Rokovi čuvanja poslovne dokumentacije u Srbiji: tabela sa članom zakona za 2026.

Firme u Srbiji čuvaju finansijske izveštaje 20 godina, dnevnik i glavnu knjigu deset, isprave na osnovu kojih se knjiži pet godina, a isplatne liste trajno (član 28 Zakona o računovodstvu, Sl. glasnik RS 73/2019 i 44/2021). E-fakture se čuvaju deset godina od isteka godine izdavanja (član 15 Zakona o elektronskom fakturisanju).

Svaki rok u ovom tekstu proverili smo 11. novembra 2026. u tekstu zakona koji ga propisuje. Gde propisan rok nismo našli ili se izvori ne slažu, broj ne navodimo: tada rok određuje Lista kategorija vaše firme. Sve rokove na jednom mestu, sa članom zakona za svaki, daje tabela rokova čuvanja za Srbiju sa zakonskim osnovom za svaki rok.

Računovodstvo: član 28 Zakona o računovodstvu

Dokument	Rok čuvanja	Zakonski osnov
Finansijski izveštaji, izveštaji o izvršenoj reviziji i Statistički izveštaj	20 godina	Zakon o računovodstvu, član 28
Godišnji izveštaj o poslovanju	20 godina od poslednjeg dana poslovne godine	Zakon o računovodstvu, član 28
Dnevnik i glavna knjiga	10 godina	Zakon o računovodstvu, član 28
Pomoćne knjige	5 godina od dana zaključivanja	Zakon o računovodstvu, član 28
Isprave na osnovu kojih se unose podaci u poslovne knjige	5 godina	Zakon o računovodstvu, član 28
Isplatne liste ili analitičke evidencije zarada	Trajno	Zakon o računovodstvu, član 28

Rokovi za računovodstvene isprave i poslovne knjige računaju se od poslednjeg dana poslovne godine na koju se odnose. Pravno lice koje ih ne čuva u propisanim rokovima čini privredni prestup za koji je propisana kazna od 100.000 do 3.000.000 dinara, a odgovorno lice od 20.000 do 150.000 dinara (član 57 stav 1 tačka 16). Preduzetnik za isti propust odgovara za prekršaj, sa kaznom od 100.000 do 500.000 dinara (član 58).

Fakture, otpremnice i porezi

Dokument	Rok čuvanja	Zakonski osnov
E-fakture privatne firme (izdate i primljene preko SEF-a)	10 godina od isteka godine izdavanja, u SEF-u ili kod informacionog posrednika	Zakon o elektronskom fakturisanju, član 15
E-fakture subjekata javnog sektora	Trajno, u SEF-u	Zakon o elektronskom fakturisanju, član 15
Evidencija PDV-a i dokumentacija na osnovu koje se vodi	Do isteka roka zastarelosti za utvrđivanje i naplatu PDV-a	Zakon o PDV-u, član 47
Ista dokumentacija za objekte kod kojih se ispravlja odbitak prethodnog poreza (član 32 Zakona o PDV-u)	Najmanje 10 godina po isteku godine prve upotrebe, odnosno završetka ulaganja	Zakon o PDV-u, član 47
Ostala poreska dokumentacija	Zavisi od zastarelosti: pet godina od 1. januara naredne godine, a apsolutno deset godina	Zakon o poreskom postupku i poreskoj administraciji, članovi 114 i 114ž

Zastarelost nije rok čuvanja sama po sebi: član 47 Zakona o PDV-u vezuje za nju čuvanje PDV dokumentacije, a za ostale poreske dokumente ona pokazuje koliko dugo Poreska uprava može da utvrđuje i naplaćuje porez. Rok čuvanja e-otpremnice, njenog potpisanog odštampanog prikaza i papirne otpremnice propisuje član 11 Zakona o elektronskim otpremnicama, a opisujemo ga u tekstu E-otpremnice 2026: rokovi i faze primene.

