Horeca en hotels

Elke dag komt er in elke zaak een leverancier, de pakbon blijft in de keuken, en tegen de vijfde zit uw boekhouder achter de facturen aan.

De shiftleider fotografeert de pakbon in de map van de zaak, Arhivix leest hem, en facturen en pakbonnen gaan via een regel die u één keer instelt naar uw boekhouder.

Gratis abonnement proberen Vraag een offerte aan

Geen creditcard nodig.

Problemen die u kent.

De pakbon blijft in de keuken, en uw boekhouder wacht.

De boekhouding loopt achter, de manager haalt aan het eind van de maand papier op bij elke zaak, en een verloren pakbon onderbouwt de factuur niet meer.

pakbon_0388.jpg Bevestigd

Map Centrum / Pakbonnen
Voorstel pakbon 0388, Bakkerij Orvelle

Via een regel gedeeld met uw boekhouder

Arhivix vandaag: De shiftleider fotografeert de pakbon in de map van de zaak, Arhivix stelt het nummer en de leverancier voor, en een automatisering deelt hem met uw boekhouder. Facturen uit de mailbox van de zaak worden via een regel opgeborgen en op dezelfde manier gedeeld.

Facturen voor abonnementen, apparatuur en commissies komen op drie e-⁠mailadressen binnen, en elke zaak leest alleen de eigen mailbox.

Een factuur die niemand opent, bereikt uw boekhouder niet op tijd, en soms komt dezelfde factuur twee keer.

commissie_0915.pdf Opgeborgen

Binnengekomen op receptie@bedrijf.nl
Map Leveranciersfacturen / Commissies

Mogelijk duplicaat: dezelfde factuur kwam ook binnen op facturen@bedrijf.nl

Arhivix vandaag: Koppel de mailboxen van elke zaak (Gmail, Microsoft 365 of IMAP), en Arhivix leest elke bijlage en bergt die via een regel op; twijfelgevallen wachten op uw bevestiging in Smart Inbox. Wanneer dezelfde factuur twee keer binnenkomt, markeert Arhivix hem als mogelijk duplicaat, en u beslist.

Het seizoenscontract met een touroperator loopt af, en de datum om het op te zeggen of de prijzen te wijzigen verstreek terwijl het in een mailbox zat.

Het seizoen loopt op de prijzen en voorwaarden van vorig jaar.

seizoenscontract.pdf Termijn ingesteld

Voorstel loopt af 31 mrt. 2027
Opzegtermijn 60 dagen

Verlenging 30 jan. 2027, met herinnering

Arhivix vandaag: Wanneer het contract binnenkomt, leest Arhivix de einddatum en de opzegtermijn en zet zelf twee termijnen: de vervaltermijn en de laatste dag om op te zeggen, die u kunt wijzigen of afwijzen, en de herinnering voegt u zelf toe. Upload een nieuwe prijslijst over de oude, en de vorige blijft in de versiegeschiedenis.

De gezondheidskeuring van een seizoenskracht verloopt midden in het seizoen, en de datum zit in een map die niemand opent.

Wie geen geldige keuring heeft, mag niet met voedsel werken, dus de dienst komt iemand tekort precies wanneer het druk is.

gezondheidskeuring_0003.pdf Termijn ingesteld

Voorstel geldig tot 20 jul. 2027
Toegang alleen de bedrijfsleider

Termijnen: herinnering 30 dagen vóór het verlopen

Arhivix vandaag: Het certificaat van elke medewerker wordt gefotografeerd in de map van de zaak, en Arhivix leest het en stelt de datum voor tot wanneer het geldig is. De volgende keuring vult u één keer in bij Termijnen, en vóór het verlopen komt een herinnering.

Brandblussers en brandkranen hebben elk hun eigen keuringsdata, en het rapport blijft bij het servicebedrijf.

Als erom gevraagd wordt, moeten de papieren getoond worden, niet gemaakt, en wat bij het servicebedrijf ligt, bestaat die dag niet.

brandrapport_0412.pdf Opgeborgen

Map Centrum / Brandveiligheid
Volgende keuring 12 apr. 2027, in Termijnen

Regel: e-⁠mails van het servicebedrijf komen hier terecht

Arhivix vandaag: Een rapport dat het servicebedrijf per e-⁠mail stuurt, wordt via een regel in de map van de zaak opgeborgen, en een papieren rapport fotografeert u. De volgende keuringen en de training van nieuw personeel vult u met een herinnering in bij Termijnen, zodat het brandveiligheidsdossier van de zaak op één plek staat.

Eén document door uw bedrijf.

Een doorsnede van een bedrijf in uw branche: hoe een document binnenkomt, wat Arhivix leest, wie bevestigt en waar het blijft.

Via de telefoon van de shiftleider pakbon_0388.jpg
Arhivix leest het voorstel: pakbon 0388, Bakkerij Orvelle
Kantoor bedrijfsleider de bedrijfsleider bevestigt, de boekhouder krijgt het via een regel
Archief elke versie bewaard, elke toegang vastgelegd

Ontvangen

Via de telefoon van de shiftleider pakbon_0388.jpg
Gelezen

Arhivix leest het voorstel: pakbon 0388, Bakkerij Orvelle
De juiste persoon bevestigt

Kantoor bedrijfsleider de bedrijfsleider bevestigt, de boekhouder krijgt het via een regel
Bewaard

Archief elke versie bewaard, elke toegang vastgelegd

Gratis abonnement proberen

Goedkeuringen en de koppeling met uw ERP worden voor uw bedrijf ingericht.

