Certificados, licenças e inspeções

Só uma pessoa sabe quando é a próxima inspeção.

Certificados, certificações de fornecedores, licenças e relatórios de inspeção ficam na pasta da máquina, da viatura ou do fornecedor. O Arhivix propõe a data até à qual o documento é válido, e você introduz uma vez o próximo prazo e o lembrete avisa-⁠⁠o.

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Como o processo passa pelo Arhivix.

Cada passo está assinalado: o que o Arhivix faz hoje, o que está em desenvolvimento e o que fica na sua contabilidade, no ERP ou no banco.

Dossier
Funciona hoje

Uma pasta para cada máquina, viatura, local ou fornecedor, com permissões por pessoa.
O documento chega
Funciona hoje

Um certificado chega por e-mail e é arquivado por regra, ou é fotografado no local.
Válido até
Funciona hoje

Para certificados e atestados, o Arhivix propõe a data até à qual são válidos, e você confirma.
Prazo e lembrete
Funciona hoje

Introduz uma vez a próxima inspeção em Prazos, e o lembrete avisa-⁠o antes de expirar.
Histórico
Funciona hoje

Todos os relatórios anteriores ficam na mesma pasta, por isso o histórico de inspeções está num só sítio.
Registo de equipamentos
Fora do Arhivix

O Arhivix não é um registo de equipamentos nem um programa de segurança e saúde no trabalho. Esse registo é mantido pelo seu especialista.

Funciona hoje: Disponível hoje na aplicação.
Fora do Arhivix: Faz-⁠se no seu software de contabilidade, no ERP, no banco ou por um especialista. O Arhivix guarda o documento para esse passo.

O mesmo trabalho em setores diferentes.

O relatório de inspeção do empilhador expira este mês, e só uma pessoa e a sua folha de cálculo sabem a data.

Um equipamento sem relatório válido não pode ser usado, por isso descobrir à última hora significa paragem, e os relatórios expiram em silêncio, cada um numa data diferente.

relatorio_empilhador.pdf prazo definido

Pasta Empilhador FL-⁠02
Válido até 30/10/2026

O lembrete chegou um mês antes de expirar, a 30/09/2026.

Arhivix hoje: O relatório chega por e-⁠mail da entidade inspetora e é arquivado pela sua regra, ou é fotografado para a pasta dessa máquina, e o Arhivix lê-⁠⁠o e propõe os dados. Introduz uma vez a data da próxima inspeção em Prazos, com um lembrete com os dias de antecedência que quiser.

O lote não está conforme, e a reclamação exige o certificado, a guia de receção e a fotografia da chegada, tudo da mesma entrega.

Sem provas completas a reclamação atrasa ou falha, e o custo da matéria-⁠prima defeituosa fica do seu lado.

certificado_0917_S235.pdf link enviado

Fornecedor Marendo Trade Lda
Lote 41872
Entrega 0917: guia de receção, 3 fotos

Registo: link aberto a 23/10/2026 às 10:42.

Arhivix hoje: Tudo de uma entrega está na pasta do fornecedor, e uma pesquisa por fornecedor, número de lote ou data devolve juntos o certificado, a guia de receção e as fotos, porque lê também o texto de um certificado digitalizado. Envia ao fornecedor um link com validade, e o registo mostra quando foi aberto.

O exame de saúde de um trabalhador sazonal caduca a meio da época, e a data está numa pasta que ninguém abre.

Um trabalhador sem exame válido não pode manusear alimentos, por isso falta uma pessoa no turno precisamente quando mais é preciso.

exame_saude_0003.pdf Prazo definido

Proposta válido até 20/07/2027
Acesso só o gerente do estabelecimento

Prazos: lembrete 30 dias antes de caducar

Arhivix hoje: O certificado de cada trabalhador é fotografado para a pasta do estabelecimento, e o Arhivix lê-⁠⁠o e propõe a data até à qual é válido. Introduz uma vez o próximo exame em Prazos, e um lembrete chega antes de caducar.

Os extintores e as bocas de incêndio têm cada um as suas datas de inspeção, e o relatório fica com a empresa de manutenção.

Quando são precisos, os documentos têm de ser mostrados, não preparados, e o que está com a empresa de manutenção não existe nesse dia.

relatorio_incendio_0412.pdf Arquivado

Pasta Centro / Segurança contra incêndios
Próxima inspeção 12/04/2027, em Prazos

Regra: os e-⁠mails da empresa de manutenção chegam aqui

Arhivix hoje: Um relatório que a empresa de manutenção envia por e-⁠mail é arquivado por uma regra na pasta do estabelecimento, e um em papel é fotografado. Introduz em Prazos as próximas inspeções e a formação do pessoal novo com um lembrete, e o dossier de segurança contra incêndios do estabelecimento fica num só lugar.

A licença, a inspeção e a apólice de cada camião expiram em datas diferentes, e só o responsável de tráfego se lembra de todas.

Uma viatura com um documento caducado não pode ir para a estrada, por isso a viagem espera ou segue com outro camião.

inspecao_2026.pdf Prazo definido

Inspeção expira a 12/11/2026
Apólice de seguro expira a 03/02/2027
Leasing 30/06/2027, do contrato

Lembrete 14 dias antes de expirar.

Arhivix hoje: Os documentos de cada viatura estão na pasta da sua matrícula, e introduz uma vez uma data de validade em Prazos para que chegue um lembrete antes. Nos contratos de leasing e aluguer, o Arhivix lê sozinho a data de fim e define um prazo, que pode alterar, e é você que adiciona o lembrete.

Começa sem um projeto.

Ligue a caixa de correio da empresa ou carregue as pastas que já tem, e o Arhivix lê tudo em segundo plano.
O papel do terreno é fotografado com o telemóvel ou digitalizado; o Arhivix propõe o tipo e os dados, e você confirma.
Confirme uma vez a regra da caixa de correio: da próxima vez, um anexo assim arquiva-⁠⁠se sozinho, e os casos incertos esperam pela sua confirmação.

Para pequenas empresas

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Perguntas frequentes

Para certificados e atestados, propõe a data até à qual são válidos. Para relatórios de inspeção, introduz uma vez o próximo prazo, e o lembrete avisa-⁠o.

Não. Guarda os documentos e os prazos dos equipamentos, e o registo de equipamentos é mantido pelo seu especialista ou por um programa específico.

Só as pessoas a quem dá acesso à pasta, e cada abertura fica registada.

Carrega as pastas que já tem ou liga a caixa de e-mail da empresa, e o Arhivix indexa tudo em segundo plano. Os planos padrão não exigem um projeto de migração nem consultores. Com um contrato Enterprise, o seu arquivo existente é transferido mantendo a lógica das pastas, os metadados e os prazos de conservação.

Absolutamente. Pode cancelar com um clique a partir das definições da conta. Os seus dados permanecem acessíveis até ao fim do período de faturação atual. Depois, a conta é pausada e tem 30 dias para exportar os seus dados.

Não encontra a sua resposta? Escreva-nos para support@arhivix.com

Envie o seu primeiro documento. O Arhivix organiza-⁠o.

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NOTIX DOO Beograd · MB 21993310 Confirme o número de registo na base pública de empresas da APR (abre numa nova janela) · PIB 114240716

Dušana Matića 26, 11000 Belgrado

De segunda a sexta, das 09:00 às 17:00 CET

Fatura_Hansa_118.pdf Encaminhado

Recebido por e-mail 14:32
Lido, dados confirmados
Verificado no terreno e aprovado
Encaminhado ao contabilista e ao seu software

A seguir: o seu primeiro documento

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