Uvod: Elektronsko fakturisanje u Srbiji
Srbija je 2022. godine pokrenula Sistem Elektronskih Faktura (SEF) kao centralizovanu državnu platformu za izdavanje, slanje, primanje i čuvanje elektronskih faktura. Od januara 2023. godine, korišćenje SEF-a je obavezno za sve PDV obveznike u privatnom sektoru.
Cilj sistema je potpuna digitalizacija fakturisanja, smanjenje poreskih zloupotreba i automatizacija poslovnih procesa. Umesto papirnih faktura, PDF-ova ili mejlova, sve fakture prolaze kroz jedinstven državni sistem u strukturiranom XML formatu.
Šta je SEF (Sistem Elektronskih Faktura)?
SEF je centralna platforma Ministarstva finansija Republike Srbije za elektronsko fakturisanje. Razvijen je kao obavezan sistem kroz koji prolaze sve fakture između poslovnih subjekata.
Ključne karakteristike SEF sistema:
- Strukturirani XML format koji omogućava automatsku obradu
- Jedinstveni identifikacioni broj za svaku fakturu
- Automatska verifikacija tačnosti podataka
- Čuvanje faktura minimalno 10 godina (5 godina za ne-PDV obveznike)
- Elektronski potpis ili sertifikat za registraciju i pristup
Ko mora da koristi SEF?
Obaveza korišćenja SEF sistema zavisi od tipa subjekta:
Obavezno od januara 2023:
- Svi PDV obveznici u privatnom sektoru (B2B transakcije)
- Subjekti javnog sektora (državne institucije, javna preduzeća)
- Privatni sektor prema javnom sektoru (B2G transakcije)
Takođe obavezno za:
- Ne-PDV obveznike koji fakturišu javnom sektoru
- Sve subjekte koji primaju fakture od PDV obveznika
Jedini izuzetak su fizička lica koja ne obavljaju poslovnu delatnost i mali preduzetnici koji nisu u sistemu PDV-a i ne posluju sa javnim sektorom.
Kako funkcioniše SEF u praksi?
Proces elektronskog fakturisanja kroz SEF izgleda ovako:
- Kreiranje fakture u vašem računovodstvenom softveru ili direktno na SEF portalu
- Slanje kroz SEF u propisanom XML formatu
- Automatska provera podataka od strane sistema (PIB, iznos, PDV)
- Dodela jedinstvenog broja i datuma izdavanja
- Prijem od strane kupca kroz SEF sistem
- Prihvatanje ili odbijanje fakture od strane primaoca
- Trajno čuvanje u sistemu (minimum 10 godina)
Rokovi za primanje i prihvatanje faktura
| Akcija | Javni sektor | Privatni sektor |
|---|---|---|
| Rok za prihvatanje/odbijanje | 15 dana | 15 dana |
| Ako ne reaguje | Smatra se prihvaćenom | Smatra se odbijenom |
| Rok za evidentiranje PDV-a | 12 dana od kraja poreskog perioda | 12 dana od kraja poreskog perioda |
Šta se menja od 2026. godine?
Zakon o elektronskom fakturisanju je izmenjen krajem 2025. godine, a najvažnije promene stupaju na snagu u toku 2026:
Od marta 2026:
- Obavezni interni računi generisani direktno u SEF-u (za postojeće korisnike sistema)
- Elektronsko fakturisanje za maloprodaju u određenim slučajevima
- B2G elektronske otpremnice postaju obavezne za privatni sektor
Od kraja 2026. / početka 2027:
- Pre-popunjene PDV prijave na osnovu podataka iz SEF-a
- Automatsko usaglašavanje ulaznih i izlaznih faktura
- Veća automatizacija poreskih obaveza
Prednosti elektronskog fakturisanja
Prelazak na elektronske fakture donosi konkretne koristi:
- Ušteda do 80% troškova u poređenju sa papirnim fakturisanjem
- Eliminacija grešaka pri ručnom unosu podataka
- Brži proces naplate jer faktura stiže trenutno
- Automatsko čuvanje bez fizičkog prostora za arhivu
- Lakša kontrola i pregled svih izdatih i primljenih faktura
- Usklađenost sa zakonom bez dodatnog administrativnog posla
Kazne za nepoštovanje obaveza
Propuštanje obaveza vezanih za elektronsko fakturisanje povlači kazne:
Kazne za pravna lica: 200.000 do 2.000.000 RSD
Za preduzetnike: 50.000 do 500.000 RSD
Za odgovorno lice: 50.000 do 150.000 RSD
Kazne se primenjuju za: neizdavanje e-fakture u propisanom roku, neevidentiranje u SEF sistemu, neprihvatanje fakture u zakonskom roku, i neusklađenost sa XML formatom.
Kako Arhivix pomaže sa elektronskim fakturama?
Arhivix je dizajniran da vam maksimalno pojednostavi rad sa elektronskim fakturama i uskladi vaše poslovanje sa zakonom. Evo kako:
Automatsko arhiviranje e-faktura
Svaka elektronska faktura koja prođe kroz vaš sistem se automatski arhivira u Arhivix. Bez ručnog prebacivanja fajlova, bez kopiranja. Faktura je sačuvana, organizovana i dostupna kad god vam zatreba.
Pretraga prirodnim jezikom
Zaboravite na kopanje po folderima. Ukucajte "faktura od dobavljača X iz marta" i Arhivix AI će pronaći tačan dokument za sekunde. Sistem razume kontekst i sadržaj svake fakture.
Automatsko tagovanje i kategorijacija
AI automatski prepoznaje tip fakture, dobavljača, iznos, datum i dodeljuje odgovarajuće tagove. Bez vašeg učešća, fakture su organizovane od prvog trenutka.
Zakonska usklađenost
Arhivix čuva fakture u skladu sa zakonskim zahtevima za minimalno 10 godina. Skladištenje na dva AWS evropska regiona, AES-256 enkripcija, kompletna revizijska traga.
Integracija sa arhivskom knjigom
Fakture se automatski evidentiraju u digitalnoj arhivskoj knjizi. Kada inspekcija zatraži uvid, sve je spremno u jednom kliku.
Zaključak
Elektronsko fakturisanje u Srbiji više nije opcija, već obaveza. SEF sistem donosi transparentnost i efikasnost, ali zahteva i tehničku pripremu. Sa Arhivix-om, ceo proces je automatizovan: od prijema fakture, preko arhiviranja, do pretrage i inspekcijskog izveštavanja.
Umesto da se prilagođavate sistemu, neka se sistem prilagodi vama. Isprobajte Arhivix besplatno 14 dana.
