Comércio e distribuição

O cliente ultrapassa o prazo de pagamento, e a guia de remessa assinada dessa entrega anda algures entre o armazém e uma gaveta.

O fiel de armazém fotografa a guia de remessa no cais para a pasta do cliente, o Arhivix lê-⁠⁠a, e uma pesquisa por esse cliente devolve-⁠⁠a junto com a fatura.

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Problemas que conhece.

Um cliente está em atraso, e a guia de remessa assinada está numa gaveta.

Sem a guia assinada, a entrega é difícil de provar, e o dinheiro de mercadoria que o cliente recebeu há muito continua à espera.

guia_remessa_4471.jpg Confirmada

Cliente Velmora Retail Lda
Entregue 17/08/2026
Vencimento da fatura 16/10/2026, vencida

Pesquisa: Velmora Retail agosto

Arhivix hoje: O Arhivix lê a guia fotografada no cais e propõe o número, o cliente e a data de entrega, e você confirma. Uma pesquisa por cliente e mês devolve-⁠⁠a junto com a fatura.

Um cliente pede uma cópia da guia de março, e o único que sabe onde está, o fiel de armazém, está de férias.

O comercial perde horas à procura, e enquanto o cliente espera por uma resposta, o seu pagamento também espera.

guia_remessa_3117.jpg Partilhada

Interpretado como Velmora Retail · março
Link para o cliente 7 dias, palavra-⁠passe

Registo: link de partilha aberto às 11:02

Arhivix hoje: Descreve o que procura, e nos planos pagos a pesquisa percebe o tipo de documento, o parceiro e a data e lê também o texto do papel digitalizado. A cópia segue como link com validade e palavra-⁠passe.

O contrato com uma cadeia de retalho renovou-⁠⁠se sozinho, porque o prazo de denúncia passou enquanto estava numa pasta.

Trabalha mais um ano com os descontos e as condições antigas.

contrato_0042.pdf Prazo definido

Fim do contrato 31/03/2027
Prazo de denúncia 60 dias
Renovação 30/01/2027

Prazos: renovação 60 dias antes da expiração

Arhivix hoje: Quando chega um contrato, o Arhivix lê a data de fim e o prazo de denúncia e define sozinho dois prazos: a expiração e a data de renovação, o último dia para o denunciar ou mudar as condições. Pode alterar ou ignorar ambos.

Enviou cem unidades, o cliente diz que chegaram noventa e oito, e a reclamação chega um mês depois sem um único papel.

Uma disputa sobre a quantidade acaba numa nota de crédito que não estava prevista, e o comercial passa dias a reconstruir a entrega.

reclamacao_4518.pdf Arquivada sozinha

Pasta Clientes / Velmora Retail
Já lá estão Guia assinada, fotos

Regra: remetente Velmora Retail Lda

Arhivix hoje: No cais, fotografa com o telemóvel a mercadoria e o auto de entrega para a pasta do cliente, junto da guia assinada. Uma reclamação que chega por e-⁠mail pode ser arquivada lá por uma regra.

Um documento através da sua empresa.

Um corte de uma empresa do seu setor: como chega um documento, o que o Arhivix lê, quem confirma e onde fica.

Fotografada com o telemóvel no cais guia_remessa_4471_assinada.jpg
O Arhivix lê proposta: guia de remessa 4471, Velmora Retail
Faturação e cobranças a cobrança confirma a entrega, a guia fica junto da fatura desse cliente
Arquivo cada versão guardada, cada acesso registado

Recebido

Fotografada com o telemóvel no cais guia_remessa_4471_assinada.jpg
Lido

O Arhivix lê proposta: guia de remessa 4471, Velmora Retail
A pessoa certa confirma

Faturação e cobranças a cobrança confirma a entrega, a guia fica junto da fatura desse cliente
Guardado

Arquivo cada versão guardada, cada acesso registado

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Os documentos e as regras do seu setor.

