La fattura elettronica via SdI è obbligatoria. La conservazione a norma deve reggere allo stesso ritmo.
In Italia la FatturaPA passa interamente dal Sistema di Interscambio (SdI): le fatture cartacee e PDF sono ormai sostituite da fatture elettroniche strutturate inviate tramite canale statale. Le regole non si fermano all'invio: ogni fattura elettronica deve essere conservata a norma, mantenuta leggibile e prodotta su richiesta per anni.
Una fattura elettronica che non riesci a esibire in un controllo è una fattura che non hai mai inviato.
Un continente che passa alla fatturazione strutturata tutto insieme.
Non è un'unica riforma. È un'ondata di mandati nazionali distinti, ciascuno con il proprio formato, canale e scadenza, sotto un'unica direzione UE.
Spinte dalla riforma UE IVA nell'era digitale (ViDA) e da una serie di leggi nazionali, la maggior parte delle amministrazioni fiscali europee rende obbligatoria la fattura elettronica strutturata B2B. Una fattura elettronica strutturata è un dato leggibile dalle macchine (XML, o un PDF ibrido), non una scansione o un normale PDF, così l'amministrazione fiscale può leggerla automaticamente.
Per un'impresa che opera in più Paesi, la difficoltà è che i mandati non sono allineati. Germania, Francia, Polonia, Belgio, Romania, Italia e Spagna adottano ognuna un formato diverso, un modello di trasmissione diverso e una tempistica diversa. Ciò che hanno in comune è l'obbligo dietro alla fattura: conservarla, intatta e recuperabile, per l'intero periodo di conservazione.
A che punto è ogni mercato nel 2026.
Una fotografia a metà 2026. Date e soglie sono già cambiate in passato, quindi verifica la regola in vigore per il tuo Paese prima di agire.
Altri mercati (Croazia, Serbia, Portogallo, Ungheria, Grecia, Turchia e il Golfo) adottano sistemi propri. Consulta le guide per Paese sul blog per il dettaglio locale. Tutti gli articoli
Tre cambiamenti si nascondono dentro un solo mandato.
Inviare una fattura elettronica è solo la parte visibile. Due ulteriori obblighi la accompagnano.
Un formato strutturato, non un PDF
La fattura diventa un dato leggibile dalle macchine (XML, o un ibrido come Factur-X e ZUGFeRD) costruito sullo standard europeo EN 16931, così l'amministrazione fiscale può elaborarla senza che una persona la legga.
Un canale controllato, non l'email
La fattura viaggia attraverso un percorso definito: una rete Peppol, una piattaforma accreditata (un PDP in Francia) o un sistema statale di clearing (KSeF in Polonia, SdI in Italia, e-Factura in Romania), non un allegato nella tua casella di posta.
Archiviazione obbligatoria, non una cartella
Ogni fattura elettronica emessa e ricevuta deve essere conservata nella sua forma strutturata originale, leggibile e inalterata, per il periodo di conservazione previsto dalla legge, e prodotta su richiesta in un controllo. La conservazione fa parte del mandato, non è un ripensamento.
Emettere è metà della regola. Conservare la fattura è l'altra metà.
Quasi tutto il rumore riguarda come inviare una fattura elettronica conforme. L'obbligo più silenzioso, quello che i revisori verificano davvero, è se riesci ancora a esibirla anni dopo.
In tutta Europa le fatture elettroniche devono essere conservate per lunghi periodi, comunemente da otto a undici anni a seconda del Paese, mantenendo per tutto il tempo autenticità, integrità e leggibilità. Un XML strutturato che nessun sistema attuale riesce ad aprire, o uno che è stato alterato silenziosamente, non supera la verifica anche se la fattura era stata inviata correttamente.
L'UE ha ora formalizzato anche questo lato. La conservazione elettronica qualificata è diventata un servizio fiduciario regolamentato nell'ambito di eIDAS 2.0, e il Regolamento di esecuzione della Commissione (EU) 2025/2532 (in vigore dal 6 gennaio 2026) ne fissa gli standard di riferimento. La conservazione a lungo termine e a prova di audit passa dalla buona pratica a un quadro UE definito.
È qui che il progetto di fattura elettronica incontra l'archiviazione documentale. Qualunque sia il canale di invio, le fatture devono atterrare da qualche parte che le mantenga cifrate, nella giurisdizione corretta, con versionamento e conservate secondo il termine di legge, con la registrazione di ogni accesso.
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Arhivix non sostituisce il tuo canale di fattura elettronica. È l'archivio sottostante, costruito esattamente per questo obbligo di conservazione.
Acquisizione dal canale
Acquisisci le fatture elettroniche emesse e ricevute nella loro forma strutturata originale, che arrivino da Peppol, da una piattaforma nazionale o dal tuo software di contabilità.
Conservazione secondo il termine di legge
Mantieni ogni fattura cifrata nell'UE, con versionamento e inalterata, conservata per il periodo richiesto dal tuo Paese, poi eliminata secondo la pianificazione con la registrazione dell'azione.
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Domande frequenti
Cos'è una fattura elettronica strutturata, e un PDF lo è?
Una fattura elettronica strutturata è un dato leggibile dalle macchine (tipicamente XML, o un formato ibrido come Factur-X o ZUGFeRD che porta l'XML dentro un PDF) costruito sullo standard EN 16931. Un semplice PDF o una scansione non è una fattura elettronica strutturata, perché l'amministrazione fiscale non può elaborarla automaticamente.
Per quanto tempo devo conservare le fatture elettroniche?
Dipende dal Paese, ma gran parte dell'Europa richiede di conservare le fatture per circa otto-undici anni, mantenendo per tutto il tempo autenticità, integrità e leggibilità. Ciò che deve sopravvivere è il file strutturato originale, non solo una stampa.
Cos'è Peppol, e cos'è un modello di clearing o PDP?
Peppol è una rete europea per lo scambio di fatture elettroniche tramite punti di accesso accreditati. Un modello di clearing (come il KSeF polacco, l'SdI italiano o la e-Factura rumena) instrada le fatture attraverso una piattaforma statale, mentre la Francia usa piattaforme private accreditate chiamate PDP. Sono canali di trasmissione diversi per lo stesso tipo di fattura strutturata.
La fattura elettronica significa anche che devo cambiare il modo in cui archivio?
Sì. Inviare una fattura elettronica conforme e archiviarla in modo conforme sono due obblighi distinti. La fattura strutturata deve essere conservata, inalterata e leggibile, per il periodo di legge, motivo per cui la conservazione elettronica qualificata è ora un servizio fiduciario UE formale nell'ambito di eIDAS 2.0.
Opero in più Paesi. Mi serve un sistema per ogni mandato?
Devi rispettare le regole di invio di ogni Paese, ma non ti serve un archivio separato per ogni Paese. Un unico archivio conforme può contenere le fatture di ogni mercato nella loro forma originale, conservate secondo il termine di ciascun Paese, ed è la parte che Arhivix copre.
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