U Arhivixu za firme u Srbiji rok određuje vaša Lista kategorija: svaki dokument koji arhivirate dobija kategoriju i rok čuvanja iz nje, osoba upis potvrđuje, a dokument ulazi u arhivsku knjigu. Kada rok istekne, iz tih upisa se sastavlja zapisnik o izlučivanju, dok sadržaj Liste, saglasnost arhiva i samo uništavanje ostaju na vama. Papirni original posle skeniranja čuvate u skladu sa članom 6 Zakona o arhivskoj građi, a u Arhivixu uz skeniranu kopiju upisujete gde original stoji (registrator, kutija ili polica): pogledajte kako Arhivix vodi Listu kategorija i arhivsku knjigu.

Zaposleni

Dokument	Rok čuvanja	Zakonski osnov
Podaci iz evidencije o zaposlenim licima	Trajno, i posle prestanka radnog odnosa	Zakon o evidencijama u oblasti rada, član 7
Isplatne liste ili analitičke evidencije zarada	Trajno	Zakon o računovodstvu, član 28
Ostala dokumenta u dosijeu zaposlenog koja nisu deo te evidencije	Izričit zakonski rok nismo našli	Rok određuje Lista kategorija

Evidencije iz oblasti bezbednosti i zdravlja na radu imaju posebne rokove po obrascima, koje opisujemo u tekstu Evidencije o bezbednosti i zdravlju na radu: obrasci i čuvanje.

Ugovori, bankarska dokumentacija i ostalo: kada zakon ne daje broj

• Privredni ugovori: propis koji određuje rok čuvanja običnih ugovora sa kupcima i dobavljačima nismo potvrdili, a izvori se ne slažu. Rokovi zastarelosti potraživanja iz Zakona o obligacionim odnosima nisu rokovi čuvanja dokumentacije.
• Izvodi i nalozi iz banke: odredba Zakona o računovodstvu o ispravama platnog prometa odnosi se na banke i platne institucije, a ne na izvode koje firma dobija od banke, pa poseban rok za njih ne navodimo. Rok potvrdite sa svojim knjigovođom.
• Otpremnice van Sistema e-otpremnica, ponude, narudžbenice, carinska dokumentacija, osnivački akti, građevinske dozvole: za ove vrste nismo proverili zakonski rok, pa ga ovde ne navodimo. Proverite propis koji uređuje vašu delatnost.

Za sve što zakon ne pokriva, rok upisujete u Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja. Listu po članu 14 Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (Sl. glasnik RS 6/2020) donosi svako pravno lice, a saglasnost na nju daje nadležni javni arhiv. Za pravno lice koje Listu ne donese član 65 propisuje kaznu od 50.000 do 2.000.000 dinara, a za odgovorno lice od 5.000 do 150.000 dinara. Kako se Lista pravi, objašnjavamo u tekstu Lista kategorija: šta je i kako se pravi.

Elektronsko čuvanje i uništavanje posle isteka roka

• Elektronski oblik: računovodstvene isprave mogu se čuvati na elektronskim medijima, kao originalni elektronski dokumenti ili digitalne kopije, ako je nadležnom organu omogućen pristup, ako su podaci sačuvani u obliku u kome su nastali, ako se vidi pošiljalac, primalac i vreme, i ako su zaštićeni od izmene i brisanja, uz rezervnu kopiju na drugoj lokaciji (član 28 Zakona o računovodstvu).
• Papirni original posle skeniranja: dokument koji nije elektronski i nema trajan rok čuvanja sme se uništiti pre isteka roka samo ako se čuva u okviru usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja dokumenata. Arhivska građa i materijal koji se trajno čuva ne smeju se uništiti ni kada su digitalizovani (član 6 Zakona o arhivskoj građi).
• Posle isteka roka: firma izdvaja radi uništavanja materijal kome je rok istekao, posle odabiranja arhivske građe. Za državne organe, javna preduzeća i imaoce javnih ovlašćenja potrebno je pismeno odobrenje nadležnog arhiva, koje se daje samo za materijal upisan u arhivsku knjigu (član 16).