Wat is het archiefboek en wie is verplicht het bij te houden
Het archiefboek is de basisregistratie van het volledige registratuurbestand dat een zorgdrager bewaart. Volgens de Archiefwet 1995 geldt de verplichting tot het bijhouden van een archiefoverzicht voor alle rechtspersonen en natuurlijke personen wier activiteit documentatie van blijvende of langetermijnwaarde voortbrengt: vennootschappen, eenmanszaken, overheidsorganen, publieke ondernemingen, instellingen, advocatenkantoren, administratiekantoren, huisartsenpraktijken en verenigingen.
Met andere woorden, als uw bedrijf facturen uitstuurt, contracten sluit, een personeelsadministratie voert of communiceert met overheidsorganen, bent u verplicht een archiefboek te hebben. Het maakt niet uit of u een BV, NV, eenmanszaak of vereniging bent. Wat telt is dat er documentatie ontstaat.
Wat moet er geregistreerd worden
In het archiefboek wordt niet elk afzonderlijk document ingeschreven, maar de jaarlijks gegenereerde hoeveelheid per categorie uit uw bewaarbeleid. Typische categorieen:
- Financiele documentatie: facturen, pakbonnen, bankafschriften, kasrapporten, contracten met klanten en leveranciers, boekhoudkundige stukken.
- Personeelsdocumentatie: arbeidsovereenkomsten, loonaangiften, vakantieadministratie, besluiten, beeindigingsovereenkomsten, personeelsdossiers.
- Juridische akten en correspondentie: algemene akten, statuten, reglementen, besluiten, notulen van vergaderingen en raden van bestuur.
- Eigendomsdocumentatie: koopovereenkomsten, huurovereenkomsten, voertuigregistratie, attesten, bouwvergunningen.
- Gerechtelijke en fiscale documentatie: dagvaardingen, vonnissen, aanslagen van de Belastingdienst, controlerapporten.
- Technische documentatie: projecten, attesten, keuringsrapporten, bouwdagboeken (voor bouwbedrijven).
Format van invoer: wat u precies invult
Elke regel in het archiefboek bevat standaard:
- Volgnummer doorlopend vanaf de oprichting van het bedrijf
- Jaar van ontstaan van de documentatie
- Nummer uit het classificatieschema (categorie)
- Inhoud (korte beschrijving: bijvoorbeeld Uitgaande facturen 2024)
- Hoeveelheid (aantal ordners, mappen, dozen of strekkende meter)
- Bewaarplaats (kantoor, magazijn, externe dienstverlener)
- Bewaartermijn in jaren
- Opmerkingen (bijvoorbeeld gedigitaliseerd, vernietigd 2034)
Bewaartermijnen per categorie
| Type documentatie | Bewaartermijn |
|---|---|
| Financieel en boekhoudkundig | 7 jaar (fiscale bewaarplicht), 10 jaar voor onroerend goed |
| Salarissen, loonaangiften, personeelsdossiers | 7 tot 50 jaar afhankelijk van type stuk |
| Onroerendgoedovereenkomsten | 10 jaar na beeindiging |
| Statuten, algemene akten, notulen | permanent |
| Gerechtelijke zaken | 10 jaar na onherroepelijkheid |
| Belastingaanslagen, controlerapporten | 7 jaar |
| Operationele correspondentie | 2 tot 5 jaar |
Overdracht aan het bevoegde archief
Het archiefboek wordt doorlopend bijgehouden, en een kopie wordt eenmaal per jaar overgedragen aan het bevoegde regionale historisch centrum of het Nationaal Archief, in de praktijk uiterlijk op 30 april voor het voorgaande jaar. De bevoegdheid van het archief wordt bepaald door de vestigingsplaats van het bedrijf. Amsterdam valt bijvoorbeeld onder het Stadsarchief Amsterdam; gemeenten buiten de grote steden vallen onder de regionale historische centra.
Naast het archiefboek wordt eenmaal per jaar ook een voorstel tot vernietiging van waardeloze registratuur opgesteld (bescheiden waarvan de bewaartermijn is verstreken). Vernietiging vindt alleen plaats met goedkeuring van het archief, nooit op eigen initiatief.
Elektronisch archiefboek (vanaf 2024)
Met de wijzigingen van de Archiefwet uit 2023 is het elektronische archiefboek juridisch gelijkgesteld met het papieren. Dat betekent dat u het in software kunt bijhouden, digitaal ondertekend kunt bewaren en in elektronische vorm kunt overdragen aan het archief (XML, PDF/A ondertekend met een gekwalificeerde elektronische handtekening). De meeste bevoegde archieven in Nederland gaan vanaf 2026 over op elektronische ontvangst, sommige accepteren deze al.
Voordelen van de elektronische vorm: geen verlies (het boek kan niet worden zoekgemaakt of beschadigd zoals een papieren boek), automatische registratie zodra het document in het DMS wordt ingevoerd, doorzoekbaarheid in plaats van bladeren, automatische berekening van de vernietigingstermijn per regel.
Boetes voor onjuiste registratie
Het toezicht op de archiefbescheiden wordt uitgeoefend door de Erfgoedinspectie en in fiscaal verband door de Belastingdienst. De Archiefwet voorziet boetes voor rechtspersonen tot 21.750 EUR voor het niet bijhouden van het archiefboek, onregelmatige invoer, een niet afgestemd classificatieschema of het zelfstandig vernietigen van bescheiden zonder toestemming. Voor de verantwoordelijke persoon binnen de rechtspersoon kunnen aanvullende boetes worden opgelegd. De praktijk laat zien dat boetes meestal worden opgelegd na een melding (bijvoorbeeld van een voormalig werknemer in een geschil) of in het kader van een belastingcontrole.
Meest voorkomende fouten in de praktijk
- Geen classificatieschema: het archiefboek wordt op gevoel bijgehouden, zonder onderbouwing in het bewaarbeleid. De inspectie ziet dat meteen.
- Regels zonder termijnen: geregistreerd wat er is, maar niet vermeld tot wanneer het bewaard wordt. Gevolg: er wordt nooit vernietigd, het archief groeit eindeloos.
- Zelfstandige vernietiging: het bedrijf heeft het magazijn opgeruimd omdat de stukken ouder zijn dan 10 jaar. Zonder goedkeuring van het archief is dat een overtreding, ook al is de termijn echt verlopen.
- Vermenging van actieve en archiefbescheiden: documentatie van het lopende jaar wordt niet in het archiefboek opgenomen (deze wordt via het postregister bijgehouden). Zij gaat pas na afsluiting van het jaar in het archiefboek.
- Vergeten overdracht: het bedrijf houdt het boek netjes bij, maar levert geen kopie aan het archief. De leveringsplicht staat los van de plicht tot bijhouden.
