Handel en groothandel

Een klant overschrijdt de betaaltermijn, en de getekende pakbon van die levering ligt ergens tussen het magazijn en een la.

De magazijnmedewerker fotografeert de pakbon op het laadperron in de map van de klant, Arhivix leest hem, en een zoekopdracht op die klant toont hem samen met de factuur.

Gratis abonnement proberen Vraag een offerte aan

Geen creditcard nodig.

Problemen die u kent.

Een klant heeft de betaaltermijn overschreden, en de getekende pakbon ligt in een la.

Zonder getekende pakbon is de levering moeilijk te bewijzen, en het geld voor goederen die de klant allang heeft ontvangen blijft wachten.

pakbon_4471.jpg Bevestigd

Klant Velmora Retail B.V.
Geleverd 17 aug. 2026
Vervaldatum factuur 16 okt. 2026, verstreken

Zoeken: Velmora Retail augustus

Arhivix vandaag: Arhivix leest de pakbon die op het laadperron is gefotografeerd en stelt het nummer, de klant en de leverdatum voor, en u bevestigt. Een zoekopdracht op klant en maand toont hem samen met de factuur.

Een klant vraagt om een kopie van de pakbon van maart, en de enige die weet waar hij ligt, de magazijnmedewerker, is op vakantie.

De verkoop verliest uren met zoeken, en terwijl de klant op een antwoord wacht, wacht ook uw betaling.

pakbon_3117.jpg Gedeeld

Begrepen als Velmora Retail · maart
Link voor de klant 7 dagen, wachtwoord

Logboek: deellink geopend 11:02

Arhivix vandaag: U beschrijft wat u zoekt, en in de betaalde abonnementen begrijpt de zoekfunctie het documenttype, de relatie en de datum en leest ze ook de tekst van gescand papier. De kopie gaat de deur uit als link met een vervaldatum en een wachtwoord.

Het contract met een winkelketen is vanzelf verlengd, omdat de opzegtermijn verliep terwijl het in een map lag.

U werkt nog een jaar met de oude kortingen en voorwaarden.

contract_0042.pdf Termijn ingesteld

Einde contract 31 mrt. 2027
Opzegtermijn 60 dagen
Verlenging 30 jan. 2027

Termijnen: verlenging 60 dagen vóór het aflopen

Arhivix vandaag: Wanneer een contract binnenkomt, leest Arhivix de einddatum en de opzegtermijn en zet zelf twee termijnen: het aflopen van het contract en de verlengingsdatum, de laatste dag om op te zeggen of de voorwaarden aan te passen. Beide kunt u wijzigen of afwijzen.

U hebt honderd stuks geleverd, de klant zegt dat er achtennegentig zijn aangekomen, en de klacht komt een maand later zonder één papier.

Een discussie over de hoeveelheid eindigt in een creditnota die u niet had gepland, en de verkoop reconstrueert dagenlang de levering.

klacht_4518.pdf Vanzelf opgeborgen

Map Klanten / Velmora Retail
Al aanwezig Getekende pakbon, foto's

Regel: afzender Velmora Retail B.V.

Arhivix vandaag: Op het laadperron fotografeert u de goederen en het ontvangstverslag met de telefoon in de map van de klant, naast de getekende pakbon. Een klacht die per e-⁠mail binnenkomt, kan daar via een regel worden opgeborgen.

Eén document door uw bedrijf.

Een doorsnede van een bedrijf in uw branche: hoe een document binnenkomt, wat Arhivix leest, wie bevestigt en waar het blijft.

Met de telefoon, op het laadperron pakbon_4471_getekend.jpg
Arhivix leest het voorstel: pakbon 4471, Velmora Retail
Facturatie en debiteurenbeheer debiteurenbeheer bevestigt de levering, de pakbon zit bij de factuur van die klant
Archief elke versie bewaard, elke toegang vastgelegd

Ontvangen

Met de telefoon, op het laadperron pakbon_4471_getekend.jpg
Gelezen

Arhivix leest het voorstel: pakbon 4471, Velmora Retail
De juiste persoon bevestigt

Facturatie en debiteurenbeheer debiteurenbeheer bevestigt de levering, de pakbon zit bij de factuur van die klant
Bewaard

Archief elke versie bewaard, elke toegang vastgelegd

Gratis abonnement proberen

Goedkeuringen en de koppeling met uw ERP worden voor uw bedrijf ingericht.

Vraag een offerte aan

De documenten en regels van uw branche.

