Restauração e hotelaria

Um fornecedor chega todos os dias a cada estabelecimento, a guia de remessa fica na cozinha, e até ao dia 5 o contabilista anda atrás das faturas.

O chefe de turno fotografa a guia de remessa para a pasta do estabelecimento, o Arhivix lê-⁠⁠a, e faturas e guias chegam ao seu contabilista por uma regra definida uma vez.

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Problemas que conhece.

A guia de remessa fica na cozinha, e o seu contabilista espera.

A contabilidade atrasa-⁠⁠se, o gerente recolhe papéis de cada estabelecimento no fim do mês, e uma guia perdida já não justifica a fatura.

guia_remessa_0388.jpg Confirmada

Pasta Centro / Guias de remessa
Proposta guia 0388, Padaria Orvelle

Partilhada com o seu contabilista por uma regra

Arhivix hoje: O chefe de turno fotografa a guia para a pasta do estabelecimento, o Arhivix propõe o número e o fornecedor, e uma automatização partilha-⁠⁠a com o seu contabilista. As faturas da caixa de correio do estabelecimento são arquivadas por uma regra e partilhadas da mesma forma.

As faturas de subscrições, equipamento e comissões chegam a três endereços de e-⁠mail, e cada estabelecimento só lê o seu.

Uma fatura que ninguém abre não chega a tempo ao seu contabilista, e às vezes a mesma fatura chega duas vezes.

comissao_0915.pdf Arquivada

Chegou a rececao@empresa.pt
Pasta Faturas de fornecedores / Comissões

Possível duplicado: a mesma fatura chegou também a faturas@empresa.pt

Arhivix hoje: Ligue as caixas de correio de todos os estabelecimentos (Gmail, Microsoft 365 ou IMAP), e o Arhivix lê cada anexo e arquiva-⁠⁠o por uma regra; os incertos esperam pela sua confirmação na Smart Inbox. Quando a mesma fatura chega duas vezes, o Arhivix assinala-⁠⁠a como possível duplicado, e você decide.

O contrato de época com um operador turístico está a terminar, e a data para o denunciar ou mudar os preços passou enquanto estava numa caixa de correio.

A época decorre com os preços e as condições do ano passado.

contrato_epoca.pdf Prazo definido

Proposta termina a 31/03/2027
Prazo de denúncia 60 dias

Renovação a 30/01/2027, com lembrete

Arhivix hoje: Quando o contrato chega, o Arhivix lê a data de fim e o prazo de denúncia e define sozinho o prazo de expiração e o último dia para o denunciar, que pode alterar ou ignorar, e é você que adiciona o lembrete. Carregue a nova tabela de preços sobre a antiga, e a anterior fica no histórico de versões.

O exame de saúde de um trabalhador sazonal caduca a meio da época, e a data está numa pasta que ninguém abre.

Um trabalhador sem exame válido não pode manusear alimentos, por isso falta uma pessoa no turno precisamente quando mais é preciso.

exame_saude_0003.pdf Prazo definido

Proposta válido até 20/07/2027
Acesso só o gerente do estabelecimento

Prazos: lembrete 30 dias antes de caducar

Arhivix hoje: O certificado de cada trabalhador é fotografado para a pasta do estabelecimento, e o Arhivix lê-⁠⁠o e propõe a data até à qual é válido. Introduz uma vez o próximo exame em Prazos, e um lembrete chega antes de caducar.

Os extintores e as bocas de incêndio têm cada um as suas datas de inspeção, e o relatório fica com a empresa de manutenção.

Quando são precisos, os documentos têm de ser mostrados, não preparados, e o que está com a empresa de manutenção não existe nesse dia.

relatorio_incendio_0412.pdf Arquivado

Pasta Centro / Segurança contra incêndios
Próxima inspeção 12/04/2027, em Prazos

Regra: os e-⁠mails da empresa de manutenção chegam aqui

Arhivix hoje: Um relatório que a empresa de manutenção envia por e-⁠mail é arquivado por uma regra na pasta do estabelecimento, e um em papel é fotografado. Introduz em Prazos as próximas inspeções e a formação do pessoal novo com um lembrete, e o dossier de segurança contra incêndios do estabelecimento fica num só lugar.

Um documento através da sua empresa.

Um corte de uma empresa do seu setor: como chega um documento, o que o Arhivix lê, quem confirma e onde fica.

O chefe de turno fotografa-⁠a com o telemóvel guia_remessa_0388.jpg
O Arhivix lê proposta: guia de remessa 0388, Padaria Orvelle
Gabinete do gerente o gerente confirma, o contabilista recebe-⁠a por regra
Arquivo cada versão guardada, cada acesso registado

Recebido

O chefe de turno fotografa-⁠a com o telemóvel guia_remessa_0388.jpg
Lido

O Arhivix lê proposta: guia de remessa 0388, Padaria Orvelle
A pessoa certa confirma

Gabinete do gerente o gerente confirma, o contabilista recebe-⁠a por regra
Guardado

Arquivo cada versão guardada, cada acesso registado

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Os documentos e as regras do seu setor.

