Chiudere un'azienda non equivale a chiudere l'archivio
Molti imprenditori credono che chiudere un'azienda ponga fine all'obbligo di conservare i documenti. Non e cosi. Le leggi archivistiche richiedono che la documentazione sia preservata anche dopo la cessazione dell'attivita di un soggetto giuridico.
Obblighi legali alla chiusura
- Organizzazione della documentazione -- tutti i documenti devono essere ordinati per anno e categoria
- Aggiornamento del libro d'archivio -- inventario completo di tutta la documentazione
- Separazione dei documenti permanenti -- i documenti di valore duraturo vengono separati
- Consegna all'archivio di Stato -- i documenti permanenti vengono trasferiti all'archivio competente
- Distruzione del materiale non permanente -- solo con approvazione dell'archivio
Periodi di conservazione applicabili dopo la chiusura
| Tipo di documento | Periodo di conservazione |
|---|---|
| Bilanci | Permanente |
| Documentazione fiscale | 10 anni |
| Registri delle buste paga | Permanente |
| Contratti di lavoro | Permanente |
| Contratti commerciali | 10 anni dalla scadenza |
| Fatture | 10 anni |
Come il DMS facilita la chiusura
- Consegna organizzata: tutti i documenti gia categorizzati con metadati
- Libro d'archivio automatico: generate il libro d'archivio completo per la consegna
- Esportazione in formati standard: PDF/A per la conservazione a lungo termine
- Traccia di controllo: prova dell'integrita dei documenti durante tutto il periodo di conservazione
Conclusione
Arhivix vi aiuta a chiudere la vostra azienda in conformita con la legge. Libro d'archivio automatico, documentazione organizzata e esportazione per la consegna all'archivio di Stato. Non aspettate l'ultimo momento -- organizzate i vostri documenti adesso.
