Een werkplek uit de branche inkoop en inkomende facturen, zonder mensen

Inkoop en inkomende facturen

De factuur wacht, en de ontvangstbon ligt nog in het magazijn.

Arhivix ontvangt inkomende facturen per e-⁠mail, van de scanner en van de telefoon, leest ze en stelt de velden voor, meldt een mogelijk duplicaat en bewaart de ontvangstbon en de pakbon in dezelfde map van de leverancier. Het afstemmen met de inkooporder en het boeken in uw ERP zijn in ontwikkeling.

Gratis abonnement proberen Vraag een offerte aan

Geen creditcard nodig.

Hoe het proces door Arhivix loopt.

Elke stap heeft een label: wat Arhivix vandaag doet, wat in ontwikkeling is en wat in uw boekhouding, ERP of bank blijft.

  1. Inkooporder

    Buiten Arhivix

    Aangemaakt in uw ERP of boekhoudsoftware. Komt hij als pdf per e-mail binnen, dan bergt Arhivix hem op bij de leverancier.

  2. Ontvangstbon en pakbon

    Werkt vandaag

    Het magazijn fotografeert of scant het papier, en het staat in de map van de leverancier, in de betaalde abonnementen doorzoekbaar op inhoud.

  3. Inkomende factuur

    Werkt vandaag

    Komt binnen per e-mail, van de scanner of van de telefoon. Arhivix leest de leverancier, het nummer, het bedrag en de data als voorstel, en u bevestigt.

  4. Mogelijk duplicaat

    Werkt vandaag

    Komt er een factuur binnen met hetzelfde nummer, dezelfde leverancier en hetzelfde bedrag, dan meldt Arhivix dat, en u beslist wat er verder gebeurt. Er wordt niets vanzelf verwijderd.

  5. Controle

    Werkt vandaag

    Documenten die Arhivix niet met zekerheid kan opbergen, wachten in de Smart Inbox op uw bevestiging.

  6. Afstemming met de inkooporder en de ontvangstbon

    In ontwikkeling

    Controleren of de factuur overeenkomt met de inkooporder en de ontvangen hoeveelheid. Nu staan alle drie de documenten in dezelfde map van de leverancier, dus de controle gebeurt op één plek.

  7. Goedkeuring op bedrag en boeken in uw ERP

    In ontwikkeling

    Goedkeuringsketens met bedragdrempels en het doorsturen naar uw ERP zijn in ontwikkeling. Nu voert uw boekhouder de factuur in de boekhoudsoftware in.

  8. Archief

    Werkt vandaag

    De factuur, de ontvangstbon en de pakbon blijven bij elkaar, met versiegeschiedenis en een logboek van elk openen.

Werkt vandaag
Vandaag beschikbaar in de app.
In ontwikkeling
We bouwen het. Het maakt nog geen deel uit van het aanbod, en we verkopen het niet alsof het af is.
Buiten Arhivix
Gebeurt in uw boekhoudsoftware, ERP of bank, of bij een specialist. Arhivix bewaart het document voor die stap.

Hetzelfde werk in verschillende branches.

Een klant stuurt facturen per e-⁠mail, foto's via WhatsApp, en brengt de rest op de laatste dag in een envelop.

Het sorteren gaat van uw uren af, niet van die van de klant, en elke maand begint weer bij nul.

scan_factuur_118.pdf Gelezen
  • Klant Hansa Facilities BV
  • Map Hansa Facilities BV/2026-⁠07
  • Voorstel inkoopfactuur, Steelco
E-⁠mail en scans komen in dezelfde klantmap terecht.
Arhivix vandaag
De klant fotografeert papier met de telefoon in een map die met uw kantoor is gedeeld, en e-⁠mail naar de mailbox van uw kantoor wordt via een regel per klant opgeborgen. Arhivix leest elk document en stelt het type en de gegevens voor, die u bevestigt.

Dezelfde factuur komt per e-⁠mail, op papier en als telefoonfoto binnen, en wordt twee keer geboekt.

Een dubbele boeking of een dubbele betaling, en daarna een correctie die meer kost dan de boeking zelf.

fact_2291.pdf Mogelijk duplicaat
  • Factuurnummer 2291
  • Leverancier Steelco
  • Bedrag 1.240,00 EUR
Zelfde nummer, leverancier en bedrag als de scan. U beslist.
Arhivix vandaag
Arhivix herkent een mogelijk duplicaat aan factuurnummer, leverancier en bedrag, of aan hetzelfde bestand, en meldt het u, en u beslist of het hetzelfde document is.

De leveranciersfactuur ligt stil omdat niemand de ontvangstbon en het certificaat kan vinden.

Zonder ontvangstbewijs gaat de factuur niet ter betaling, dus betaalt u de leverancier te laat of betaalt u goederen die niemand heeft gecontroleerd.

ontvangstbon_0917.jpg opgeborgen
  • Map Marendo Trade B.V.
  • Voorstel ontvangstbon 0917, 16 okt. 2026
  • Gemeld aan inkoop
De zoekopdracht Marendo Trade oktober toont de ontvangstbon, het certificaat en de factuur.
Arhivix vandaag
Het magazijn fotografeert de ontvangstbon en het certificaat in de map van de leverancier, en Arhivix leest ze en stelt het nummer en de datum voor. Inkoop krijgt een ping en vindt beide papieren en de factuur met één zoekopdracht.

