Document retention periods: France

Code de commerce, art. L123-22 : « Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans. » Les factures clients et fournisseurs constituent des pièces justificatives comptables. L'obligation fiscale parallèle du Livre des procédures fiscales, art. L102 B, a été portée de six à dix ans par la loi n° 2026-534 du 25 juin 2026 relative à la lutte contre les fraudes sociales et fiscales (art. 36), applicable aux documents et pièces dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027 : les deux régimes convergent désormais sur dix ans. La réforme de la facturation électronique (réception obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA au 1er septembre 2026 ; émission au 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et ETI, au 1er septembre 2027 pour les PME et TPE) ne modifie pas la durée, mais impose de conserver la facture dans sa forme originale, papier ou électronique.

Code de commerce, art. L123-22 : les livres et registres comptables, les pièces justificatives et les comptes annuels sont conservés pendant dix ans à compter de la clôture de l'exercice. Article en vigueur depuis le 4 janvier 2003, inchangé à ce jour. La loi n° 2026-534 du 25 juin 2026 aligne le délai fiscal de l'art. L102 B du Livre des procédures fiscales sur ces dix ans, sans modifier le Code de commerce.

Code du travail, art. L3243-4 : « L'employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés ou les bulletins de paie remis aux salariés sous forme électronique pendant cinq ans. » Le texte ne fixe pas expressément le point de départ ; l'administration retient la remise du bulletin. Attention : les documents relatifs aux cotisations et contributions sociales se conservent 3 ans (Code de la sécurité sociale, art. L244-3) et les documents de comptabilisation des horaires 1 an (Code du travail, art. D3171-16). En tant que pièces justificatives comptables, les états de paie relèvent en outre des dix ans de l'art. L123-22 du Code de commerce.

Il n'existe pas d'article unique couvrant l'ensemble du « dossier du personnel ». Deux fondements : Code du travail, art. R1221-26 (« Les mentions portées sur le registre unique du personnel sont conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l'établissement ») et Code civil, art. 2224 (prescription quinquennale applicable au contrat de travail, salaires, primes, indemnités, solde de tout compte). Les pièces du dossier qui servent de justificatif comptable relèvent par ailleurs des dix ans de l'art. L123-22 du Code de commerce.

Code de commerce, art. L110-4 (prescription quinquennale des obligations nées à l'occasion de leur commerce entre commerçants, ou entre commerçants et non-commerçants) et Code civil, art. 2224 (prescription de droit commun de cinq ans). Exceptions : contrat conclu par voie électronique portant sur une somme égale ou supérieure à 120 € : 10 ans à compter de la livraison du bien ou de l'exécution de la prestation (Code de la consommation, art. L213-1) ; contrat portant sur un bien immobilier ou foncier : 30 ans (Code civil, art. 2272). Les contrats servant de pièce justificative comptable relèvent en outre des dix ans de l'art. L123-22 du Code de commerce.