Porque Digitalizar Arquivos em Papel?
A maioria das empresas na Serbia ainda possui quantidades significativas de documentacao em papel -- em dossies, pastas, caixas e ate em caves e garagens. Esta documentacao ocupa espaco, e dificil de pesquisar e esta suscetivel a danos.
A digitalizacao de arquivos em papel traz:
- Pesquisa instantanea -- encontre qualquer documento em segundos em vez de minutos ou horas
- Poupanca de espaco -- liberte o espaco fisico ocupado por arquivos antigos
- Protecao contra perdas -- o papel arde, inunda, deteriora-se. As copias digitais perduram
- Acesso mais facil -- varios colaboradores podem aceder ao mesmo documento simultaneamente
- Conformidade legal -- cada vez mais regulamentos exigem armazenamento eletronico
Passo 1: Avaliacao e Priorizacao
Nao tente digitalizar tudo de uma vez. Comece com:
- Documentacao ativa -- documentos ainda utilizados nas operacoes diarias
- Documentacao de longa retencao -- RH, constituicao, demonstracoes financeiras
- Documentacao do ano corrente -- para estabelecer o sistema a partir de agora
Documentacao antiga proxima da expiracao da retencao pode nao valer a pena digitalizar -- conserve-a apenas ate o periodo expirar.
Passo 2: Preparacao da Documentacao para Digitalizacao
Antes de digitalizar:
- Remova agrafos e clips
- Alise paginas dobradas
- Organize a ordem -- cronologicamente ou por categorias
- Identifique as pastas -- para saber o que esta a digitalizar
Passo 3: Digitalizacao
Para uma digitalizacao de qualidade:
- Resolucao: minimo 300 DPI para documentos de texto, 600 DPI para documentos com detalhes finos
- Formato: PDF/A para armazenamento de longo prazo (norma ISO para PDFs de arquivo)
- Cor: preto e branco para documentos de texto, cor para documentos com carimbos/assinaturas
- Scanner ADF: um alimentador automatico de documentos acelera dramaticamente o processo
Passo 4: Processamento OCR
O OCR (Reconhecimento Otico de Caracteres) e um passo crucial. Sem OCR, um documento digitalizado e apenas uma imagem -- nao e possivel pesquisar texto dentro dele.
Com OCR, cada documento digitalizado torna-se pesquisavel por conteudo. Pode pesquisar uma palavra especifica, data, numero de fatura ou qualquer texto.
O Arhivix possui OCR integrado com inteligencia artificial que reconhece automaticamente texto em documentos digitalizados -- incluindo alfabetos cirilico e latino.
Passo 5: Nomeacao e Classificacao
Cada documento digitalizado deve ter:
- Nome de ficheiro claro:
2025-06-15_fatura_recebida_fornecedor-XYZ.pdf - Marca de classificacao de acordo com a sua Lista de Categorias
- Metadados: data, tipo, autor, periodo de retencao
Passo 6: Armazenamento e Copia de Seguranca
A documentacao digitalizada deve ser armazenada de forma segura:
- Armazenamento centralizado -- um sistema DMS, nao ficheiros dispersos por computadores
- Copia de seguranca em 2+ localizacoes -- copia local + nuvem ou copia externa
- Controlo de acesso -- quem pode ver, modificar, eliminar
- Rasto de auditoria -- registo de cada acesso ao documento
Validade Legal de Documentos Digitalizados
De acordo com a Lei sobre Documentos Eletronicos ("Jornal Oficial da RS", n.o 94/2017), um documento digitalizado pode ter a mesma forca legal que o original se:
- A digitalizacao foi realizada de acordo com as normas prescritas
- A integridade esta assegurada (o documento nao foi alterado apos a digitalizacao)
- Existe uma assinatura eletronica qualificada ou carimbo temporal
No entanto, para a maioria dos documentos comerciais, recomenda-se manter o original em papel juntamente com a copia digital ate que a regulamentacao evolua mais.
E Quanto aos Originais em Papel Apos a Digitalizacao?
A digitalizacao nao o exime da obrigacao de conservar o original em papel ate o periodo de retencao legal expirar, exceto em casos especificos previstos na lei. Os originais em papel sao conservados em paralelo com as copias digitais.
Conclusao
Digitalizar arquivos em papel e um investimento que se paga muitas vezes -- atraves de poupanca de tempo, poupanca de espaco e conformidade legal mais facil. A chave e uma abordagem sistematica: priorize, digitalize com qualidade, processe com OCR e organize num DMS.
O Arhivix permite-lhe carregar documentos digitalizados, processa-los automaticamente com OCR, categoriza-los pela Lista de Categorias e pesquisar por conteudo com IA. Comece hoje -- gratuitamente.
