Porque Eliminar o Papel?
O escritorio medio utiliza 10.000 folhas de papel por funcionario por ano. Para uma empresa de 20 pessoas, sao 200.000 folhas -- ou cerca de 24 arvores. Mas o problema nao e apenas ambiental.
Documentos em papel:
- Ocupam espaco fisico que custa dinheiro (renda, estantes, armazem)
- Nao sao pesquisaveis -- tem de os encontrar manualmente
- Podem ser danificados (agua, fogo, humidade)
- Sao dificeis de partilhar com equipas remotas
- Atrasam processos -- imprimir, assinar, enviar, arquivar
Passo 1: Auditar os Seus Documentos Existentes
Antes de comecar a digitalizar, precisa de saber o que tem. Crie um inventario:
- Que tipos de documentos existem (contratos, faturas, relatorios...)?
- Quantos existem no total?
- Quais sao os periodos de retencao legais?
- Quais estao ativos e quais sao para arquivo?
Isto ajuda-o a priorizar -- comece pelos documentos utilizados com mais frequencia.
Passo 2: Escolher o DMS Certo
Um Sistema de Gestao Documental e o coracao de um escritorio sem papel. Ao escolher, preste atencao a:
- Capacidades de OCR -- consegue reconhecer texto em documentos digitalizados?
- Pesquisa -- suporta pesquisa de texto integral?
- Seguranca -- encriptacao, controlo de acesso, copia de seguranca?
- Escalabilidade -- cresce com a sua empresa?
- Integracoes -- funciona com as suas ferramentas existentes?
Passo 3: Digitalizar a Documentacao Existente
A digitalizacao e a parte mais trabalhosa do processo, mas uma vez feita -- esta feita para sempre. Dicas:
- Utilize um scanner com alimentador automatico de documentos (ADF) para digitalizacao em massa
- Digitalize em formato PDF/A -- o padrao para preservacao a longo prazo
- Utilize OCR para tornar os documentos pesquisaveis
- Nomeie os ficheiros de forma consistente (data_tipo_descricao)
- Organize numa estrutura de pastas clara
Para grandes volumes, considere servicos profissionais de digitalizacao.
Passo 4: Estabelecer Fluxos de Trabalho Digitais
Um escritorio sem papel nao e apenas sobre digitalizar documentos antigos -- e sobre mudar a forma como trabalha:
- Assinaturas eletronicas em vez de imprimir-assinar-digitalizar
- Formularios digitais em vez de formularios em papel
- E-mail/DMS para aprovacoes em vez de assinatura fisica
- Faturas eletronicas atraves de sistemas de faturacao eletronica
- Armazenamento na nuvem em vez de arquivos fisicos
Passo 5: Formar a Sua Equipa
A tecnologia e inutil se as pessoas nao a utilizarem. A formacao deve ser:
- Curta e pratica -- focada nas tarefas diarias
- Repetida -- nao apenas uma vez no inicio
- Apoiada pela direcao -- se o chefe ainda imprime, ninguem mudara
Poupancas com a Eliminacao do Papel
| Categoria | Poupanca Anual (empresa de 20 pessoas) |
|---|---|
| Papel e toner | ~2.000EUR |
| Espaco de armazenamento fisico | ~3.000EUR |
| Tempo gasto a procurar documentos | ~500+ horas |
| Envio/entrega de documentos | ~1.000EUR |
Conclusao
Eliminar o papel e um processo, nao um evento unico. Mas cada passo traz poupancas mensuraveis em tempo, dinheiro e espaco.
Comece com o Arhivix -- configure um sistema de gestao documental digital em menos de um dia e comece a poupar desde o primeiro minuto.
