Obbligo legale di nominare una persona responsabile
Secondo l'Articolo 9 della Legge sul materiale archivistico e sulle attivita archivistiche ("Gazzetta Ufficiale RS", n. 6/2020), ogni creatore e detentore di materiale documentale e obbligato a designare una persona responsabile per la protezione del materiale documentale e del materiale archivistico.
Questo non e facoltativo -- e un obbligo legale per tutte le aziende, gli imprenditori, le istituzioni e le organizzazioni in Serbia.
Chi puo essere la persona responsabile?
La legge non prescrive qualifiche specifiche, ma nella pratica di solito e:
- Direttore o proprietario -- piu comune nelle piccole aziende
- Dipendente amministrativo -- segretario, responsabile d'ufficio
- Avvocato aziendale -- se l'azienda ne ha uno
- Addetto all'archivio -- nelle aziende piu grandi
- Contabile -- comune nella pratica, anche se non ideale poiche ha gia molte responsabilita
E importante che si tratti di una persona dipendente dell'azienda -- non puo essere un soggetto esterno (salvo nei casi di servizi di archiviazione in outsourcing).
Quali sono i compiti della persona responsabile?
1. Tenuta del libro d'archivio
Compilazione corretta del libro d'archivio durante l'anno e presentazione all'archivio competente entro il 30 aprile.
2. Applicazione della Lista delle categorie
Corretta classificazione della documentazione secondo la Lista delle categorie del materiale documentale adottata.
3. Conservazione dei documenti
Garantire condizioni adeguate di conservazione -- locale appropriato, temperatura, protezione dall'umidita e dal fuoco.
4. Procedura di distruzione
Preparazione degli elenchi della documentazione da distruggere, presentazione delle richieste di approvazione all'archivio, conduzione della procedura di distruzione.
5. Comunicazione con l'archivio competente
Contatto con l'archivio territorialmente competente -- presentazione dei libri d'archivio, ottenimento delle approvazioni, risposta alle richieste.
6. Preparazione per le ispezioni
Mantenere tutti i documenti e i registri pronti per qualsiasi potenziale controllo dell'ispezione archivistica.
Come nominare formalmente la persona responsabile
La nomina avviene tramite una delibera o decisione interna firmata dal direttore o dalla persona autorizzata. Il documento deve contenere:
- Nome completo della persona nominata
- Posizione lavorativa/ruolo
- Data della nomina
- Descrizione dei compiti
- Base giuridica (Articolo 9 della Legge)
- Firma del direttore e timbro aziendale
Questa delibera si conserva permanentemente e viene presentata all'ispezione archivistica su richiesta.
Cosa succede se l'azienda non ha una persona responsabile nominata?
Non avere una persona responsabile nominata e una violazione della Legge. Le sanzioni sono le stesse delle altre violazioni archivistiche:
- Soggetti giuridici: 50.000 -- 2.000.000 RSD
- Persone responsabili: 5.000 -- 150.000 RSD
Consigli pratici
- Nominate qualcuno che abbia tempo -- questo e un obbligo reale con compiti concreti, non solo una formalita
- Fornite formazione -- gli archivi competenti spesso organizzano corsi gratuiti per le persone responsabili
- Utilizzate un software -- un sistema DMS riduce drasticamente il carico di lavoro della persona responsabile
- Pianificate la sostituzione -- se la persona responsabile lascia l'azienda, nominatene immediatamente una nuova
Conclusione
Nominare una persona responsabile per la protezione del materiale documentale e uno dei primi obblighi di ogni azienda ai sensi della Legge sugli archivi. Questa persona e il pilastro dell'intero sistema di gestione documentale.
Arhivix facilita notevolmente il lavoro della persona responsabile -- automatizza il libro d'archivio, traccia i periodi di conservazione, categorizza la documentazione e genera rapporti. Invece della tenuta manuale dei registri, la persona responsabile utilizza un sistema che lavora per lei. Provatelo gratuitamente.