Documentos que chegam

Guias de remessa guia_remessa_padaria_0388.jpg
Faturas de fornecedores fatura_laticínios_2214.pdf
Talões talão_0571.jpg
Inspeções e certificados exame_saúde_pessoal_0003.pdf
Contratos contrato_fornecedor_0012.pdf

Regras que funcionam sozinhas

Quando uma guia de remessa entra na pasta do estabelecimento Então avisar o gerente
Quando uma fatura é arquivada Então partilhá-⁠la com o seu contabilista
Quando introduz a data de um exame de saúde Então um lembrete antes de caducar

As regras notificam, partilham e lembram; cada dado lido é uma proposta que uma pessoa confirma.

Válido para cada documento

Cada alteração é uma nova versão, e uma anterior volta com um clique.
Um link de partilha tem validade e palavra-⁠passe, e o registo mostra quem o abriu.
Dá acesso por pasta e por documento; cada abertura, transferência e partilha fica registada.

Começa sem um projeto.

Ligue a caixa de correio da empresa ou carregue as pastas que já tem, e o Arhivix lê tudo em segundo plano.
O papel do terreno é fotografado com o telemóvel ou digitalizado; o Arhivix propõe o tipo e os dados, e você confirma.
Confirme uma vez a regra da caixa de correio: da próxima vez, um anexo assim arquiva-⁠⁠se sozinho, e os casos incertos esperam pela sua confirmação.

Para pequenas empresas

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O plano gratuito pesquisa pelo nome do ficheiro; a pesquisa no conteúdo e a pesquisa com IA estão nos planos pagos.

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Quem vê os seus documentos e onde estão.

500+ empresas
92% dos documentos classificados automaticamente
2 regiões da UE a guardar cada documento

Armazenamento: A nossa cloud na UE ou o seu próprio S3 (Enterprise).
Encriptação: AES-256 em repouso, TLS 1.3 em trânsito.
Acesso: Só quem autorizar, com 2FA. Cada visualização fica registada.

Preços públicos, por empresa

O plano Arhivix Lite é gratuito e não exige cartão. Os planos pagos começam nos 22 EUR por mês, com faturação anual, e mesmo o mais pequeno inclui 5 contas de utilizador, sem preço por utilizador. Para mais de 20 contas, preparamos um orçamento à medida.

Veja planos e preços

Perguntas frequentes

Cada estabelecimento tem a sua pasta ou espaço de trabalho, e o acesso é dado por estabelecimento: o chefe de turno vê o seu, o gerente vê todos. O seu contabilista recebe o que as regras partilham, de cada estabelecimento. O número de espaços de trabalho e caixas de correio cresce com o plano: o Lite tem um de cada, e o Basic dois espaços e até três caixas.

Não. O chefe de turno fotografa a guia com a aplicação móvel, que encontra as margens da página, endireita-⁠a e junta várias páginas num só documento. Um scanner ou um carregamento a partir do computador funciona da mesma forma, se for mais prático.

Sim, como um prazo com lembrete. O certificado é fotografado para a pasta do estabelecimento, o Arhivix propõe a data até à qual é válido, e introduz uma vez o próximo exame em Prazos, para que o lembrete chegue antes de caducar. Dê acesso à pasta dos certificados só ao gerente. O Arhivix não é um registo de exames: o certificado é um documento com um prazo e um lembrete.

Carrega as pastas que já tem ou liga a caixa de e-mail da empresa, e o Arhivix indexa tudo em segundo plano. Os planos padrão não exigem um projeto de migração nem consultores. Com um contrato Enterprise, o seu arquivo existente é transferido mantendo a lógica das pastas, os metadados e os prazos de conservação.

Absolutamente. Pode cancelar com um clique a partir das definições da conta. Os seus dados permanecem acessíveis até ao fim do período de faturação atual. Depois, a conta é pausada e tem 30 dias para exportar os seus dados.

Não encontra a sua resposta? Escreva-nos para support@arhivix.com

Envie o seu primeiro documento. O Arhivix organiza-⁠o.

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NOTIX DOO Beograd · MB 21993310 Confirme o número de registo na base pública de empresas da APR (abre numa nova janela) · PIB 114240716

Dušana Matića 26, 11000 Belgrado

De segunda a sexta, das 09:00 às 17:00 CET

Fatura_Hansa_118.pdf Encaminhado

Recebido por e-mail 14:32
Lido, dados confirmados
Verificado no terreno e aprovado
Encaminhado ao contabilista e ao seu software

A seguir: o seu primeiro documento

Vídeo: Pexels (Sururi Ballıdağ), licença Pexels.