Un ambiente di lavoro del settore acquisti e fatture passive, senza persone

Acquisti e fatture passive

La fattura aspetta, e la bolla di entrata è ancora in magazzino.

Arhivix riceve le fatture passive da email, scanner e telefono, le legge e propone i campi, segnala un possibile duplicato e tiene la bolla di entrata e il DDT nella stessa cartella del fornitore. L'abbinamento con l'ordine d'acquisto e la registrazione nel tuo ERP sono in sviluppo.

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Senza carta di credito.

Come scorre il processo in Arhivix.

Ogni passaggio ha un'etichetta: cosa fa Arhivix oggi, cosa è in sviluppo e cosa resta nella tua contabilità, nell'ERP o in banca.

  1. Ordine d'acquisto

    Fuori da Arhivix

    Nasce nel tuo ERP o software di contabilità. Quando arriva via email come PDF, Arhivix lo archivia insieme ai documenti del fornitore.

  2. Bolla di entrata e DDT

    Funziona oggi

    Il magazzino fotografa o scansiona il foglio, che resta nella cartella del fornitore e, nei piani a pagamento, si trova anche cercando nel contenuto.

  3. Fattura passiva

    Funziona oggi

    Arriva via email, dallo scanner o dal telefono. Arhivix legge fornitore, numero, importo e date come proposta, e tu confermi.

  4. Possibile duplicato

    Funziona oggi

    Quando arriva una fattura con lo stesso numero, fornitore e importo, Arhivix la segnala, e decidi tu cosa fare. Niente viene eliminato da solo.

  5. Controllo

    Funziona oggi

    I documenti che Arhivix non riesce ad archiviare con sicurezza aspettano la tua conferma in Smart Inbox.

  6. Abbinamento con ordine d'acquisto e bolla di entrata

    In sviluppo

    Verificare che la fattura corrisponda all'ordine d'acquisto e alla quantità ricevuta. Oggi tutti e tre i documenti stanno nella stessa cartella del fornitore, così il controllo si fa in un unico posto.

  7. Approvazione per importo e registrazione nell'ERP

    In sviluppo

    Le catene di approvazione con soglie di importo e l'invio all'ERP sono in sviluppo. Oggi è il tuo commercialista a registrare la fattura nel software di contabilità.

  8. Archivio

    Funziona oggi

    Fattura, bolla di entrata e DDT restano insieme, con la cronologia delle versioni e la registrazione di ogni apertura.

Funziona oggi
Disponibile oggi nell'app.
In sviluppo
Lo stiamo realizzando. Non fa ancora parte dell'offerta, e non lo vendiamo come pronto.
Fuori da Arhivix
Si fa nel tuo software di contabilità, nell'ERP, in banca o da un professionista. Arhivix conserva il documento per quel passaggio.

Lo stesso lavoro in settori diversi.

Un cliente manda le fatture via email, le foto su WhatsApp, e porta il resto in una busta l'ultimo giorno.

Lo smistamento lo paghi con le tue ore, non con quelle del cliente, e ogni mese si ricomincia da capo.

scansione_fattura_118.pdf Letto
  • Cliente Hansa Facilities BV
  • Cartella Hansa Facilities BV/2026-⁠07
  • Proposta fattura passiva, Acciai Nord
Posta e scansioni finiscono nella stessa cartella del cliente.
Arhivix oggi
Il cliente fotografa la carta con il telefono in una cartella condivisa con il tuo studio, e la posta alla casella email dello studio si archivia per cliente con una regola. Arhivix legge ogni documento e propone tipo e dati perché tu li confermi.

La stessa fattura arriva via email, su carta e come foto dal telefono, e viene registrata due volte.

Una doppia registrazione o un doppio pagamento, poi una correzione che costa più della registrazione stessa.

ft_2291.pdf Possibile duplicato
  • Numero fattura 2291
  • Fornitore Acciai Nord
  • Importo 1.240,00 EUR
Stesso numero, fornitore e importo della scansione. Decidi tu.
Arhivix oggi
Arhivix individua un possibile duplicato per numero di fattura, fornitore e importo, o per lo stesso file, te lo segnala e decidi tu se è lo stesso documento.

La fattura del fornitore è ferma perché nessuno trova la bolla di entrata e il certificato.

