Il documento entra da una sola porta e arriva da solo alle persone giuste.
Email, telefono, i programmi che già usate o un file trascinato nella finestra: il sistema riconosce cosa è arrivato, ne estrae i dati e la scadenza, lo invia alla persona che se ne occupa e lo archivia dove avete deciso voi. Un processo sparso su cinque strumenti diventa un solo flusso.
Com'è fatto questo flusso
Cinque passaggi che avvengono senza che nessuno li guidi. Oggi ognuno di questi passaggi lo fa una persona, in un programma diverso e a memoria.
I documenti entrano dalla casella email aziendale, dal telefono tramite scansione, dai programmi che già usate o trascinandoli nella finestra. Non inserite mai due volte lo stesso dato e nessun allegato resta dimenticato nella posta di qualcuno.
Il sistema legge cosa è arrivato: tipo di documento, controparte, importo, numero e data. Su uno scontrino con il codice QR danneggiato i dati vengono ricostruiti dal testo.
Il documento riceve un nome, una categoria e un posto nella struttura aziendale. Una stessa pratica tiene insieme il contratto, le appendici, le fatture e la corrispondenza, così la ricerca va per contenuto e non per come qualcuno ha chiamato il file.
Una regola che impostate una volta sola manda il documento alla persona che se ne occupa e le ricorda la scadenza. La fattura va al commercialista, il contratto va alla firma, l'avviso di scadenza va al titolare.
Ogni accesso e ogni modifica restano nel registro degli accessi, il periodo di conservazione viene seguito per categoria di documento e i file vivono nel cloud Arhivix o nel vostro storage S3.
Il punto non è un documento in ordine, ma un sistema che funziona senza di voi.
Il flusso lo impostate una volta sola e poi va avanti da solo. Nella dashboard vedete cosa è arrivato, a che punto è e chi sta aspettando, così sapete in ogni momento come funziona davvero l'azienda.
Arhivix non sostituisce gli strumenti che già usi. Lavora al loro fianco.
Stesso flusso, carte diverse
Ogni azienda che lavora con i documenti ha lo stesso problema: la carta arriva, qualcuno la registra a memoria e tutto dipende da quella persona. Ecco cosa significa questo flusso nella pratica.
Scegliete il vostro settore
L'ERP vede il canone, non la clausola
Clausola 14.2: il conduttore può esercitare l'opzione di recesso con effetto dal 30 giugno 2027, previo preavviso scritto di nove mesi e in assenza di inadempimenti rilevanti.
Se il vostro settore non è nell'elenco, il flusso è lo stesso: ricezione, riconoscimento, smistamento, persone e scadenze, traccia.
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