Ristorazione e hotel

Ogni giorno un fornitore passa in ogni locale, il DDT resta in cucina, e il 5 del mese il commercialista ti chiede ancora le fatture.

Il capoturno fotografa il DDT nella cartella del locale, Arhivix lo legge, e fatture e DDT arrivano al tuo commercialista con una regola che imposti una volta.

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Senza carta di credito.

Problemi che conosci.

Il DDT resta in cucina, e il tuo commercialista aspetta.

La contabilità va in ritardo, il responsabile raccoglie carta da ogni locale a fine mese, e un DDT perso non giustifica più la fattura.

DDT_0388.jpg Confermato

Cartella Centro / DDT
Proposta DDT 0388, Panificio Chicco

Condiviso con il tuo commercialista con una regola

Arhivix oggi: Il capoturno fotografa il DDT nella cartella del locale, Arhivix propone numero e fornitore, e un'automazione lo condivide con il tuo commercialista. Le fatture della casella email del locale si archiviano con una regola e si condividono allo stesso modo.

Le fatture di abbonamenti, attrezzature e commissioni arrivano a tre indirizzi email, e ogni locale legge solo il suo.

Una fattura che nessuno apre non arriva in tempo al tuo commercialista, e a volte la stessa fattura arriva due volte.

commissione_0915.pdf Archiviata

Arrivata a reception@azienda.it
Cartella Fatture fornitori / Commissioni

Possibile duplicato: la stessa fattura è arrivata anche a fatture@azienda.it

Arhivix oggi: Colleghi le caselle email di ogni locale (Gmail, Microsoft 365 o IMAP), e Arhivix legge ogni allegato e lo archivia con una regola; quelli incerti aspettano la tua conferma in Smart Inbox. Quando la stessa fattura arriva due volte, Arhivix la segnala come possibile duplicato, e decidi tu.

Il contratto stagionale con un tour operator sta per finire, e la data per disdirlo o cambiare i prezzi è passata mentre stava in una casella email.

La stagione va avanti con i prezzi e le condizioni dell'anno scorso.

contratto_stagione.pdf Scadenza impostata

Proposta termina il 31/03/2027
Disdetta 60 giorni

Rinnovo il 30/01/2027, con promemoria

Arhivix oggi: Quando arriva il contratto, Arhivix legge la data di fine e il termine di disdetta e imposta da solo due scadenze: la fine del contratto e l'ultimo giorno per la disdetta, che puoi modificare o ignorare, e il promemoria lo aggiungi tu. Carica il nuovo listino sopra quello vecchio, e il precedente resta nella cronologia delle versioni.

La visita medica di un lavoratore stagionale scade a metà stagione, e la data sta in una cartella che nessuno apre.

Un lavoratore senza visita valida non può manipolare alimenti, così al turno manca una persona proprio quando serve di più.

visita_medica_0003.pdf Scadenza impostata

Proposta valida fino al 20/07/2027
Accesso solo il responsabile del locale

Scadenze: promemoria 30 giorni prima della scadenza

Arhivix oggi: Il certificato di ogni lavoratore si fotografa nella cartella del locale, e Arhivix lo legge e propone la data di validità. Inserisci una volta la prossima visita in Scadenze, e un promemoria arriva prima della scadenza.

Estintori e idranti hanno ognuno le proprie date di controllo, e il verbale resta alla ditta di manutenzione.

Quando servono, i documenti vanno mostrati, non preparati, e quello che sta alla ditta di manutenzione quel giorno non esiste.

verbale_antincendio_0412.pdf Archiviato

Cartella Centro / Antincendio
Prossimo controllo 12/04/2027, in Scadenze

Regola: le email della ditta di manutenzione arrivano qui

Arhivix oggi: Un verbale che la ditta invia via email si archivia con una regola nella cartella del locale, e uno cartaceo si fotografa. Inserisci in Scadenze i prossimi controlli e la formazione dei nuovi dipendenti con un promemoria, così il fascicolo antincendio del locale è in un solo posto.

Un documento attraverso la tua azienda.

Uno spaccato di un'azienda del tuo settore: come arriva un documento, cosa legge Arhivix, chi conferma e dove resta.

Il capoturno lo fotografa con il telefono DDT_0388.jpg
Arhivix lo legge proposta: DDT 0388, Panificio Chicco
Ufficio del responsabile il responsabile conferma, il commercialista lo riceve secondo una regola
Archivio ogni versione conservata, ogni accesso registrato

Arrivato

Il capoturno lo fotografa con il telefono DDT_0388.jpg
Letto

Arhivix lo legge proposta: DDT 0388, Panificio Chicco
La persona giusta conferma

Ufficio del responsabile il responsabile conferma, il commercialista lo riceve secondo una regola
Conservato

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I documenti e le regole del tuo settore.

