Um local de trabalho do setor despesas e talões, sem pessoas

Despesas e talões

Os talões do terreno só chegam ao escritório no fim do mês.

Fotografe o talão com o telemóvel. O Arhivix propõe o vendedor, o valor e a data, e o talão vai para a pasta que escolher, onde o contabilista o encontra.

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Sem cartão.

Como o processo passa pelo Arhivix.

Cada passo está assinalado: o que o Arhivix faz hoje, o que está em desenvolvimento e o que fica na sua contabilidade, no ERP ou no banco.

  1. Talão no terreno

    Funciona hoje

    Uma foto com o telemóvel, com a página endireitada, para a pasta que escolher.

  2. Campos propostos

    Funciona hoje

    O Arhivix lê o vendedor, o valor e a data como proposta, e você confirma.

  3. Pasta e tipo de despesa

    Funciona hoje

    O talão fica na pasta da viatura, da viagem ou do projeto, pesquisável por vendedor e data.

  4. Contabilista

    Funciona hoje

    Dê ao contabilista acesso à pasta ou envie um link, para que ninguém fique à espera de um envelope.

  5. Lançamento na contabilidade

    Em desenvolvimento

    É o seu contabilista que lança os talões no software de contabilidade. As ligações ao software de contabilidade estão em desenvolvimento.

Funciona hoje
Disponível hoje na aplicação.
Em desenvolvimento
Estamos a desenvolvê-⁠lo. Ainda não faz parte da oferta, e não o vendemos como pronto.

O mesmo trabalho em setores diferentes.

O motorista entrega os talões de combustível e portagens num envelope, e a viagem só é liquidada quando o contabilista os encontra.

Os custos da viagem são lançados tarde, e um talão perdido não pode ser justificado.

talao_combustivel.jpg Partilhado
  • Valor 84,20 EUR
  • Tipo de despesa proposta: combustível
  • Pasta Viagens / 0312
Automatização: partilhado com o seu contabilista.
Arhivix hoje
O motorista fotografa cada talão com o telemóvel para a pasta da viagem. O Arhivix lê-⁠⁠o e propõe o vendedor, o valor e o tipo de despesa, e uma automatização dessa pasta partilha os talões com o seu contabilista.

Um cliente envia as faturas por e-⁠mail, as fotos por WhatsApp, e traz o resto num envelope no último dia.

A triagem sai das suas horas, não das do cliente, e cada mês começa do zero.

scan_fatura_118.pdf Lido
  • Cliente Hansa Facilities BV
  • Pasta Hansa Facilities BV/2026-⁠07
  • Proposta fatura recebida, Steelco
Correio e digitalizações acabam na mesma pasta do cliente.
Arhivix hoje
O cliente fotografa o papel com o telemóvel para uma pasta partilhada com o seu gabinete, e o correio para a caixa do seu gabinete é arquivado por cliente por uma regra. O Arhivix lê cada documento e propõe o tipo e os dados para você confirmar.

Começa sem um projeto.

  1. Ligue a caixa de correio da empresa ou carregue as pastas que já tem, e o Arhivix lê tudo em segundo plano.

  2. O papel do terreno é fotografado com o telemóvel ou digitalizado; o Arhivix propõe o tipo e os dados, e você confirma.

  3. Confirme uma vez a regra da caixa de correio: da próxima vez, um anexo assim arquiva-⁠⁠se sozinho, e os casos incertos esperam pela sua confirmação.

Para pequenas empresas

Sem cartão. Planos pagos a partir de 22 EUR por mês com faturação anual, preço por empresa.

O plano gratuito pesquisa pelo nome do ficheiro; a pesquisa no conteúdo e a pesquisa com IA estão nos planos pagos.

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O plano Arhivix Lite é gratuito e não exige cartão. Os planos pagos começam nos 22 EUR por mês, com faturação anual, e mesmo o mais pequeno inclui 5 contas de utilizador, sem preço por utilizador. Para mais de 20 contas, preparamos um orçamento à medida.

Veja planos e preços

Perguntas frequentes

A foto vai para a pasta que escolher quando a tira. As regras de arquivo automático funcionam para os anexos de e-mail.

Não. O Arhivix guarda os talões junto da viagem, e o cálculo faz-⁠se no seu software de contabilidade.

Só as pessoas a quem dá acesso à pasta, e cada abertura fica registada.

Carrega as pastas que já tem ou liga a caixa de e-mail da empresa, e o Arhivix indexa tudo em segundo plano. Os planos padrão não exigem um projeto de migração nem consultores. Com um contrato Enterprise, o seu arquivo existente é transferido mantendo a lógica das pastas, os metadados e os prazos de conservação.

Absolutamente. Pode cancelar com um clique a partir das definições da conta. Os seus dados permanecem acessíveis até ao fim do período de faturação atual. Depois, a conta é pausada e tem 30 dias para exportar os seus dados.

Não encontra a sua resposta? Escreva-nos para support@arhivix.com

Envie o seu primeiro documento. O Arhivix organiza-⁠o.

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NOTIX DOO Beograd · MB 21993310 Confirme o número de registo na base pública de empresas da APR (abre numa nova janela) · PIB 114240716

Dušana Matića 26, 11000 Belgrado

De segunda a sexta, das 09:00 às 17:00 CET

Fatura_Hansa_118.pdf Encaminhado
  • Recebido por e-mail 14:32
  • Lido, dados confirmados
  • Verificado no terreno e aprovado
  • Encaminhado ao contabilista e ao seu software

A seguir: o seu primeiro documento

Vídeo: Pexels (Tiger Lily), licença Pexels.