Che cos'e il Regolamento sulla protezione del materiale documentale?
Il Regolamento sulla protezione del materiale documentale e del materiale archivistico e un atto interno che ogni soggetto giuridico e imprenditore in Serbia deve adottare. Questo documento definisce come un'azienda organizza, conserva, protegge e gestisce la propria documentazione -- dalla creazione alla distruzione o al trasferimento all'archivio.
L'obbligo di adottare il Regolamento e previsto dall'Articolo 10 della Legge sul materiale archivistico e sulle attivita archivistiche ("Gazzetta Ufficiale RS", n. 6/2020).
Chi deve avere questo Regolamento?
- Tutti i soggetti giuridici (SRL, societa per azioni, imprese pubbliche)
- Imprenditori
- Istituzioni e organi governativi
- Associazioni e fondazioni
- Scuole, ospedali, istituzioni culturali
In sostanza -- chiunque crei o possieda documentazione nell'ambito della propria attivita.
Cosa deve contenere il Regolamento?
1. Disposizioni generali
Definizione dell'oggetto, base giuridica, termini (materiale documentale, materiale archivistico, contrassegno di classificazione).
2. Metodi di registrazione e classificazione
Come la documentazione viene ricevuta, registrata, classificata e ordinata per categorie. Riferimento alla Lista delle categorie del materiale documentale.
3. Conservazione e protezione
- Condizioni di conservazione (temperatura, umidita, protezione antincendio)
- Protezione fisica (locale chiuso, scaffali, raccoglitori)
- Protezione digitale (backup, crittografia, controllo degli accessi)
4. Persone responsabili
Nomina della persona responsabile della protezione del materiale documentale. La legge richiede che ogni azienda nomini formalmente questa persona.
5. Periodi di conservazione
Riferimento alla Lista delle categorie con i periodi di conservazione.
6. Procedura di distruzione
Procedura per la distruzione della documentazione con periodi di conservazione scaduti -- incluso l'obbligo di ottenere l'approvazione dall'archivio competente.
7. Trasferimento del materiale archivistico
Procedura per il trasferimento della documentazione di valore permanente all'archivio competente (obbligatorio dopo 30 anni o alla chiusura dell'azienda).
8. Disposizioni transitorie e finali
Data di entrata in vigore, obbligo di informare i dipendenti sulle disposizioni del Regolamento.
Come adottare il Regolamento
- Redigete il documento in base ai requisiti legali e alle specificita della vostra azienda
- Personalizzatelo per la vostra attivita -- un'azienda IT e un'impresa edile hanno tipi di documentazione diversi
- Il direttore adotta il Regolamento con delibera
- Informate i dipendenti sulle disposizioni del Regolamento
- Conservate il Regolamento e rendetelo disponibile all'archivio competente su richiesta
Collegamento con altri obblighi
Il Regolamento fa parte di un sistema piu ampio di protezione documentale che comprende:
- Lista delle categorie del materiale documentale -- classificazione e periodi di conservazione
- Libro d'archivio -- registri annuali della documentazione
- Nomina della persona responsabile -- atto formale
Tutti questi documenti insieme formano una protezione giuridica completa per la vostra documentazione.
Sanzioni per l'assenza del Regolamento
Se l'ispezione archivistica accerta che un'azienda non ha un Regolamento adottato, le sanzioni sono:
- Soggetti giuridici: 50.000 -- 2.000.000 RSD
- Persone responsabili: 5.000 -- 150.000 RSD
Conclusione
Il Regolamento sulla protezione del materiale documentale non e una formalita -- e il fondamento dell'intero sistema di gestione documentale nella vostra azienda. Senza di esso, tutti gli altri obblighi (libro d'archivio, lista delle categorie, distruzione) mancano di un quadro giuridico.
Arhivix vi aiuta a implementare tutto cio che il Regolamento prescrive -- dalla classificazione e conservazione al tracciamento automatico dei periodi di conservazione e alla generazione del libro d'archivio. Provatelo gratuitamente.
