Quanto tempo sprecate nel lavoro manuale sui documenti?
L'impiegato medio dedica il 40% del proprio tempo lavorativo ad attivita legate ai documenti: denominazione, ordinamento, invio per approvazione, archiviazione, ricerca. La maggior parte di queste attivita e ripetitiva e puo essere automatizzata.
L'automazione dei documenti non significa sostituire le persone con le macchine -- significa liberare le persone dal lavoro tedioso cosi che possano concentrarsi su attivita che richiedono realmente intelligenza umana.
Cosa puo essere automatizzato?
1. Denominazione automatica dei file
Invece di lasciare che ogni dipendente denomini i file come preferisce, un DMS puo denominare automaticamente i documenti in base a regole predefinite:
- Fattura caricata -
2026-02-14_fattura_cliente-ABC_001.pdf - Contratto scansionato -
2026-02-14_contratto_fornitore-XYZ.pdf
L'AI riconosce il tipo di documento e estrae automaticamente i dati chiave (data, nome cliente, importo).
2. Categorizzazione automatica
Quando caricate un documento, l'AI lo analizza e lo inserisce automaticamente nella cartella appropriata:
- Fattura - Finanza / Fatture / 2026 / Febbraio
- Contratto di lavoro - Risorse umane / Contratti / Attivi
- Bolla di consegna - Logistica / Bolle di consegna / 2026
Niente piu spostamento manuale di file dalla cartella Download.
3. Flussi di approvazione
Molti documenti richiedono approvazione prima di diventare definitivi: preventivi, contratti, ordini di acquisto. Un flusso di lavoro automatizzato:
- Il dipendente crea/carica un documento
- Il sistema lo invia automaticamente al responsabile per l'approvazione
- Il responsabile approva o rimanda per revisione (un clic)
- Il documento viene automaticamente firmato e archiviato
- Tutti i soggetti coinvolti ricevono una notifica
Niente piu "Mandami il documento via email cosi lo firmo" -- tutto avviene all'interno del sistema.
4. Archiviazione automatica
I documenti piu vecchi di X mesi vengono automaticamente spostati dalle cartelle attive a quelle di archivio. I documenti oltre il loro periodo di conservazione legale vengono automaticamente segnalati per l'eliminazione.
5. Notifiche automatiche
Un DMS puo notificarvi automaticamente quando:
- Un contratto scade tra 30 giorni -- e ora di rinnovare
- Una fattura non e stata pagata da 15 giorni -- e ora di un sollecito
- Un documento e in attesa di approvazione da 3+ giorni -- escalation
- Un periodo di conservazione sta scadendo -- revisione prima dell'eliminazione
ROI dell'automazione documentale
| Attivita | Manuale (mensile) | Automatizzato | Risparmio |
|---|---|---|---|
| Denominazione e ordinamento | ~15 ore | 0 ore | 15 ore |
| Ricerca documenti | ~20 ore | ~1 ora | 19 ore |
| Flussi di approvazione | ~10 ore | ~1 ora | 9 ore |
| Archiviazione | ~5 ore | 0 ore | 5 ore |
| Totale | 50 ore | 2 ore | 48 ore |
Per un'azienda con 10 dipendenti, sono 480 ore al mese -- ovvero 3 posizioni a tempo pieno.
Come iniziare con l'automazione
- Identificate le attivita ripetitive -- cosa fa il vostro team ogni giorno con i documenti?
- Definite le regole -- come devono essere denominati, ordinati, approvati i documenti?
- Scegliete un DMS con automazione -- non tutti i DMS hanno queste funzionalita
- Iniziate con un processo -- es. categorizzazione automatica delle fatture
- Espandete gradualmente -- aggiungete flussi di lavoro, notifiche, archiviazione
Conclusione
L'automazione documentale non e il futuro -- e lo standard che i vostri concorrenti stanno gia usando. Ogni ora che i vostri dipendenti dedicano alla denominazione, all'ordinamento e alla ricerca manuale di documenti e un'ora che potrebbero dedicare a lavoro che crea realmente valore.
Arhivix automatizza il 90% del lavoro manuale sui documenti dal primo giorno -- caricate un documento e l'AI si occupa del resto.