Documenti in arrivo

DDT DDT_panificio_0388.jpg
Fatture fornitori fattura_caseificio_2214.pdf
Scontrini scontrino_0571.jpg
Visite e certificati visita_medica_personale_0003.pdf
Contratti contratto_fornitore_0012.pdf

Regole che lavorano da sole

Quando un DDT arriva nella cartella del locale Allora avvisa il responsabile
Quando una fattura viene archiviata Allora condividila con il tuo commercialista
Quando inserisci la data di una visita medica Allora un promemoria prima della scadenza

Le regole notificano, condividono e ricordano; ogni dato letto è una proposta che una persona conferma.

Vale per ogni documento

Ogni modifica è una nuova versione, e quella precedente torna con un clic.
Un link di condivisione ha una scadenza e una password, e il registro mostra chi lo ha aperto.
Dai l'accesso per cartella e per documento; ogni apertura, download e condivisione resta registrata.

Si parte senza un progetto.

Colleghi la casella email dell'azienda o carichi le cartelle che hai già, e Arhivix legge tutto in background.
I documenti cartacei dal campo li fotografi con il telefono o li scansioni; Arhivix propone tipo e dati, e tu confermi.
Confermi una volta una regola per la casella: la volta dopo un allegato simile si archivia da solo, e quelli incerti aspettano la tua conferma.

Per le piccole aziende

Senza carta di credito. Piani a pagamento da 22 EUR al mese con fatturazione annuale, prezzo per azienda.

Il piano gratuito cerca per nome del file; la ricerca nel contenuto e la ricerca AI sono nei piani a pagamento.

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Storage: Il nostro cloud nell'UE o il tuo S3 (Enterprise).
Crittografia: AES-256 a riposo, TLS 1.3 in transito.
Accesso: Solo chi autorizzi tu, con 2FA. Ogni visualizzazione è registrata.

Prezzi pubblici, per azienda

Il piano Arhivix Lite è gratuito e non richiede la carta di credito. I piani a pagamento partono da 22 EUR al mese con fatturazione annuale, e già il più piccolo include 5 account utente, senza sovrapprezzo per utente. Per più di 20 account prepariamo un preventivo su misura.

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Domande frequenti

Ogni locale ha la sua cartella o il suo spazio di lavoro, e l'accesso lo dai per locale: il capoturno vede il suo locale, il responsabile li vede tutti. Il tuo commercialista riceve quello che le regole condividono, da ogni locale. Il numero di spazi di lavoro e di caselle email cresce con il piano: Lite ne ha uno di ciascuno, Basic due spazi e fino a tre caselle.

No. Il capoturno fotografa il DDT con l'app mobile, che trova i bordi della pagina, la raddrizza e unisce più pagine in un solo documento. Uno scanner o un caricamento dal computer funziona allo stesso modo, se è più comodo.

Sì, come scadenza con promemoria. Il certificato si fotografa nella cartella del locale, Arhivix propone la data di validità, e inserisci una volta la prossima visita in Scadenze, così il promemoria arriva prima della scadenza. Dai l'accesso alla cartella dei certificati solo al responsabile. Arhivix non è un registro delle visite: il certificato è un documento con una scadenza e un promemoria.

Carichi le cartelle esistenti o colleghi la casella email aziendale, e Arhivix indicizza tutto in background. I piani standard non richiedono un progetto di migrazione né consulenti. Con un contratto Enterprise, il tuo archivio esistente viene trasferito mantenendo la logica delle cartelle, i metadati e i termini di conservazione.

Assolutamente. Puoi annullare con un clic dalle impostazioni dell'account. I tuoi dati restano accessibili fino alla fine del periodo di fatturazione corrente. Dopo, l'account viene messo in pausa e hai 30 giorni per esportare i tuoi dati.

Non trovi la risposta? Scrivici a support@arhivix.com

Invia il primo documento. Arhivix lo organizza.

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NOTIX DOO Beograd · MB 21993310 Verifica il numero di registrazione nel registro pubblico delle imprese APR (si apre in una nuova finestra) · PIB 114240716

Dušana Matića 26, 11000 Belgrado

Dal lunedì al venerdì, dalle 09:00 alle 17:00 CET

Fattura_Hansa_118.pdf Inoltrato

Arrivato via email 14:32
Letto, dati confermati
Verificato sul campo e approvato
Inoltrato al commercialista e al tuo software

Poi: il tuo primo documento

Riprese: Pexels (Sururi Ballıdağ), licenza Pexels.