Os Documentos Sao a Essencia de Todos os Negocios
Independentemente da dimensao da empresa, os documentos estao em todo o lado: contratos, faturas, propostas, ordens de compra, notas de reuniao, relatorios. Nas pequenas empresas, onde cada funcionario desempenha multiplas funcoes, organizar estes documentos fica frequentemente para segundo plano.
O resultado? Documentos em ambientes de trabalho, em caixas de e-mail, em papel, em grupos de WhatsApp. Quando precisa de um documento especifico -- comeca o caos. Uma abordagem adequada a organizacao de documentos da empresa pode prevenir isto.
Quanto Lhe Custa a Desorganizacao?
Estudos mostram que as pequenas empresas perdem recursos significativos em problemas relacionados com documentos:
- 7,5% de todos os documentos sao permanentemente perdidos
- 3% dos documentos sao arquivados incorretamente e impossiveis de encontrar
- 18 minutos em media para encontrar um unico documento
- 50% do tempo gasto em documentos e improdutivo
Para uma empresa com 10 funcionarios, isto significa perder centenas de horas por ano -- com impacto direto na rentabilidade.
O Que e um DMS e Porque Precisa de Um?
Um Sistema de Gestao Documental (DMS) e software que centraliza todos os seus documentos num so lugar, com pesquisa, controlo de acesso e automatizacao. Nao e apenas um "Google Drive melhorado" -- e uma infraestrutura completa para gestao de documentacao empresarial.
Beneficios principais de um DMS para pequenas empresas:
- Centralizacao -- acabe com o caos de documentos em 5 locais diferentes
- Pesquisa -- encontre qualquer documento em segundos
- Seguranca -- controle quem pode ver, editar ou eliminar documentos
- Conformidade -- cumpra automaticamente os requisitos legais de retencao
- Colaboracao -- a equipa trabalha nos mesmos documentos sem conflitos de versao
Como Escolher o DMS Certo
O mercado esta cheio de opcoes, mas para pequenas empresas os fatores-chave sao:
1. Facilidade de Utilizacao
Se o sistema for complicado, os funcionarios nao o utilizarao. Procure um DMS com uma interface intuitiva que nao exija mais de uma hora de formacao.
2. Precos Adequados a Sua Dimensao
As solucoes empresariais custam milhares por mes. As pequenas empresas precisam de solucoes acessiveis com planos de precos por utilizador.
3. Cloud ou On-Premise?
As solucoes cloud sao ideais para pequenas empresas -- sem servidores, sem manutencao, sem necessidade de equipa de TI. Acesso a partir de qualquer dispositivo, copias de seguranca automaticas.
4. Pesquisa com IA
A pesquisa basica por nome de ficheiro nao e suficiente. A pesquisa por IA compreende o conteudo do documento e encontra resultados mesmo quando nao sabe o nome exato do ficheiro.
5. Integracoes
O seu DMS deve funcionar com as ferramentas que ja utiliza -- software de contabilidade, CRM, e-mail.
Arhivix: Um DMS Concebido para Pequenas Empresas
O Arhivix foi concebido a pensar nas pequenas empresas. Sem configuracao complexa, sem licencas caras, sem necessidade de equipa de TI.
- Configuracao em menos de 30 minutos
- Pesquisa por IA em ingles, alemao e servio
- Categorizacao e etiquetagem automaticas de documentos
- Planos a partir de 25EUR/mes
Conclusao
Um DMS nao e um luxo para grandes empresas -- e uma ferramenta essencial para todas as pequenas empresas que querem trabalhar de forma eficiente, segura e em conformidade com as regulamentacoes.
Cada dia sem um DMS e um dia em que esta a perder tempo, dinheiro e sanidade a procurar documentos que deveriam estar ao seu alcance.