Documenten die binnenkomen

Pakbonnen pakbon_4471_getekend.jpg
Verkoopfacturen factuur_0418.pdf
Inkoopfacturen inkoopfactuur_7302.pdf
Ontvangstbonnen ontvangstbon_1206.pdf
Contracten klantcontract_0042.pdf

Regels die vanzelf werken

Als pakbon Dan naar het klantdossier
Als factuur Dan debiteurenbeheer informeren
Als contract Dan herinnering vóór de vervaldatum

Regels melden, delen en herinneren; elk gelezen gegeven is een voorstel dat een mens bevestigt.

Geldt voor elk document

Elke wijziging is een nieuwe versie, en een eerdere haalt u met één klik terug.
Een deellink heeft een vervaldatum en een wachtwoord, en het logboek toont wie hem heeft geopend.
U geeft toegang per map en per document; elk openen, downloaden en delen wordt vastgelegd.

Het begint zonder project.

Koppel de mailbox van het bedrijf of upload uw bestaande mappen, en Arhivix leest alles op de achtergrond.
Papier van de werkvloer fotografeert u met de telefoon of scant u; Arhivix stelt het type en de gegevens voor, en u bevestigt.
Bevestig één keer een regel voor de mailbox: de volgende keer wordt zo'n bijlage vanzelf opgeborgen, en twijfelgevallen wachten op uw bevestiging.

Voor kleine bedrijven

Geen creditcard nodig. Betaalde abonnementen vanaf 22 EUR per maand bij jaarlijkse facturering, prijs per bedrijf.

Het gratis abonnement zoekt op bestandsnaam; zoeken in de inhoud en AI-zoeken zitten in de betaalde abonnementen.

Gratis abonnement proberen

Voor meer dan 20 accounts en voor kantoren

Eén gesprek over uw processen, de migratie en de koppelingen met de programma's die u gebruikt. We antwoorden binnen één werkdag.

Vraag een offerte aan

Wie uw documenten ziet, en waar ze staan.

500+ bedrijven
92% van de documenten automatisch geclassificeerd
2 EU-regio's die elk document bewaren

Opslag: Onze EU-cloud of uw eigen S3 (Enterprise).
Versleuteling: AES-256 in rust, TLS 1.3 tijdens transport.
Toegang: Alleen wie u toegang geeft, met 2FA. Elke weergave wordt gelogd.

Openbare prijzen, per bedrijf

Het abonnement Arhivix Lite is gratis en vraagt geen creditcard. Betaalde abonnementen kosten vanaf 22 EUR per maand bij jaarlijkse facturering, en zelfs het kleinste bevat 5 gebruikersaccounts, zonder prijs per gebruiker. Voor meer dan 20 accounts maken we een offerte op maat.

Bekijk pakketten en prijzen

Veelgestelde vragen

Nee. De pakbon staat in de map van de klant en de facturen in hetzelfde systeem, en een zoekopdracht op klant en maand, onderdeel van elk betaald abonnement, toont beide.

Een telefoon met de Arhivix-app voor iOS of Android. De camera herkent de randen van de pagina en zet de foto recht, een pakbon van meerdere pagina's wordt één document, en de magazijnmedewerker kiest de map van de klant waarin hij hem bewaart.

Alleen de mensen aan wie u toegang geeft, per map en per document: de magazijnmedewerker bijvoorbeeld alleen tot de pakbonnen. Elk openen, downloaden en delen wordt vastgelegd.

U uploadt uw bestaande mappen of koppelt de e-mailbox van uw bedrijf, en Arhivix indexeert alles op de achtergrond. Standaardabonnementen vragen geen migratieproject en geen consultants. Met een Enterprise-contract wordt uw bestaande archief overgezet, met behoud van de mappenlogica, metadata en bewaartermijnen.

Absoluut. U kunt met één klik opzeggen vanuit uw accountinstellingen. Uw data blijft toegankelijk tot het einde van uw huidige factureringsperiode. Daarna wordt uw account gepauzeerd en heeft u 30 dagen om uw data te exporteren.

Staat je antwoord er niet bij? Mail ons op support@arhivix.com

Stuur uw eerste document. Arhivix ordent het.

Probeer het gratis abonnement Vraag een offerte aan

Geen verplichtingen, geen creditcard.

NOTIX DOO Beograd · MB 21993310 Controleer het registratienummer in het openbare bedrijvenregister APR (opent in een nieuw venster) · PIB 114240716

Dušana Matića 26, 11000 Belgrado

Maandag tot en met vrijdag, 09:00 tot 17:00 CET

Factuur_Hansa_118.pdf Doorgestuurd

Ontvangen per e-mail 14:32
Gelezen, gegevens bevestigd
Op locatie gecontroleerd en goedgekeurd
Doorgestuurd naar uw boekhouder en uw software

Volgende: uw eerste document

Beelden: Pexels (Tima Miroshnichenko), Pexels-licentie.