De pakbon blijft in de keuken, en uw boekhouder wacht.

De boekhouding loopt achter, de manager haalt aan het eind van de maand papier op bij elke zaak, en een verloren pakbon onderbouwt de factuur niet meer.

pakbon_0388.jpg Bevestigd
  • Map Centrum / Pakbonnen
  • Voorstel pakbon 0388, Bakkerij Orvelle
Via een regel gedeeld met uw boekhouder
Arhivix vandaag
De shiftleider fotografeert de pakbon in de map van de zaak, Arhivix stelt het nummer en de leverancier voor, en een automatisering deelt hem met uw boekhouder. Facturen uit de mailbox van de zaak worden via een regel opgeborgen en op dezelfde manier gedeeld.

Het beton kwam op de bouwplaats, de pakbon ging mee met de betonmixer, en de factuur van de leverancier wacht al.

De factuur wordt betaald zonder bevestigde hoeveelheid, of hij wacht tot iemand de pakbon vindt, en niemand kan een tekort bewijzen.

pakbon_0412.pdf Gefotografeerd
  • Leverancier Hansa Facilities BV
  • Map Gebouw B / Pakbonnen
  • Ontvangen 14 okt., 07:40
Bij de factuur: Hansa pakbonnen oktober.
Arhivix vandaag
De voorman fotografeert de pakbon in de projectmap voordat de betonmixer vertrekt. Wie de factuur van de leverancier controleert, vindt elke pakbon van die leverancier met één zoekopdracht.

Het begint zonder project.

  1. Koppel de mailbox van het bedrijf of upload uw bestaande mappen, en Arhivix leest alles op de achtergrond.

  2. Papier van de werkvloer fotografeert u met de telefoon of scant u; Arhivix stelt het type en de gegevens voor, en u bevestigt.

  3. Bevestig één keer een regel voor de mailbox: de volgende keer wordt zo'n bijlage vanzelf opgeborgen, en twijfelgevallen wachten op uw bevestiging.

Voor kleine bedrijven

Geen creditcard nodig. Betaalde abonnementen vanaf 22 EUR per maand bij jaarlijkse facturering, prijs per bedrijf.

Het gratis abonnement zoekt op bestandsnaam; zoeken in de inhoud en AI-zoeken zitten in de betaalde abonnementen.

Gratis abonnement proberen

Voor meer dan 20 accounts en voor kantoren

Eén gesprek over uw processen, de migratie en de koppelingen met de programma's die u gebruikt. We antwoorden binnen één werkdag.

Vraag een offerte aan

Openbare prijzen, per bedrijf

Het abonnement Arhivix Lite is gratis en vraagt geen creditcard. Betaalde abonnementen kosten vanaf 22 EUR per maand bij jaarlijkse facturering, en zelfs het kleinste bevat 5 gebruikersaccounts, zonder prijs per gebruiker. Voor meer dan 20 accounts maken we een offerte op maat.

Bekijk pakketten en prijzen

Veelgestelde vragen

Nog niet. Het afstemmen met de inkooporder en de ontvangstbon is in ontwikkeling. Nu bewaart Arhivix alle drie de documenten van één leverancier in dezelfde map en leest het hun velden, dus de controle gebeurt op één plek, niet verspreid over vijf mailboxen.

Als het nummer, de leverancier en het bedrag overeenkomen, meldt Arhivix hem als mogelijk duplicaat, en u beslist of het om dezelfde factuur gaat. Arhivix verwijdert zelf niets.

Nog niet. Koppelingen met ERP's en boekhoudsoftware zijn in ontwikkeling, en koppelingen op maat worden gebouwd onder een Enterprise-contract. Nu voert uw boekhouder de facturen in de boekhoudsoftware in.

U uploadt uw bestaande mappen of koppelt de e-mailbox van uw bedrijf, en Arhivix indexeert alles op de achtergrond. Standaardabonnementen vragen geen migratieproject en geen consultants. Met een Enterprise-contract wordt uw bestaande archief overgezet, met behoud van de mappenlogica, metadata en bewaartermijnen.

Absoluut. U kunt met één klik opzeggen vanuit uw accountinstellingen. Uw data blijft toegankelijk tot het einde van uw huidige factureringsperiode. Daarna wordt uw account gepauzeerd en heeft u 30 dagen om uw data te exporteren.

Staat je antwoord er niet bij? Mail ons op support@arhivix.com

Stuur uw eerste document. Arhivix ordent het.

Probeer het gratis abonnement Vraag een offerte aan

Geen verplichtingen, geen creditcard.

NOTIX DOO Beograd · MB 21993310 Controleer het registratienummer in het openbare bedrijvenregister APR (opent in een nieuw venster) · PIB 114240716

Dušana Matića 26, 11000 Belgrado

Maandag tot en met vrijdag, 09:00 tot 17:00 CET

Factuur_Hansa_118.pdf Doorgestuurd
  • Ontvangen per e-mail 14:32
  • Gelezen, gegevens bevestigd
  • Op locatie gecontroleerd en goedgekeurd
  • Doorgestuurd naar uw boekhouder en uw software

Volgende: uw eerste document

Beelden: Pexels (Karola G, Kaboompics), Pexels-licentie.