Porque Sao Importantes os Periodos de Retencao de Documentos
Toda empresa e legalmente obrigada a manter determinados registos por um numero especifico de anos. Destruir documentos demasiado cedo pode levar a multas, falhas em auditorias e perda de protecao juridica. Por outro lado, guardar tudo para sempre cria desordem e custos desnecessarios.
Conhecer os periodos de retencao exatos ajuda-o a:
- Manter-se em conformidade legal
- Automatizar a eliminacao/arquivo de documentos antigos
- Poupar espaco de armazenamento (fisico e digital)
- Estar preparado para auditorias fiscais e inspecoes
Calendario de Retencao de Documentos
Registos Financeiros
| Tipo de Documento | Periodo de Retencao | Base Legal |
|---|---|---|
| Demonstracoes financeiras anuais | Permanente | Lei das Sociedades / GAAP |
| Razao geral e diarios | 7 anos | Regulamentacoes fiscais |
| Faturas de vendas e compras | 7 anos | IVA / Codigo Fiscal |
| Extratos bancarios | 7 anos | Regulamentacoes fiscais |
| Declaracoes de IVA | 7 anos | Lei do IVA |
| Declaracoes de IRC | 7 anos | Codigo Fiscal |
| Recibos de despesas | 7 anos | Regulamentacoes fiscais |
| Registos de remuneracoes | 7 anos | Legislacao laboral |
Registos de Funcionarios
| Tipo de Documento | Periodo de Retencao | Base Legal |
|---|---|---|
| Contratos de trabalho | 6 anos apos cessacao | Legislacao laboral |
| Registos de pensao | Permanente | Regulamentacao de pensoes |
| Folhas de ponto / assiduidade | 3 anos | Diretiva do Tempo de Trabalho |
| Registos de saude e seguranca | 40 anos | Regulamentacao SST |
| Registos de formacao | Duracao do emprego + 3 anos | Melhores praticas |
Documentos Comerciais e Juridicos
| Tipo de Documento | Periodo de Retencao | Base Legal |
|---|---|---|
| Escritura de constituicao | Permanente | Lei das Sociedades |
| Contratos com clientes/fornecedores | 6 anos apos termino | Lei da Prescricao |
| Guias de remessa | 6 anos | Lei de Venda de Bens |
| Ordens de compra | 6 anos | Direito comercial |
| Licencas de planeamento | Permanente | Regulamentacao de planeamento |
| Apolices de seguro | Permanente (enquanto ativas + 6 anos) | Direito dos seguros |
O Que Acontece Se Destruir Documentos Demasiado Cedo?
As consequencias podem ser graves:
- Penalidades fiscais -- as autoridades fiscais podem impor multas e estimar a sua base tributavel
- Impossibilidade de provar a sua posicao em tribunal ou durante uma auditoria
- Perda de deducoes fiscais -- sem fatura significa sem reembolso de IVA
- Sancoes regulamentares -- os reguladores setoriais podem tomar medidas
Como Automatizar os Periodos de Retencao
Rastrear manualmente periodos de retencao para milhares de documentos e uma tarefa impossivel. Um DMS como o Arhivix pode:
- Atribuir automaticamente periodos de retencao com base no tipo de documento
- Enviar alertas antes de um periodo de retencao expirar
- Sugerir arquivo ou eliminacao de documentos alem do seu periodo de retencao
- Gerar relatorios sobre documentos por periodo de retencao
- Impedir eliminacao prematura bloqueando documentos
Armazenamento Digital vs. em Papel
Na maioria das jurisdicoes, as copias digitais tem agora a mesma validade juridica que os originais em papel, desde que cumpram certos requisitos (integridade, autenticidade, legibilidade). Isto significa que pode:
- Digitalizar documentos em papel e armazena-los digitalmente
- Destruir originais em papel apos a digitalizacao (seguindo o procedimento adequado)
- Utilizar faturas eletronicas em vez de papel
O armazenamento digital nao e apenas legal -- e mais barato, mais seguro e mais pratico.
Conclusao
Os periodos de retencao nao sao opcionais -- sao um requisito legal. Eliminar demasiado cedo custa multas; manter demasiado tempo custa espaco e recursos.
O Arhivix rastreia automaticamente os periodos de retencao de cada documento e notifica-o quando chega a hora de arquivar ou eliminar. Nunca mais tera de rastrear prazos manualmente.
