Um local de trabalho do setor compras e faturas recebidas, sem pessoas

Compras e faturas recebidas

A fatura está à espera, e a guia de receção ainda está no armazém.

O Arhivix recebe as faturas de fornecedores por e-⁠mail, scanner e telemóvel, lê-⁠⁠as e propõe os campos, assinala um possível duplicado e guarda a guia de receção e a guia de remessa na mesma pasta do fornecedor. A conferência com a nota de encomenda e o lançamento no seu ERP estão em desenvolvimento.

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Como o processo passa pelo Arhivix.

Cada passo está assinalado: o que o Arhivix faz hoje, o que está em desenvolvimento e o que fica na sua contabilidade, no ERP ou no banco.

  1. Nota de encomenda

    Fora do Arhivix

    É criada no seu ERP ou software de contabilidade. Quando chega por e-mail em PDF, o Arhivix arquiva-⁠a junto do fornecedor.

  2. Guia de receção e guia de remessa

    Funciona hoje

    O armazém fotografa ou digitaliza o papel, que fica na pasta do fornecedor, pesquisável pelo conteúdo nos planos pagos.

  3. Fatura recebida

    Funciona hoje

    Chega por e-mail, do scanner ou do telemóvel. O Arhivix lê o fornecedor, o número, o valor e as datas como proposta, e você confirma.

  4. Possível duplicado

    Funciona hoje

    Quando chega uma fatura com o mesmo número, fornecedor e valor, o Arhivix assinala-⁠a, e você decide o que fazer a seguir. Nada se apaga sozinho.

  5. Revisão

    Funciona hoje

    Os documentos que o Arhivix não consegue arquivar com certeza esperam pela sua confirmação na Smart Inbox.

  6. Conferência com a nota de encomenda e a guia de receção

    Em desenvolvimento

    Verificar se a fatura corresponde à nota de encomenda e à quantidade recebida. Hoje os três documentos estão na mesma pasta do fornecedor, por isso a verificação faz-⁠se num só sítio.

  7. Aprovação por valor e lançamento no ERP

    Em desenvolvimento

    Os circuitos de aprovação com limites de valor e o envio para o ERP estão em desenvolvimento. Hoje é o seu contabilista que lança a fatura no software de contabilidade.

  8. Arquivo

    Funciona hoje

    A fatura, a guia de receção e a guia de remessa ficam juntas, com histórico de versões e registo de cada abertura.

Funciona hoje
Disponível hoje na aplicação.
Em desenvolvimento
Estamos a desenvolvê-⁠lo. Ainda não faz parte da oferta, e não o vendemos como pronto.
Fora do Arhivix
Faz-⁠se no seu software de contabilidade, no ERP, no banco ou por um especialista. O Arhivix guarda o documento para esse passo.

O mesmo trabalho em setores diferentes.

Um cliente envia as faturas por e-⁠mail, as fotos por WhatsApp, e traz o resto num envelope no último dia.

A triagem sai das suas horas, não das do cliente, e cada mês começa do zero.

scan_fatura_118.pdf Lido
  • Cliente Hansa Facilities BV
  • Pasta Hansa Facilities BV/2026-⁠07
  • Proposta fatura recebida, Steelco
Correio e digitalizações acabam na mesma pasta do cliente.
Arhivix hoje
O cliente fotografa o papel com o telemóvel para uma pasta partilhada com o seu gabinete, e o correio para a caixa do seu gabinete é arquivado por cliente por uma regra. O Arhivix lê cada documento e propõe o tipo e os dados para você confirmar.

A mesma fatura chega por e-⁠mail, em papel e como foto do telemóvel, e é lançada duas vezes.

Um lançamento duplicado ou um pagamento a dobrar, e depois uma correção que custa mais do que o próprio lançamento.

ft_2291.pdf Possível duplicado
  • Número da fatura 2291
  • Fornecedor Steelco
  • Valor 1 240,00 EUR
Mesmo número, fornecedor e valor que a digitalização. Você decide.
Arhivix hoje
O Arhivix deteta um possível duplicado pelo número da fatura, fornecedor e valor, ou pelo mesmo ficheiro, e avisa-⁠⁠o, e você decide se é o mesmo documento.

A fatura do fornecedor está parada porque ninguém encontra a guia de receção e o certificado.

Sem prova de receção a fatura não segue para pagamento, por isso paga ao fornecedor com atraso ou paga mercadoria que ninguém verificou.

guia_receção_0917.jpg arquivada
  • Pasta Marendo Trade Lda
  • Proposta guia de receção 0917, 16/10/2026
  • Avisado compras
A pesquisa Marendo Trade outubro devolve a guia, o certificado e a fatura.
Arhivix hoje
O armazém fotografa a guia de receção e o certificado para a pasta do fornecedor, e o Arhivix lê-⁠⁠os e propõe o número e a data. Um aviso chega às compras, que encontram os dois papéis e a fatura com uma pesquisa.

