Digitalizacao: Mais do Que Apenas Digitalizar
Muitas pessoas pensam que digitalizacao = digitalizar. Mas digitalizar e apenas o primeiro passo. O verdadeiro objetivo da digitalizacao e tornar um documento em papel pesquisavel, organizado e permanentemente preservado em formato digital.
Sem processamento OCR, um documento digitalizado e apenas uma imagem -- nao pode pesquisar o texto, copiar conteudo ou extrair dados automaticamente.
OCR: A Tecnologia Que Le Documentos
OCR (Reconhecimento Otico de Caracteres) e a tecnologia que converte imagens de texto em texto real e pesquisavel. Os sistemas de OCR modernos, especialmente os baseados em IA, alcancam uma precisao de 99%+ mesmo em documentos de baixa qualidade.
O que o OCR consegue reconhecer:
- Texto impresso em ingles, alemao, servio e outras linguas
- Tabelas e dados estruturados
- Carimbos e assinaturas (como imagens, nao como texto)
- Diferentes fontes e tamanhos de texto
- Texto em documentos rodados ou inclinados
Que Formato Utilizar para Armazenamento?
Escolher o formato correto e crucial para a preservacao a longo prazo:
| Formato | Vantagens | Melhor Para |
|---|---|---|
| PDF/A | Padrao ISO para arquivo, autocontido | Armazenamento a longo prazo, documentos legais |
| Universalmente compativel | Utilizacao quotidiana | |
| TIFF | Qualidade sem perdas, suporta ficheiros multipagina | Digitalizacao de arquivo de alta qualidade |
Recomendacao: Utilize PDF/A para todos os documentos empresariais que necessitem de ser armazenados por mais de 5 anos.
Aspetos Legais da Digitalizacao de Documentos
Na UE e em muitas jurisdicoes a nivel mundial:
- Documentos digitalizados podem ter a mesma validade juridica que os originais, sob certas condicoes
- O processo de digitalizacao deve ser documentado
- A integridade do documento digitalizado deve ser assegurada (prova de que nao foi alterado)
- Um selo eletronico qualificado ou assinatura pode ser necessario para certas categorias de documentos
- Os originais em papel podem ser destruidos apos a digitalizacao, salvo se a lei exigir o contrario
Como Organizar o Processo de Digitalizacao
Fase 1: Preparacao (1-2 semanas)
- Criar um inventario de todos os documentos em papel
- Definir prioridades (documentos mais frequentemente utilizados primeiro)
- Definir estrutura de pastas e convencoes de nomenclatura
- Escolher um DMS (Arhivix ou outro)
Fase 2: Digitalizacao (2-4 semanas para uma empresa media)
- Digitalizar em lotes por categoria
- Utilizar um scanner ADF para digitalizacao em massa
- Verificar a qualidade da digitalizacao
- Aplicar OCR a cada documento
Fase 3: Organizacao e Verificacao (1 semana)
- Verificar se todos os documentos estao devidamente categorizados
- Testar a pesquisa -- consegue encontrar documentos?
- Configurar controlos de acesso
- Criar uma estrategia de copia de seguranca
Quanto Custa a Digitalizacao?
Os custos dependem do volume:
- Faca voce mesmo: Scanner (200-1.000EUR) + subscricao DMS + o seu tempo
- Servico profissional de digitalizacao: 0,05-0,15EUR por pagina (para grandes volumes)
- Servico completo: Digitalizacao + organizacao + configuracao DMS: depende do volume
Conclusao
A digitalizacao de documentos e um investimento que se paga muitas vezes. Menos espaco, pesquisa mais rapida, melhor seguranca e conformidade regulamentar.
Com o Arhivix, os documentos digitalizados tornam-se instantaneamente pesquisaveis com IA -- carregue um documento digitalizado e encontre-o em segundos, sem etiquetagem manual.