Vraag een offerte aan

De documenten en regels van uw branche.

Documenten die binnenkomen

Pakbonnen pakbon_bakkerij_0388.jpg
Leveranciersfacturen factuur_zuivel_2214.pdf
Kassabonnen kassabon_0571.jpg
Keuringen en certificaten keuring_personeel_0003.pdf
Contracten leverancierscontract_0012.pdf

Regels die vanzelf werken

Als een pakbon in de map van de zaak belandt Dan de manager informeren
Als een factuur wordt opgeborgen Dan delen met uw boekhouder
Als u een keuringsdatum invult Dan een herinnering vóór het verlopen

Regels melden, delen en herinneren; elk gelezen gegeven is een voorstel dat een mens bevestigt.

Geldt voor elk document

Elke wijziging is een nieuwe versie, en een eerdere haalt u met één klik terug.
Een deellink heeft een vervaldatum en een wachtwoord, en het logboek toont wie hem heeft geopend.
U geeft toegang per map en per document; elk openen, downloaden en delen wordt vastgelegd.

Het begint zonder project.

Koppel de mailbox van het bedrijf of upload uw bestaande mappen, en Arhivix leest alles op de achtergrond.
Papier van de werkvloer fotografeert u met de telefoon of scant u; Arhivix stelt het type en de gegevens voor, en u bevestigt.
Bevestig één keer een regel voor de mailbox: de volgende keer wordt zo'n bijlage vanzelf opgeborgen, en twijfelgevallen wachten op uw bevestiging.

Voor kleine bedrijven

Geen creditcard nodig. Betaalde abonnementen vanaf 22 EUR per maand bij jaarlijkse facturering, prijs per bedrijf.

Het gratis abonnement zoekt op bestandsnaam; zoeken in de inhoud en AI-zoeken zitten in de betaalde abonnementen.

Gratis abonnement proberen

Voor meer dan 20 accounts en voor kantoren

Eén gesprek over uw processen, de migratie en de koppelingen met de programma's die u gebruikt. We antwoorden binnen één werkdag.

Vraag een offerte aan

Wie uw documenten ziet, en waar ze staan.

500+ bedrijven
92% van de documenten automatisch geclassificeerd
2 EU-regio's die elk document bewaren

Opslag: Onze EU-cloud of uw eigen S3 (Enterprise).
Versleuteling: AES-256 in rust, TLS 1.3 tijdens transport.
Toegang: Alleen wie u toegang geeft, met 2FA. Elke weergave wordt gelogd.

Openbare prijzen, per bedrijf

Het abonnement Arhivix Lite is gratis en vraagt geen creditcard. Betaalde abonnementen kosten vanaf 22 EUR per maand bij jaarlijkse facturering, en zelfs het kleinste bevat 5 gebruikersaccounts, zonder prijs per gebruiker. Voor meer dan 20 accounts maken we een offerte op maat.

Bekijk pakketten en prijzen

Veelgestelde vragen

Elke zaak krijgt een eigen map of werkruimte, en u geeft toegang per zaak: de shiftleider ziet de eigen zaak, de manager ziet ze allemaal. Uw boekhouder krijgt wat de regels delen, uit elke zaak. Het aantal werkruimten en e-mailpostvakken groeit met het abonnement: Lite heeft er van elk één, Basic twee werkruimten en tot drie e-mailpostvakken.

Nee. De shiftleider fotografeert de pakbon met de mobiele app, die de randen van de pagina vindt, de pagina rechtzet en meerdere pagina's tot één document samenvoegt. Een scanner of een upload vanaf de computer werkt net zo, als dat makkelijker is.

Ja, als termijn met herinnering. Het certificaat wordt gefotografeerd in de map van de zaak, Arhivix stelt de datum voor tot wanneer het geldig is, en de volgende keuring vult u één keer in bij Termijnen, zodat de herinnering vóór het verlopen komt. Geef alleen de manager toegang tot de map met certificaten. Arhivix is geen keuringsregister: het certificaat is een document met een termijn en een herinnering.

U uploadt uw bestaande mappen of koppelt de e-mailbox van uw bedrijf, en Arhivix indexeert alles op de achtergrond. Standaardabonnementen vragen geen migratieproject en geen consultants. Met een Enterprise-contract wordt uw bestaande archief overgezet, met behoud van de mappenlogica, metadata en bewaartermijnen.

Absoluut. U kunt met één klik opzeggen vanuit uw accountinstellingen. Uw data blijft toegankelijk tot het einde van uw huidige factureringsperiode. Daarna wordt uw account gepauzeerd en heeft u 30 dagen om uw data te exporteren.

Staat je antwoord er niet bij? Mail ons op support@arhivix.com

Stuur uw eerste document. Arhivix ordent het.

Probeer het gratis abonnement Vraag een offerte aan

Geen verplichtingen, geen creditcard.

NOTIX DOO Beograd · MB 21993310 Controleer het registratienummer in het openbare bedrijvenregister APR (opent in een nieuw venster) · PIB 114240716

Dušana Matića 26, 11000 Belgrado

Maandag tot en met vrijdag, 09:00 tot 17:00 CET

Factuur_Hansa_118.pdf Doorgestuurd

Ontvangen per e-mail 14:32
Gelezen, gegevens bevestigd
Op locatie gecontroleerd en goedgekeurd
Doorgestuurd naar uw boekhouder en uw software

Volgende: uw eerste document

Beelden: Pexels (Sururi Ballıdağ), Pexels-licentie.