Cos'e il GDPR e perche dovreste preoccuparvene?
Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e la legge europea completa sulla protezione dei dati. Si applica a ogni azienda che tratta dati personali di residenti nell'UE -- indipendentemente da dove ha sede l'azienda.
Se avete dipendenti, clienti o fornitori -- trattate dati personali. Nomi, indirizzi, numeri di telefono, indirizzi email, dettagli salariali, codici fiscali -- tutti questi sono dati personali protetti dal GDPR.
Dove si trovano i dati personali nei vostri documenti?
I dati personali sono ovunque nella documentazione aziendale:
- Contratti di lavoro -- nome, indirizzo, codice fiscale, stipendio
- Fatture -- ragione sociale, partita IVA, indirizzo, referente
- Fascicoli del personale -- dati personali completi dei dipendenti
- Preventivi e ordini di acquisto -- dettagli di contatto dei clienti
- Corrispondenza email -- nomi, indirizzi, contenuto delle comunicazioni
- Cartelle cliniche -- dati sanitari dei dipendenti (categoria speciale)
5 obblighi GDPR principali per la gestione documentale
1. Minimizzazione dei dati
Potete raccogliere solo i dati di cui avete effettivamente bisogno. Non chiedete il codice fiscale quando vi basta un indirizzo email. Questo vale anche per i documenti -- non conservate documenti contenenti dati personali piu a lungo del necessario.
2. Limitazione della conservazione
I dati personali possono essere conservati solo per il tempo necessario al loro scopo. Quando il periodo di conservazione legale di un documento scade -- dovete eliminarlo o anonimizzarlo.
Un DMS vi aiuta a tracciare automaticamente le scadenze e a eliminare i documenti in tempo.
3. Sicurezza dei dati
Dovete implementare "misure tecniche e organizzative adeguate" per proteggere i dati. Questo significa:
- Crittografia dei documenti contenenti dati personali
- Controllo degli accessi -- solo le persone autorizzate possono accedere
- Registrazione -- chi ha avuto accesso a quali dati e quando
- Backup -- protezione contro la perdita di dati
4. Diritto di accesso e diritto alla cancellazione
Ogni individuo ha il diritto di richiedere:
- Quali dati detenete su di lui
- Una copia di tali dati
- La cancellazione di tutti i suoi dati ("diritto all'oblio")
Senza un DMS, trovare tutti i documenti contenenti dati su una persona puo richiedere giorni.
5. Registri delle attivita di trattamento
Dovete mantenere registri di tutte le attivita di trattamento dei dati personali. Questo include l'accesso ai documenti contenenti dati personali.
Sanzioni GDPR
| Violazione | Sanzione massima |
|---|---|
| Misure di protezione dei dati insufficienti | 10 milioni EUR o 2% del fatturato annuo |
| Trattamento illecito / violazione dei dati | 20 milioni EUR o 4% del fatturato annuo |
| Mancata notifica di una violazione dei dati | 10 milioni EUR o 2% del fatturato annuo |
| Mancato rispetto dei diritti degli interessati | 20 milioni EUR o 4% del fatturato annuo |
Come un DMS aiuta con la conformita GDPR
Arhivix e progettato con la protezione dei dati integrata:
- Crittografia AES-256 -- tutti i documenti crittografati a riposo e in transito
- Controllo granulare degli accessi -- definite chi puo vedere ogni documento
- Log di audit completo -- ogni accesso ai documenti viene registrato
- Periodi di conservazione automatici -- i documenti vengono segnalati per l'eliminazione alla scadenza del periodo legale
- Ricerca per persona -- trovate tutti i documenti relativi a un individuo in pochi secondi
- Residenza dati nell'UE -- dati archiviati su server AWS in Europa
Conclusione
La conformita GDPR non e facoltativa -- e un obbligo legale con sanzioni severe. I documenti sono la fonte piu comune di dati personali nelle aziende, e gestirli correttamente e la chiave per la conformita.
Con Arhivix, la protezione dei dati e integrata nel sistema -- non dovete pensarci perche tutto avviene automaticamente.
