Document retention periods: Czech Republic
How long a company must keep invoices, accounting books, payroll, personnel files and tax records, with the law and article behind each period. Where the legal text could not be confirmed, the row says so instead of showing a guess.
Verified on 7 August 2026 and correct to the best of our research at that date. Retention law changes, and the period for a specific document can depend on your sector, contract terms, or an open tax audit. Treat this as a starting point and confirm with your accountant or lawyer before you dispose of anything.
Czech Republic
5 / 7 document types confirmed
Invoices, issued and received
10 years
- The clock starts
- end of the tax period (zdaňovací období) in which the supply took place; for non-VAT payers: end of the accounting period to which the document relates
- Legal basis
Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, § 35 odst. 2: „Daňové doklady se uchovávají po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.“ Povinnost má uchovatel podle § 35 odst. 1, tedy jak osoba, která doklad vystavila nebo jejímž jménem byl vystaven, tak plátce nebo identifikovaná osoba se sídlem či provozovnou v tuzemsku u přijatých plnění. Neplátci DPH: faktura je pouze účetní doklad, § 31 odst. 2 písm. b) zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, tj. 5 let. Beze změny i ve znění účinném od 1. 1. 2026.
Open the source
Accounting ledgers and annual accounts
5-10 years
- The clock starts
- end of the accounting period to which they relate: 5 years for accounting documents, ledgers, depreciation plans, inventory lists and the chart of accounts, 10 years for the annual financial statements and annual report
- Legal basis
Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, § 31 odst. 2: písm. a) účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají; písm. b) účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh a přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají; písm. c) účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví, po dobu 5 let. § 32 lhůty prodlužuje, pokud se záznamy použijí i pro jiné účely, zejména pro daňové, trestní, správní či soudní řízení. Zákon č. 563/1991 Sb. je i nadále účinný, ve znění účinném od 1. 1. 2026.
Open the source
Payroll records
45 years
- The clock starts
- end of the calendar year to which the payroll record relates; the 45 calendar years run after that year (10 calendar years for records of old-age or disability pension recipients)
- Legal basis
Zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, § 35a odst. 4 písm. c): mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění po dobu 45 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. Pro poživatele starobního nebo invalidního důchodu činí lhůta 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. ZMĚNA: lhůta prodloužena z 30 na 45 let novelou č. 455/2022 Sb. s účinností od 1. 1. 2023. Lhůta 45 let platí i ve znění účinném od 1. 7. 2026.
Open the source
Employee personnel files
Not confirmed
- Why this row is empty
- The Labour Code (zákoník práce, § 312, osobní spis) sets no period for keeping the personnel file after employment ends, and no other act setting such a period has been identified. In practice, a period of three to four years is derived from the three-year limitation period under § 629 odst. 1 občanského zákoníku, but this is an assessment of legitimate interest under the GDPR, not a statutory retention rule, so no single period is shown here. Please confirm the retention period for your own case.
Tax returns and supporting records
3-10 years
- The clock starts
- the day the deadline for filing the regular tax return expired; base 3 years, extended or restarted by a tax audit, additional return or appeal, capped at 10 years except in the criminal-proceedings cases under § 148 odst. 6 and 7
- Legal basis
Zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád, § 148 odst. 1: daň nelze stanovit po uplynutí lhůty pro stanovení daně, která činí 3 roky a počne běžet dnem, v němž uplynula lhůta pro podání řádného daňového tvrzení. § 148 odst. 5: lhůta končí nejpozději uplynutím 10 let od jejího počátku. Lhůta se podle odst. 2 prodlužuje o 1 rok, podle odst. 3 běží znovu (například po zahájení daňové kontroly) a podle odst. 4 neběží; v případech podle odst. 6 a 7 lze daň stanovit i po uplynutí 10 let. Doklady je proto nutné uchovat po celou dobu, po kterou lze daň stanovit. Pro doklady k DPH platí zvlášť 10 let dle § 35 odst. 2 zákona č. 235/2004 Sb. Zákon neuvádí jedno pevné číslo pro daňové přiznání a jeho podklady.
Open the source
Commercial contracts
Not confirmed
- Why this row is empty
- No statutory retention period for ordinary commercial contracts has been confirmed. When a contract also serves as an accounting document (účetní doklad), it must be kept for five years under § 31 odst. 2 písm. b) zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. The ten-year period in § 629 odst. 2 občanského zákoníku is the latest point at which a property right becomes time-barred, which is a limitation period for enforcing a right and not a duty to keep documents, so no single period is shown here. Keep contracts that serve as accounting documents for at least five years and confirm any longer period for your own case.
Bank statements and payment records
5 years
- The clock starts
- end of the accounting period to which they relate
- Legal basis
Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, § 31 odst. 2 písm. b): bankovní výpisy a doklady o platbách jsou účetní doklady, uchovávají se po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají. Pokud současně dokládají plnění pro účely DPH nebo tvoří přílohu daňového dokladu, platí 10 let dle § 35 odst. 2 zákona č. 235/2004 Sb. Zákon výpisy nejmenuje výslovně, řadí je pod pojem účetní doklady.
Open the source
Arhivix keeps the original of every document unaltered, encrypted and hosted in the EU, and logs each view and download. How long you keep a document follows the rules above.
Your documents are alive now. They move on their own.
Give your company an automated document flow, legally compliant and available at any moment.
No commitment, no credit card.
