Zašto su rokovi čuvanja važni?
Svaka firma u Srbiji je zakonski obavezna da čuva poslovnu dokumentaciju određeni broj godina. Prerano uništavanje dokumenata može dovesti do kazni, problema na inspekcijama i gubitka pravne zaštite. Sa druge strane, čuvanje svega zauvek stvara nepotreban haos i troškove.
Poznavanje tačnih rokova čuvanja vam pomaže da:
- Budete u skladu sa zakonom
- Automatizujete brisanje/arhiviranje starih dokumenata
- Uštedite prostor (fizički i digitalni)
- Budete spremni za poreske kontrole i inspekcije
Kompletna tabela rokova čuvanja
Finansijska dokumentacija
| Tip dokumenta | Rok čuvanja | Zakonski osnov |
|---|---|---|
| Godišnji finansijski izveštaji | Trajno | Zakon o računovodstvu |
| Glavna knjiga i dnevnik | 10 godina | Zakon o računovodstvu |
| Izlazne i ulazne fakture | 10 godina | Zakon o PDV-u |
| Elektronske fakture (SEF) | 10 godina (5 za ne-PDV) | Zakon o elektronskom fakturisanju |
| Blagajnički izveštaji | 5 godina | Zakon o računovodstvu |
| Bankarski izvodi | 10 godina | Zakon o računovodstvu |
| PDV prijave | 10 godina | Zakon o PDV-u |
| Poreske prijave (godišnje) | 10 godina | Zakon o poreskom postupku |
Kadrovska dokumentacija
| Tip dokumenta | Rok čuvanja | Zakonski osnov |
|---|---|---|
| Ugovori o radu | Trajno | Zakon o radu |
| Prijave/odjave na socijalno osiguranje (M obrazac) | Trajno | Zakon o PIO |
| Platni listići | Trajno | Zakon o radu |
| Evidencija radnog vremena | 5 godina | Zakon o evidencijama u oblasti rada |
| Rešenja o godišnjem odmoru | 5 godina | Zakon o radu |
| Dokumentacija o zaštiti na radu | 40 godina | Zakon o bezbednosti i zdravlju na radu |
Komercijalna i pravna dokumentacija
| Tip dokumenta | Rok čuvanja | Zakonski osnov |
|---|---|---|
| Osnivački akti firme | Trajno | Zakon o privrednim društvima |
| Ugovori sa klijentima/dobavljačima | 10 godina nakon isteka | Zakon o obligacionim odnosima |
| Otpremnice | 5 godina | Zakon o trgovini |
| Ponude i narudžbenice | 5 godina | Zakon o trgovini |
| Carinska dokumentacija | 5 godina | Carinski zakon |
| Građevinske dozvole | Trajno | Zakon o planiranju i izgradnji |
Šta se dešava ako uništite dokument prerano?
Posledice mogu biti ozbiljne:
- Novčane kazne — do 2.000.000 RSD za pravno lice
- Nemogućnost dokazivanja pred sudom ili inspekcijom
- Odbijanje poreskog odbitka — bez fakture nema PDV odbitka
- Problemi sa revizijom — revizor ne može da potvrdi podatke
Kako automatizovati rokove čuvanja?
Ručno praćenje rokova za hiljade dokumenata je nemoguć posao. DMS sistem kao Arhivix može:
- Automatski dodeliti rok čuvanja na osnovu tipa dokumenta
- Slati upozorenja pre isteka roka
- Predložiti arhiviranje ili brisanje dokumenata kojima je istekao rok
- Generisati izveštaj o dokumentima po roku čuvanja
- Sprečiti prevremeno brisanje zaključavanjem dokumenata
Digitalno vs. papirno čuvanje
Od 2017. godine, digitalizovani dokumenti imaju istu pravnu snagu kao papirni originali (Zakon o elektronskom dokumentu). To znači da možete:
- Skenirati papirne dokumente i čuvati ih digitalno
- Uništiti papirne originale nakon digitalizacije (uz poštovanje procedure)
- Koristiti elektronske fakture umesto papirnih
Digitalno čuvanje je ne samo zakonito — nego i jeftinije, bezbednije i praktičnije.
Zaključak
Rokovi čuvanja nisu opcioni — oni su zakonska obaveza. Prerano brisanje košta kazne, prekasno brisanje košta prostor i resurse.
Arhivix automatski prati rokove čuvanja za svaki dokument i obaveštava vas kada je vreme za arhiviranje ili brisanje. Nikad više ne morate ručno da pratite rokove.
