Halbsatz 2 UStG).
Legal basis: Umsatzsteuergesetz, § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG (acht Jahre) i.V.m. Abgabenordnung, § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO und Handelsgesetzbuch, § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 Satz 1 HGB. Seit 1.1.2025 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt; nach § 27 Abs. 40 Satz 1 UStG und Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO gilt die kürzere Frist auch für Rechnungen und Belege, deren Zehnjahresfrist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war. Sonderregeln für Kreditinstitute (§ 1 Abs. 1b KWG), der Versicherungsaufsicht unterliegende Unternehmen (§ 1 Abs. 1 VAG) und Wertpapierinstitute (§ 2 Abs. 1 WpIG): umsatzsteuerlich greift die Achtjahresfrist nach § 27 Abs. 40 Satz 2 UStG erst ein Jahr später, nämlich für Rechnungen, deren Zehnjahresfrist am 1.1.2026 noch nicht abgelaufen war; handels- und abgabenrechtlich bleibt es für Buchungsbelege dieser Unternehmen dauerhaft bei zehn Jahren (§ 257 Abs. 4 Satz 2 HGB, Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO).
Open the source

Accounting ledgers and annual accounts

10 years

The clock starts: End of the calendar year in which the last entry was made in the accounting books, the inventory was drawn up, the opening balance sheet or annual financial statement was adopted (festgestellt) or the consolidated financial statement was prepared (§ 257 Abs. 5 HGB). Under § 147 Abs. 4 AO the trigger for the annual accounts, opening balance sheet and management report is the year in which they were prepared (aufgestellt). The period does not expire while the assessment period for the related tax is still running (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
Legal basis: Handelsgesetzbuch, § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 Satz 1 HGB i.V.m. Abgabenordnung, § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 Satz 1 AO: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB, Lageberichte, Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sind zehn Jahre aufzubewahren. Unverändert zehn Jahre: die Verkürzung zum 1.1.2025 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz betraf ausschließlich Buchungsbelege (§ 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO).
Open the source

Payroll records

6-8 years

The clock starts: Wage accounts (Lohnkonten): end of the sixth calendar year following the last wage payment entered, § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG. Payroll documents serving as booking vouchers: end of the calendar year in which the voucher arose, § 147 Abs. 4 AO / § 257 Abs. 5 HGB. Social-security payroll records: retained until the end of the calendar year following the last employer audit, § 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV, so there is no fixed start date.
Legal basis: Einkommensteuergesetz, § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG: Lohnkonten sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt. Lohn- und Gehaltslisten, die als Buchungsbeleg dienen: acht Jahre nach § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO und § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 Satz 1 HGB (seit 1.1.2025 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt). Sozialversicherungsrechtlich zusätzlich § 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV: Entgeltunterlagen sind getrennt nach Kalenderjahren zu führen und bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung (§ 28p SGB IV) folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren; nach § 28f Abs. 1 Satz 4 SGB IV gilt dasselbe für Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise.
Open the source

Employee personnel files

Not confirmed

Why this row is empty: German law sets no retention period for the personnel file (Personalakte) as such: §§ 195 and 199 BGB set a three-year limitation period for claims, running from the end of the year in which the claim arose and the creditor knew of it, and § 18a BetrAVG governs the limitation of occupational pension claims, but neither imposes a duty to keep records. Some documents inside the file do have binding minimum periods: wage accounts until the end of the sixth calendar year after the last wage payment entered (§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG), records of pay and hours worked for at least five years (§ 165 Abs. 4 Satz 2 SGB VII) and records under § 16 Abs. 2 Satz 2 ArbZG for at least two years. Because these periods differ from document to document, and data protection law requires personal data to be erased once its purpose ends (Art. 17 DSGVO), no single period is shown for this document type. Keep each document for the period that applies to it and confirm the retention period for your case.

Tax returns and supporting records

6-8 years

The clock starts: End of the calendar year in which the document arose, for tax returns the year in which the return was prepared and filed (§ 147 Abs. 4 AO). The period does not expire while the assessment period (Festsetzungsfrist) for the relevant tax is still running (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO), so the effective end date can be later than 6 or 8 years.
Legal basis: Abgabenordnung, § 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 Satz 1 AO: sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, sechs Jahre. Steuererklärungen und Steuerbescheide sind im Gesetz nicht ausdrücklich genannt; ihre Einordnung unter Nr. 5 ist herrschende Praxis. Die zugrunde liegenden Buchungsbelege: acht Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO, seit 1.1.2025 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt). Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte: zehn Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO). § 147 Abs. 3 Satz 5 AO: Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist; eine Außenprüfung verlängert die Aufbewahrungspflicht nur mittelbar über die Ablaufhemmung nach § 171 Abs. 4 AO. Hinweis: pauschale Empfehlungen von zehn Jahren für sämtliche Steuerunterlagen sind Praxisempfehlungen, keine gesetzliche Frist.
Open the source

Commercial contracts

6 years

The clock starts: Statutory trigger: end of the calendar year in which the contract document was received or sent (§ 257 Abs. 5 HGB, § 147 Abs. 4 AO). In practice the period is usually counted from the end of the calendar year in which the contractual relationship ended, because a contract still in force remains a document of significance for taxation under § 147 Abs. 3 Satz 5 AO; that practice is a recommendation, not the wording of the statute.
Legal basis: Handelsgesetzbuch, § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 4 Satz 1 HGB i.V.m. Abgabenordnung, § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 3 Satz 1 AO: empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sind sechs Jahre aufzubewahren. Handelsbriefe sind nach § 257 Abs. 2 HGB nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen. Verträge sind im Gesetz nicht ausdrücklich genannt; ihre Einordnung als Handelsbrief oder als sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlage (§ 147 Abs. 1 Nr. 5 AO, ebenfalls sechs Jahre) ist herrschende Praxis. Dient der Vertrag zugleich als Buchungsbeleg, gilt die Achtjahresfrist (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB, seit 1.1.2025). Zivilrechtlich läuft daneben die regelmäßige Verjährung von drei Jahren (§§ 195, 199 BGB).
Open the source

Bank statements and payment records

8 years

The clock starts: End of the calendar year in which the statement or payment voucher arose (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB). The period does not expire while the assessment period (Festsetzungsfrist) for the relevant tax is still running (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
Legal basis: Kontoauszüge und Zahlungsbelege sind als Buchungsbelege acht Jahre aufzubewahren: Abgabenordnung, § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO und Handelsgesetzbuch, § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 Satz 1 HGB, seit 1.1.2025 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt; nach Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO gilt die kürzere Frist auch für Belege, deren Zehnjahresfrist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war. Für Kreditinstitute (§ 1 Abs. 1b KWG), der Versicherungsaufsicht unterliegende Unternehmen (§ 1 Abs. 1 VAG) und Wertpapierinstitute (§ 2 Abs. 1 WpIG) bleibt es für Buchungsbelege bei zehn Jahren (§ 257 Abs. 4 Satz 2 HGB, Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO). Dienen Auszüge ausnahmsweise nicht als Buchungsbeleg, greift die Sechsjahresfrist für sonstige Unterlagen (§ 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 Satz 1 AO).
Open the source

Arhivix keeps the original of every document unaltered, encrypted and hosted in the EU, and logs each view and download. How long you keep a document follows the rules above.

How Arhivix stores and retains records E-invoicing mandates across Europe All countries in one checker

Your documents are alive now. They move on their own.

Give your company an automated document flow, legally compliant and available at any moment.

Try the free plan See how it works

No commitment, no credit card.

5.0 14 reviews on Clutch