A guia de remessa fica na cozinha, e o seu contabilista espera.

A contabilidade atrasa-⁠⁠se, o gerente recolhe papéis de cada estabelecimento no fim do mês, e uma guia perdida já não justifica a fatura.

guia_remessa_0388.jpg Confirmada
  • Pasta Centro / Guias de remessa
  • Proposta guia 0388, Padaria Orvelle
Partilhada com o seu contabilista por uma regra
Arhivix hoje
O chefe de turno fotografa a guia para a pasta do estabelecimento, o Arhivix propõe o número e o fornecedor, e uma automatização partilha-⁠⁠a com o seu contabilista. As faturas da caixa de correio do estabelecimento são arquivadas por uma regra e partilhadas da mesma forma.

O betão chegou à obra, a guia foi embora com a autobetoneira, e a fatura do fornecedor já está à espera.

A fatura é paga sem quantidade confirmada, ou espera até alguém encontrar a guia, e ninguém consegue provar uma entrega incompleta.

guia_remessa_0412.pdf Fotografada
  • Fornecedor Hansa Facilities BV
  • Pasta Edifício B / Guias de remessa
  • Recebida 14/10, 07:40
Com a fatura: Hansa guias outubro.
Arhivix hoje
O encarregado fotografa a guia para a pasta do projeto antes de a autobetoneira sair. Quem confere a fatura do fornecedor encontra todas as guias desse fornecedor com uma pesquisa.

Começa sem um projeto.

  1. Ligue a caixa de correio da empresa ou carregue as pastas que já tem, e o Arhivix lê tudo em segundo plano.

  2. O papel do terreno é fotografado com o telemóvel ou digitalizado; o Arhivix propõe o tipo e os dados, e você confirma.

  3. Confirme uma vez a regra da caixa de correio: da próxima vez, um anexo assim arquiva-⁠⁠se sozinho, e os casos incertos esperam pela sua confirmação.

Para pequenas empresas

Sem cartão. Planos pagos a partir de 22 EUR por mês com faturação anual, preço por empresa.

O plano gratuito pesquisa pelo nome do ficheiro; a pesquisa no conteúdo e a pesquisa com IA estão nos planos pagos.

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O plano Arhivix Lite é gratuito e não exige cartão. Os planos pagos começam nos 22 EUR por mês, com faturação anual, e mesmo o mais pequeno inclui 5 contas de utilizador, sem preço por utilizador. Para mais de 20 contas, preparamos um orçamento à medida.

Veja planos e preços

Perguntas frequentes

Ainda não. A conferência com a nota de encomenda e a guia de receção está em desenvolvimento. Hoje o Arhivix guarda os três documentos de um fornecedor na mesma pasta e lê os seus campos, por isso a verificação faz-⁠se num só sítio, e não em cinco caixas de correio.

Quando o número, o fornecedor e o valor coincidem, o Arhivix assinala-⁠a como possível duplicado, e você decide se é a mesma fatura. O Arhivix não apaga nada sozinho.

Ainda não. As ligações a ERP e a software de contabilidade estão em desenvolvimento, e as ligações à medida são construídas no âmbito de um contrato Enterprise. Hoje é o seu contabilista que lança as faturas no software de contabilidade.

Carrega as pastas que já tem ou liga a caixa de e-mail da empresa, e o Arhivix indexa tudo em segundo plano. Os planos padrão não exigem um projeto de migração nem consultores. Com um contrato Enterprise, o seu arquivo existente é transferido mantendo a lógica das pastas, os metadados e os prazos de conservação.

Absolutamente. Pode cancelar com um clique a partir das definições da conta. Os seus dados permanecem acessíveis até ao fim do período de faturação atual. Depois, a conta é pausada e tem 30 dias para exportar os seus dados.

Não encontra a sua resposta? Escreva-nos para support@arhivix.com

Envie o seu primeiro documento. O Arhivix organiza-⁠o.

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NOTIX DOO Beograd · MB 21993310 Confirme o número de registo na base pública de empresas da APR (abre numa nova janela) · PIB 114240716

Dušana Matića 26, 11000 Belgrado

De segunda a sexta, das 09:00 às 17:00 CET

Fatura_Hansa_118.pdf Encaminhado
  • Recebido por e-mail 14:32
  • Lido, dados confirmados
  • Verificado no terreno e aprovado
  • Encaminhado ao contabilista e ao seu software

A seguir: o seu primeiro documento

Vídeo: Pexels (Karola G, Kaboompics), licença Pexels.