Digitalizzazione: piu di una semplice scansione
Molte persone pensano che digitalizzazione = scansione. Ma la scansione e solo il primo passo. Il vero obiettivo della digitalizzazione e rendere un documento cartaceo ricercabile, organizzato e conservato permanentemente in forma digitale.
Senza elaborazione OCR, un documento scansionato e solo un'immagine -- non potete cercare il testo, copiare il contenuto o estrarre automaticamente i dati.
OCR: la tecnologia che legge i documenti
L'OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) e una tecnologia che converte le immagini di testo in testo effettivo e ricercabile. I moderni sistemi OCR, specialmente quelli basati sull'AI, raggiungono un'accuratezza del 99%+ anche su documenti di scarsa qualita.
Cosa puo riconoscere l'OCR:
- Testo stampato in inglese, tedesco, serbo e altre lingue
- Tabelle e dati strutturati
- Timbri e firme (come immagini, non come testo)
- Diversi caratteri e dimensioni del testo
- Testo su documenti ruotati o inclinati
Quale formato utilizzare per l'archiviazione?
La scelta del formato giusto e fondamentale per la conservazione a lungo termine:
| Formato | Vantaggi | Ideale per |
|---|---|---|
| PDF/A | Standard ISO per l'archiviazione, autonomo | Conservazione a lungo termine, documenti legali |
| Universalmente compatibile | Uso quotidiano | |
| TIFF | Qualita senza perdita, supporto file multipagina | Scansione archivistica di alta qualita |
Raccomandazione: utilizzate il PDF/A per tutti i documenti aziendali che devono essere conservati per piu di 5 anni.
Aspetti legali della digitalizzazione dei documenti
Nell'UE e in molte giurisdizioni nel mondo:
- I documenti digitalizzati possono avere la stessa validita legale degli originali, a determinate condizioni
- Il processo di digitalizzazione deve essere documentato
- L'integrita del documento digitalizzato deve essere garantita (prova che non e stato alterato)
- Un sigillo o una firma elettronica qualificata possono essere richiesti per determinate categorie di documenti
- Gli originali cartacei possono essere distrutti dopo la digitalizzazione, salvo diversa disposizione di legge
Come organizzare il processo di digitalizzazione
Fase 1: Preparazione (1-2 settimane)
- Create un inventario di tutti i documenti cartacei
- Stabilite le priorita (prima i documenti utilizzati piu frequentemente)
- Definite la struttura delle cartelle e le convenzioni di denominazione
- Scegliete un DMS (Arhivix o un altro)
Fase 2: Scansione (2-4 settimane per un'azienda media)
- Scansionate in lotti per categoria
- Utilizzate uno scanner ADF per la scansione in blocco
- Controllate la qualita delle scansioni
- Applicate l'OCR a ogni documento
Fase 3: Organizzazione e verifica (1 settimana)
- Verificate che tutti i documenti siano correttamente categorizzati
- Testate la ricerca -- riuscite a trovare i documenti?
- Configurate i controlli di accesso
- Create una strategia di backup
Quanto costa la digitalizzazione?
I costi dipendono dal volume:
- Fai da te: scanner (200-1.000 EUR) + abbonamento DMS + il vostro tempo
- Servizio di scansione professionale: 0,05-0,15 EUR per pagina (per grandi volumi)
- Servizio completo: scansione + organizzazione + configurazione DMS: dipende dal volume
Conclusione
La digitalizzazione dei documenti e un investimento che si ripaga molte volte. Meno spazio, ricerca piu veloce, maggiore sicurezza e conformita normativa.
Con Arhivix, i documenti digitalizzati diventano immediatamente ricercabili con l'AI -- caricate un documento scansionato e trovatelo in pochi secondi, senza tagging manuale.
