L'archiviazione elettronica dei documenti sta diventando sempre piu importante per le aziende, soprattutto a causa dei nuovi obblighi di legge come la presentazione del libro degli archivi nel 2025. Poiche l'archiviazione elettronica diventa obbligatoria, e essenziale comprendere la differenza tra documenti elettronici e digitalizzati.
Cos'e un documento elettronico?
Un documento elettronico e un record creato direttamente in formato digitale e puo essere:
- Una fattura elettronica
- Un contratto firmato digitalmente
- Un documento generato in un software di archiviazione elettronica
Secondo la Legge sui documenti elettronici, l'identificazione elettronica e i servizi fiduciari nel commercio elettronico, un documento elettronico e definito come "un insieme di dati composto da lettere, numeri, simboli, materiali grafici, audio e video, in forma elettronica".
Vantaggi dell'archiviazione elettronica dei documenti:
- Riduzione dei costi di carta e stampa
- Ricerca e condivisione rapide
- Maggiore sicurezza giuridica con firme digitali e crittografia
Cos'e un documento digitalizzato?
Un documento digitalizzato e un documento cartaceo convertito in formato digitale. Questi sono, ad esempio, fatture scansionate o copie digitali di contratti.
L'importanza della digitalizzazione per l'archiviazione obbligatoria dei documenti:
La digitalizzazione consente una migliore organizzazione dei materiali d'archivio e facilita l'adempimento degli obblighi di legge, come la presentazione del libro degli archivi.
Differenze chiave tra documenti elettronici e digitalizzati
| Caratteristica | Documento elettronico | Documento digitalizzato |
|---|---|---|
| Origine | Creato digitalmente | Convertito dalla carta |
| Utilizzo | Ideale per nuovi processi aziendali | Archiviazione di vecchi registri |
| Validita giuridica | Maggiore forza legale con firma digitale | Dipende dalla procedura di digitalizzazione |
Come scegliere la giusta strategia per l'archiviazione elettronica?
La vostra strategia dovrebbe combinare entrambi gli approcci. L'archiviazione elettronica e ideale per i nuovi documenti, mentre la digitalizzazione aiuta a organizzare gli archivi esistenti e facilita la presentazione del libro degli archivi nel 2025.
Comprendere le differenze tra documenti elettronici e digitalizzati e fondamentale per una gestione archivistica di successo. Anche se puo sembrare complesso, con Arhivix potete implementare facilmente soluzioni di archiviazione elettronica e allineare la vostra attivita ai requisiti di legge.
