Um local de trabalho do setor guias de remessa junto das faturas, sem pessoas

Guias de remessa junto das faturas

O cliente paga com atraso, e ninguém encontra a prova de entrega.

A guia de remessa, o CMR e a guia de receção do cliente ficam junto da fatura na pasta do cliente, lidos e pesquisáveis. A cobrança continua na sua contabilidade, com a prova de entrega num só sítio.

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Sem cartão.

Como o processo passa pelo Arhivix.

Cada passo está assinalado: o que o Arhivix faz hoje, o que está em desenvolvimento e o que fica na sua contabilidade, no ERP ou no banco.

  1. Encomenda do cliente

    Funciona hoje

    Chega por e-mail, e o Arhivix arquiva-⁠a na pasta do cliente, junto da entrega e da fatura.

  2. Guia de remessa e CMR

    Funciona hoje

    O motorista fotografa o papel assinado com o telemóvel, e o documento fica junto do cliente e da viagem, lido como proposta.

  3. Confirmação de receção

    Funciona hoje

    A guia de receção do cliente ou a cópia assinada volta por e-mail ou como foto e fica junto da guia de remessa.

  4. Fatura emitida

    Fora do Arhivix

    É emitida no seu software de faturação. O Arhivix arquiva o PDF junto da entrega do mesmo cliente.

  5. Prova para a cobrança

    Funciona hoje

    Quando um cliente contesta uma entrega, uma pesquisa por cliente e mês devolve juntas a guia de remessa, a guia de receção e a fatura. A pesquisa no conteúdo está nos planos pagos.

  6. Cobrança e avisos de pagamento

    Fora do Arhivix

    Acompanham-⁠se na sua contabilidade ou no banco. O Arhivix não envia avisos de pagamento nem concilia pagamentos.

Funciona hoje
Disponível hoje na aplicação.
Fora do Arhivix
Faz-⁠se no seu software de contabilidade, no ERP, no banco ou por um especialista. O Arhivix guarda o documento para esse passo.

O mesmo trabalho em setores diferentes.

Um cliente está em atraso, e a guia de remessa assinada está numa gaveta.

Sem a guia assinada, a entrega é difícil de provar, e o dinheiro de mercadoria que o cliente recebeu há muito continua à espera.

guia_remessa_4471.jpg Confirmada
  • Cliente Velmora Retail Lda
  • Entregue 17/08/2026
  • Vencimento da fatura 16/10/2026, vencida
Pesquisa: Velmora Retail agosto
Arhivix hoje
O Arhivix lê a guia fotografada no cais e propõe o número, o cliente e a data de entrega, e você confirma. Uma pesquisa por cliente e mês devolve-⁠⁠a junto com a fatura.

A fatura espera por um CMR que ainda está na cabina do camião.

O pagamento da viagem espera até o papel chegar ao escritório, enquanto o gasóleo, as portagens e o motorista já estão pagos.

CMR_0312.jpg Avisado
  • Pasta Viagens / 0312
  • Proposta CMR, de Roterdão a Munique
  • Descarga 14/10/2026, Munique
Faturação avisada: a fatura pode sair.
Arhivix hoje
O motorista fotografa o CMR com o telemóvel na descarga: a aplicação deteta as margens do papel, endireita a página e guarda a imagem na pasta da viagem. O Arhivix lê-⁠⁠o e propõe o tipo e os dados, e uma automatização dessa pasta avisa a faturação.

Enviou cem unidades, o cliente diz que chegaram noventa e oito, e a reclamação chega um mês depois sem um único papel.

Uma disputa sobre a quantidade acaba numa nota de crédito que não estava prevista, e o comercial passa dias a reconstruir a entrega.

reclamacao_4518.pdf Arquivada sozinha
  • Pasta Clientes / Velmora Retail
  • Já lá estão Guia assinada, fotos
Regra: remetente Velmora Retail Lda
Arhivix hoje
No cais, fotografa com o telemóvel a mercadoria e o auto de entrega para a pasta do cliente, junto da guia assinada. Uma reclamação que chega por e-⁠mail pode ser arquivada lá por uma regra.

Um cliente pede uma cópia da guia de março, e o único que sabe onde está, o fiel de armazém, está de férias.

O comercial perde horas à procura, e enquanto o cliente espera por uma resposta, o seu pagamento também espera.

guia_remessa_3117.jpg Partilhada
  • Interpretado como Velmora Retail · março
  • Link para o cliente 7 dias, palavra-⁠passe
Registo: link de partilha aberto às 11:02
Arhivix hoje
Descreve o que procura, e nos planos pagos a pesquisa percebe o tipo de documento, o parceiro e a data e lê também o texto do papel digitalizado. A cópia segue como link com validade e palavra-⁠passe.

Começa sem um projeto.

  1. Ligue a caixa de correio da empresa ou carregue as pastas que já tem, e o Arhivix lê tudo em segundo plano.

  2. O papel do terreno é fotografado com o telemóvel ou digitalizado; o Arhivix propõe o tipo e os dados, e você confirma.

  3. Confirme uma vez a regra da caixa de correio: da próxima vez, um anexo assim arquiva-⁠⁠se sozinho, e os casos incertos esperam pela sua confirmação.

Para pequenas empresas

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O plano gratuito pesquisa pelo nome do ficheiro; a pesquisa no conteúdo e a pesquisa com IA estão nos planos pagos.

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Perguntas frequentes

Não. Os documentos do mesmo cliente ficam na mesma pasta, e a pesquisa devolve-⁠os juntos. Não prometemos associação automática.

Sim. O motorista fotografa o papel assinado com o telemóvel, e o Arhivix lê-⁠o como proposta e guarda-⁠o junto do cliente e da viagem.

Não. A cobrança e os avisos de pagamento fazem-⁠se no seu software de contabilidade ou no banco. O Arhivix guarda a prova de entrega num só sítio, para quando for precisa.

Carrega as pastas que já tem ou liga a caixa de e-mail da empresa, e o Arhivix indexa tudo em segundo plano. Os planos padrão não exigem um projeto de migração nem consultores. Com um contrato Enterprise, o seu arquivo existente é transferido mantendo a lógica das pastas, os metadados e os prazos de conservação.

Absolutamente. Pode cancelar com um clique a partir das definições da conta. Os seus dados permanecem acessíveis até ao fim do período de faturação atual. Depois, a conta é pausada e tem 30 dias para exportar os seus dados.

Não encontra a sua resposta? Escreva-nos para support@arhivix.com

Envie o seu primeiro documento. O Arhivix organiza-⁠o.

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NOTIX DOO Beograd · MB 21993310 Confirme o número de registo na base pública de empresas da APR (abre numa nova janela) · PIB 114240716

Dušana Matića 26, 11000 Belgrado

De segunda a sexta, das 09:00 às 17:00 CET

Fatura_Hansa_118.pdf Encaminhado
  • Recebido por e-mail 14:32
  • Lido, dados confirmados
  • Verificado no terreno e aprovado
  • Encaminhado ao contabilista e ao seu software

A seguir: o seu primeiro documento

Vídeo: Pexels (Tima Miroshnichenko), licença Pexels.