Um documento entra por uma porta e chega sozinho às pessoas certas.
E-mail, telemóvel, os programas que já utiliza ou um ficheiro arrastado para a janela: o sistema reconhece o que chegou, extrai os dados e o prazo, encaminha para a pessoa que trata do assunto e arquiva no sítio que definiu. Um processo repartido por cinco ferramentas passa a ser um só fluxo.
Como é esse fluxo
Cinco passos que acontecem sem ninguém os conduzir. Hoje cada um deles é feito por uma pessoa, noutro programa e de memória.
Os documentos entram a partir do e-mail da empresa, do telemóvel através da digitalização, dos programas que já utiliza ou arrastados para a janela. Nunca introduz os mesmos dados duas vezes e nenhum anexo fica esquecido na caixa de entrada de alguém.
O sistema lê o que chegou: tipo de documento, parceiro, valor, número e data. Num talão com o código QR danificado, os dados são reconstruídos a partir do texto.
O documento recebe um nome, uma categoria e um lugar na estrutura da empresa. O mesmo processo mantém juntos o contrato, as adendas, as faturas e a correspondência, por isso a pesquisa vai pelo conteúdo e não pelo nome que alguém deu ao ficheiro.
Uma regra que define uma única vez envia o documento à pessoa que trata do assunto e lembra-lhe o prazo. A fatura vai para o contabilista, o contrato vai a assinatura, o aviso de fim de validade vai para o proprietário.
Cada acesso e cada alteração ficam no registo de auditoria, o prazo de conservação é acompanhado por categoria de documento, e os ficheiros vivem na cloud Arhivix ou no seu próprio armazenamento S3.
O essencial não é um documento arrumado, é um sistema que funciona sem si.
Basta definir o fluxo uma vez e ele continua sozinho. No painel de controlo vê o que entrou, onde está e quem espera, por isso sabe a todo o momento como a empresa funciona na realidade.
O Arhivix não substitui as ferramentas que já utiliza. Funciona lado a lado com elas.
O mesmo fluxo, outra papelada
Todas as empresas que trabalham com documentos têm o mesmo problema: o papel chega, alguém regista-o de memória e tudo depende dessa pessoa. Eis o que o fluxo significa na prática.
Escolha o seu setor
O ERP vê a renda, não a cláusula
Cláusula 14.2: o arrendatário pode exercer uma opção de saída com efeitos a 30 de junho de 2027, sujeita a pré-aviso escrito de nove meses e à ausência de incumprimento relevante.
Se o seu setor não está na lista, o fluxo é o mesmo: entrada, reconhecimento, classificação, pessoas e prazos, rasto.
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