Perche eliminare la carta?
L'ufficio medio utilizza 10.000 fogli di carta per dipendente all'anno. Per un'azienda di 20 persone, sono 200.000 fogli -- circa 24 alberi. Ma il problema non e solo ambientale.
I documenti cartacei:
- Occupano spazio fisico che costa denaro (affitto, scaffalature, magazzino)
- Non sono ricercabili -- bisogna trovarli manualmente
- Possono essere danneggiati (acqua, fuoco, umidita)
- Sono difficili da condividere con team remoti
- Rallentano i processi -- stampare, firmare, inviare, archiviare
Passo 1: Verificate i documenti esistenti
Prima di iniziare a digitalizzare, dovete sapere cosa avete. Create un inventario:
- Quali tipi di documenti esistono (contratti, fatture, rapporti...)?
- Quanti sono in totale?
- Quali sono i periodi di conservazione legali?
- Quali sono attivi e quali per l'archivio?
Questo vi aiuta a stabilire le priorita -- iniziate con i documenti utilizzati piu frequentemente.
Passo 2: Scegliete il DMS giusto
Un sistema di gestione documentale e il cuore di un ufficio senza carta. Nella scelta, prestate attenzione a:
- Capacita OCR -- puo riconoscere il testo dai documenti scansionati?
- Ricerca -- supporta la ricerca full-text del contenuto?
- Sicurezza -- crittografia, controllo accessi, backup?
- Scalabilita -- cresce con la vostra azienda?
- Integrazioni -- funziona con i vostri strumenti esistenti?
Passo 3: Digitalizzate la documentazione esistente
La scansione e la parte piu laboriosa del processo, ma una volta completata -- e fatta per sempre. Consigli:
- Utilizzate uno scanner con alimentatore automatico di documenti (ADF) per la scansione in blocco
- Scansionate in formato PDF/A -- lo standard per la conservazione a lungo termine
- Utilizzate l'OCR per rendere i documenti ricercabili
- Denominate i file in modo coerente (data_tipo_descrizione)
- Organizzate in una struttura di cartelle chiara
Per grandi volumi, considerate servizi di scansione professionali.
Passo 4: Stabilite flussi di lavoro digitali
Un ufficio senza carta non riguarda solo la scansione dei vecchi documenti -- riguarda il cambiamento del modo di lavorare:
- Firme elettroniche invece di stampare-firmare-scansionare
- Moduli digitali invece di moduli cartacei
- Email/DMS per le approvazioni invece della firma fisica
- Fatture elettroniche attraverso sistemi di fatturazione elettronica
- Archiviazione cloud invece di archivi fisici
Passo 5: Formate il vostro team
La tecnologia e inutile se le persone non la usano. La formazione dovrebbe essere:
- Breve e pratica -- focalizzata sulle attivita quotidiane
- Ripetuta -- non solo una volta all'inizio
- Supportata dalla direzione -- se il capo continua a stampare, nessuno cambiera
Risparmi dall'eliminazione della carta
| Categoria | Risparmio annuale (azienda di 20 persone) |
|---|---|
| Carta e toner | ~2.000 EUR |
| Spazio di archiviazione fisico | ~3.000 EUR |
| Tempo dedicato alla ricerca di documenti | ~500+ ore |
| Spedizione/consegna di documenti | ~1.000 EUR |
Conclusione
Eliminare la carta e un processo, non un evento una tantum. Ma ogni passo porta risparmi misurabili in tempo, denaro e spazio.
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