A fatura eletrónica, o ATCUD e o SAF-T PT já chegaram. O seu arquivo tem de os acompanhar.
País a país, as faturas em papel e em PDF estão a ser substituídas por faturas eletrónicas estruturadas, enviadas por canais estatais ou de rede. Em Portugal, isso significa ATCUD (código único de documento com QR) e SAF-T PT. As regras não acabam no envio: cada fatura eletrónica tem de ser arquivada, mantida legível e apresentada quando solicitada, durante anos.
A fatura eletrónica que não consegue apresentar numa auditoria é uma fatura que nunca enviou.
Um continente a migrar para a faturação estruturada ao mesmo tempo.
Isto não é uma só reforma. É uma vaga de mandatos nacionais distintos, cada um com o seu formato, canal e prazo, sob uma mesma direção da UE.
Impulsionada pela reforma do IVA na Era Digital (ViDA) da UE e por uma série de leis nacionais, a maioria das administrações fiscais europeias está a tornar obrigatória a fatura eletrónica estruturada B2B. Uma fatura eletrónica estruturada é composta por dados legíveis por máquina (XML, ou um PDF híbrido), não uma digitalização nem um PDF comum, para que a administração fiscal a possa ler automaticamente.
Para uma empresa que opera em vários países, a dificuldade está no facto de os mandatos não estarem alinhados. Alemanha, França, Polónia, Bélgica, Roménia, Itália e Espanha funcionam cada uma com um formato diferente, um modelo de transmissão diferente e um calendário diferente. O que partilham é a obrigação por trás da fatura: mantê-la, íntegra e recuperável, durante todo o prazo de conservação.
Onde se encontra cada mercado em 2026.
Um retrato de meados de 2026. As datas e os limiares já mudaram antes, por isso confirme a regra atual do seu país antes de agir.
Outros mercados (Croácia, Sérvia, Portugal, Hungria, Grécia, Turquia e o Golfo) funcionam com os seus próprios sistemas. Consulte os guias por país no blogue para o detalhe local. Todos os artigos
Três mudanças escondem-se dentro de um só mandato.
Enviar uma fatura eletrónica é apenas a parte visível. Com ela vêm mais duas obrigações.
Um formato estruturado, não um PDF
A fatura passa a ser dados legíveis por máquina (XML, ou um formato híbrido como Factur-X e ZUGFeRD) assente na norma europeia EN 16931, para que a administração fiscal a possa processar sem que uma pessoa a leia.
Um canal controlado, não email
A fatura circula por uma rota definida: uma rede Peppol, uma plataforma acreditada (um PDP em França) ou um sistema estatal de validação (KSeF na Polónia, SdI na Itália, e-Factura na Roménia), e não um anexo na sua caixa de entrada.
Arquivo obrigatório, não uma pasta
Cada fatura eletrónica emitida e rececionada tem de ser guardada na sua forma estruturada original, legível e inalterada, durante o prazo legal de conservação, e apresentada quando solicitada numa auditoria. O armazenamento faz parte do mandato, não é uma reflexão tardia.
Emitir é metade da regra. Guardar a fatura é a outra metade.
Quase todo o ruído é sobre como enviar uma fatura eletrónica conforme. A obrigação mais silenciosa, aquela que os auditores realmente testam, é se ainda consegue apresentá-la anos depois.
Em toda a Europa, as faturas eletrónicas têm de ser conservadas por longos períodos, em geral oito a onze anos consoante o país, com a sua autenticidade, integridade e legibilidade preservadas durante todo esse tempo. Um XML estruturado que nenhum sistema atual consegue abrir, ou um que tenha sido silenciosamente alterado, falha o teste, mesmo que a fatura tenha sido enviada corretamente.
A UE formalizou agora também este lado. O arquivo eletrónico qualificado tornou-se um serviço de confiança regulado ao abrigo do eIDAS 2.0, e o Regulamento de Execução (UE) 2025/2532 da Comissão (em vigor a 6 de janeiro de 2026) estabelece as normas de referência para o efeito. O arquivo de longo prazo, à prova de auditoria, está a passar de boa prática a um quadro definido da UE.
É aqui que o projeto de fatura eletrónica se encontra com o arquivo de documentos. Seja qual for o canal por onde envia, as faturas têm de aterrar algures que as mantenha cifradas, na jurisdição certa, com versões e conservadas até ao prazo legal, com um registo de cada acesso.
O lar conforme para cada fatura que envia e recebe.
A Arhivix não substitui o seu canal de fatura eletrónica. É o arquivo por baixo dele, construído exatamente para esta obrigação de conservação.
Captura a partir do canal
Recolha as faturas eletrónicas emitidas e rececionadas na sua forma estruturada original, quer venham do Peppol, de uma plataforma nacional ou do seu software de contabilidade.
Conservação até ao prazo legal
Mantenha cada fatura cifrada na UE, com versões e inalterada, conservada durante o período que o seu país exige, e depois eliminada na data prevista com um registo da ação.
Apresentação quando solicitada
Encontre qualquer fatura em segundos e entregue a um auditor um registo completo, legível e com histórico de acessos, a prova que o mandato está realmente a testar.
Construída em torno das normas que os mandatos usam.
A EN 16931 e os formatos nacionais, mantidos exatamente como foram emitidos.
Perguntas frequentes
O que é uma fatura eletrónica estruturada, e um PDF é uma?
Uma fatura eletrónica estruturada é composta por dados legíveis por máquina (tipicamente XML, ou um formato híbrido como Factur-X ou ZUGFeRD que transporta XML dentro de um PDF) assente na norma EN 16931. Um PDF simples ou uma digitalização não é uma fatura eletrónica estruturada, porque a administração fiscal não a consegue processar automaticamente.
Durante quanto tempo tenho de guardar as faturas eletrónicas?
Depende do país, mas a maior parte da Europa exige que as faturas sejam guardadas durante cerca de oito a onze anos, com a sua autenticidade, integridade e legibilidade preservadas durante todo esse tempo. O que tem de sobreviver é o ficheiro estruturado original, e não apenas uma impressão.
O que é o Peppol, e o que é um modelo de validação ou PDP?
O Peppol é uma rede europeia para a troca de faturas eletrónicas através de pontos de acesso acreditados. Um modelo de validação (como o KSeF da Polónia, o SdI da Itália ou o e-Factura da Roménia) encaminha as faturas através de uma plataforma estatal, ao passo que a França usa plataformas privadas acreditadas chamadas PDP. São canais de transmissão diferentes para o mesmo tipo de fatura estruturada.
A fatura eletrónica também significa que tenho de mudar a forma como arquivo?
Sim. Enviar uma fatura eletrónica conforme e arquivá-la de forma conforme são duas obrigações distintas. A fatura estruturada tem de ser conservada, inalterada e legível, durante o prazo legal, razão pela qual o arquivo eletrónico qualificado é agora um serviço de confiança formal da UE ao abrigo do eIDAS 2.0.
Opero em vários países. Preciso de um sistema por mandato?
Tem de cumprir as regras de envio de cada país, mas não precisa de um arquivo separado por país. Um único arquivo conforme pode conter faturas de todos os mercados na sua forma original, conservadas até ao prazo de cada país, que é a parte que a Arhivix cobre.
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