Documentos que chegam

Guias de remessa guia_remessa_4471_assinada.jpg
Faturas emitidas fatura_0418.pdf
Faturas recebidas fatura_recebida_7302.pdf
Guias de receção guia_receção_1206.pdf
Contratos contrato_cliente_0042.pdf

Regras que funcionam sozinhas

Quando guia de remessa Então para o dossier do cliente
Quando fatura Então notificar a cobrança
Quando contrato Então lembrete antes de expirar

As regras notificam, partilham e lembram; cada dado lido é uma proposta que uma pessoa confirma.

Válido para cada documento

Cada alteração é uma nova versão, e uma anterior volta com um clique.
Um link de partilha tem validade e palavra-⁠passe, e o registo mostra quem o abriu.
Dá acesso por pasta e por documento; cada abertura, transferência e partilha fica registada.

Começa sem um projeto.

Ligue a caixa de correio da empresa ou carregue as pastas que já tem, e o Arhivix lê tudo em segundo plano.
O papel do terreno é fotografado com o telemóvel ou digitalizado; o Arhivix propõe o tipo e os dados, e você confirma.
Confirme uma vez a regra da caixa de correio: da próxima vez, um anexo assim arquiva-⁠⁠se sozinho, e os casos incertos esperam pela sua confirmação.

Para pequenas empresas

Sem cartão. Planos pagos a partir de 22 EUR por mês com faturação anual, preço por empresa.

O plano gratuito pesquisa pelo nome do ficheiro; a pesquisa no conteúdo e a pesquisa com IA estão nos planos pagos.

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Quem vê os seus documentos e onde estão.

500+ empresas
92% dos documentos classificados automaticamente
2 regiões da UE a guardar cada documento

Armazenamento: A nossa cloud na UE ou o seu próprio S3 (Enterprise).
Encriptação: AES-256 em repouso, TLS 1.3 em trânsito.
Acesso: Só quem autorizar, com 2FA. Cada visualização fica registada.

Preços públicos, por empresa

O plano Arhivix Lite é gratuito e não exige cartão. Os planos pagos começam nos 22 EUR por mês, com faturação anual, e mesmo o mais pequeno inclui 5 contas de utilizador, sem preço por utilizador. Para mais de 20 contas, preparamos um orçamento à medida.

Veja planos e preços

Perguntas frequentes

Não. A guia fica na pasta do cliente e as faturas no mesmo sistema, e uma pesquisa por cliente e mês, incluída em todos os planos pagos, devolve ambas.

De um telemóvel com a aplicação Arhivix para iOS ou Android. A câmara deteta as margens da página e endireita a fotografia, uma guia de várias páginas entra como um único documento, e o fiel escolhe a pasta do cliente onde a guarda.

Só as pessoas a quem dá acesso: o acesso é dado por pasta e por documento, por exemplo ao fiel de armazém só para as guias de remessa. Cada abertura, transferência e partilha fica registada.

Carrega as pastas que já tem ou liga a caixa de e-mail da empresa, e o Arhivix indexa tudo em segundo plano. Os planos padrão não exigem um projeto de migração nem consultores. Com um contrato Enterprise, o seu arquivo existente é transferido mantendo a lógica das pastas, os metadados e os prazos de conservação.

Absolutamente. Pode cancelar com um clique a partir das definições da conta. Os seus dados permanecem acessíveis até ao fim do período de faturação atual. Depois, a conta é pausada e tem 30 dias para exportar os seus dados.

Não encontra a sua resposta? Escreva-nos para support@arhivix.com

Envie o seu primeiro documento. O Arhivix organiza-⁠o.

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NOTIX DOO Beograd · MB 21993310 Confirme o número de registo na base pública de empresas da APR (abre numa nova janela) · PIB 114240716

Dušana Matića 26, 11000 Belgrado

De segunda a sexta, das 09:00 às 17:00 CET

Fatura_Hansa_118.pdf Encaminhado

Recebido por e-mail 14:32
Lido, dados confirmados
Verificado no terreno e aprovado
Encaminhado ao contabilista e ao seu software

A seguir: o seu primeiro documento

Vídeo: Pexels (Tima Miroshnichenko), licença Pexels.