Senza prova di ricevimento la fattura non va in pagamento, così paghi il fornitore in ritardo o paghi merce che nessuno ha controllato.

bolla_entrata_0917.jpg archiviata
  • Cartella Acciai Nord S.r.l.
  • Proposta bolla di entrata 0917, 16/10/2026
  • Avvisato ufficio acquisti
La ricerca Acciai Nord ottobre restituisce bolla, certificato e fattura.
Arhivix oggi
Il magazzino fotografa la bolla di entrata e il certificato nella cartella del fornitore, e Arhivix li legge e propone numero e data. Un ping avvisa gli acquisti, che trovano entrambi i documenti e la fattura con una ricerca.

Il DDT resta in cucina, e il tuo commercialista aspetta.

La contabilità va in ritardo, il responsabile raccoglie carta da ogni locale a fine mese, e un DDT perso non giustifica più la fattura.

DDT_0388.jpg Confermato
  • Cartella Centro / DDT
  • Proposta DDT 0388, Panificio Chicco
Condiviso con il tuo commercialista con una regola
Arhivix oggi
Il capoturno fotografa il DDT nella cartella del locale, Arhivix propone numero e fornitore, e un'automazione lo condivide con il tuo commercialista. Le fatture della casella email del locale si archiviano con una regola e si condividono allo stesso modo.

Il calcestruzzo è arrivato in cantiere, il DDT è ripartito con l'autobetoniera, e la fattura del fornitore aspetta già.

La fattura si paga senza una quantità confermata, oppure aspetta finché qualcuno non trova il DDT, e nessuno può provare una consegna incompleta.

DDT_0412.pdf Fotografato
  • Fornitore Hansa Facilities BV
  • Cartella Edificio B / DDT
  • Ricevuto 14/10, 07:40
Con la fattura: Hansa DDT ottobre.
Arhivix oggi
Il capocantiere fotografa il DDT nella cartella del progetto prima che l'autobetoniera riparta. Chi controlla la fattura del fornitore trova ogni DDT di quel fornitore con una ricerca.

Si parte senza un progetto.

  1. Colleghi la casella email dell'azienda o carichi le cartelle che hai già, e Arhivix legge tutto in background.

  2. I documenti cartacei dal campo li fotografi con il telefono o li scansioni; Arhivix propone tipo e dati, e tu confermi.

  3. Confermi una volta una regola per la casella: la volta dopo un allegato simile si archivia da solo, e quelli incerti aspettano la tua conferma.

Per le piccole aziende

Senza carta di credito. Piani a pagamento da 22 EUR al mese con fatturazione annuale, prezzo per azienda.

Il piano gratuito cerca per nome del file; la ricerca nel contenuto e la ricerca AI sono nei piani a pagamento.

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Domande frequenti

Non ancora. L'abbinamento con l'ordine d'acquisto e la bolla di entrata è in sviluppo. Oggi Arhivix tiene tutti e tre i documenti di un fornitore nella stessa cartella e ne legge i campi, così il controllo si fa in un unico posto, non in cinque caselle email.

Quando numero, fornitore e importo coincidono, Arhivix la segnala come possibile duplicato, e decidi tu se è la stessa fattura. Arhivix non elimina niente da solo.

Non ancora. I collegamenti con ERP e software di contabilità sono in sviluppo, e i collegamenti su misura li realizziamo con un contratto Enterprise. Oggi è il tuo commercialista a registrare le fatture nel software di contabilità.

Carichi le cartelle esistenti o colleghi la casella email aziendale, e Arhivix indicizza tutto in background. I piani standard non richiedono un progetto di migrazione né consulenti. Con un contratto Enterprise, il tuo archivio esistente viene trasferito mantenendo la logica delle cartelle, i metadati e i termini di conservazione.

Assolutamente. Puoi annullare con un clic dalle impostazioni dell'account. I tuoi dati restano accessibili fino alla fine del periodo di fatturazione corrente. Dopo, l'account viene messo in pausa e hai 30 giorni per esportare i tuoi dati.

Non trovi la risposta? Scrivici a support@arhivix.com

Invia il primo documento. Arhivix lo organizza.

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NOTIX DOO Beograd · MB 21993310 Verifica il numero di registrazione nel registro pubblico delle imprese APR (si apre in una nuova finestra) · PIB 114240716

Dušana Matića 26, 11000 Belgrado

Dal lunedì al venerdì, dalle 09:00 alle 17:00 CET

Fattura_Hansa_118.pdf Inoltrato
  • Arrivato via email 14:32
  • Letto, dati confermati
  • Verificato sul campo e approvato
  • Inoltrato al commercialista e al tuo software

Poi: il tuo primo documento

Riprese: Pexels (Karola G, Kaboompics), licenza Pexels.