Quanto Tempo Desperica com Trabalho Manual de Documentos?
O funcionario de escritorio medio gasta 40% do seu tempo de trabalho em tarefas relacionadas com documentos: nomear, ordenar, enviar para aprovacao, arquivar, pesquisar. A maioria destas tarefas e repetitiva e pode ser automatizada.
A automatizacao documental nao significa substituir pessoas por maquinas -- significa libertar pessoas de trabalho tedioso para que se possam concentrar em tarefas que realmente requerem inteligencia humana.
O Que Pode Ser Automatizado?
1. Nomenclatura Automatica de Ficheiros
Em vez de cada funcionario nomear ficheiros como lhe apetece, um DMS pode nomear automaticamente documentos com base em regras predefinidas:
- Fatura carregada -
2026-02-14_fatura_cliente-ABC_001.pdf - Contrato digitalizado -
2026-02-14_contrato_fornecedor-XYZ.pdf
A IA reconhece o tipo de documento e extrai dados-chave (data, nome do cliente, montante) automaticamente.
2. Categorizacao Automatica
Quando carrega um documento, a IA analisa-o e coloca-o automaticamente na pasta apropriada:
- Fatura - Financas / Faturas / 2026 / Fevereiro
- Contrato de trabalho - RH / Contratos / Ativos
- Guia de remessa - Logistica / Guias de Remessa / 2026
Acabou-se o mover manualmente ficheiros da pasta de Transferencias.
3. Fluxos de Aprovacao
Muitos documentos requerem aprovacao antes de se tornarem finais: propostas, contratos, ordens de compra. Um fluxo de trabalho automatizado:
- O funcionario cria/carrega um documento
- O sistema envia automaticamente ao gestor para aprovacao
- O gestor aprova ou devolve para revisao (um clique)
- O documento e automaticamente assinado e arquivado
- Todos os envolvidos recebem uma notificacao
Acabou-se o "Envia-me um e-mail com o documento para eu assinar" -- tudo acontece dentro do sistema.
4. Arquivo Automatico
Documentos com mais de X meses movem-se automaticamente de pastas ativas para pastas de arquivo. Documentos alem do seu periodo de retencao legal sao automaticamente sinalizados para eliminacao.
5. Notificacoes Automaticas
Um DMS pode notifica-lo automaticamente quando:
- Um contrato expira em 30 dias -- hora de renovar
- Uma fatura nao foi paga ha 15 dias -- hora de um lembrete
- Um documento aguarda aprovacao ha mais de 3 dias -- escalacao
- Um periodo de retencao esta a expirar -- rever antes da eliminacao
ROI da Automatizacao Documental
| Tarefa | Manual (mensal) | Automatizada | Poupanca |
|---|---|---|---|
| Nomenclatura e ordenacao | ~15 horas | 0 horas | 15 horas |
| Pesquisa de documentos | ~20 horas | ~1 hora | 19 horas |
| Fluxos de aprovacao | ~10 horas | ~1 hora | 9 horas |
| Arquivo | ~5 horas | 0 horas | 5 horas |
| Total | 50 horas | 2 horas | 48 horas |
Para uma empresa com 10 funcionarios, sao 480 horas por mes -- ou 3 posicoes a tempo inteiro.
Como Comecar com a Automatizacao
- Identifique tarefas repetitivas -- o que faz a sua equipa todos os dias com documentos?
- Defina regras -- como devem ser nomeados, ordenados e aprovados os documentos?
- Escolha um DMS com automatizacao -- nem todos os DMS tem estas funcionalidades
- Comece com um processo -- ex.: categorizacao automatica de faturas
- Expanda gradualmente -- adicione fluxos de trabalho, notificacoes, arquivo
Conclusao
A automatizacao documental nao e o futuro -- e o padrao que os seus concorrentes ja estao a utilizar. Cada hora que os seus funcionarios gastam a nomear, ordenar e procurar documentos manualmente e uma hora que poderiam gastar em trabalho que realmente cria valor.
O Arhivix automatiza 90% do trabalho manual com documentos desde o primeiro dia -- carregue um documento e a IA trata do resto.
