Digitalisering: Meer dan Alleen Scannen
Veel mensen denken dat digitalisering = scannen. Maar scannen is slechts de eerste stap. Het echte doel van digitalisering is om een papieren document doorzoekbaar, georganiseerd en permanent bewaard te maken in digitale vorm.
Zonder OCR-verwerking is een gescand document slechts een afbeelding -- u kunt de tekst niet doorzoeken, inhoud kopieren of automatisch gegevens extraheren.
OCR: De Technologie die Documenten Leest
OCR (Optical Character Recognition) is technologie die afbeeldingen van tekst omzet in daadwerkelijke, doorzoekbare tekst. Moderne OCR-systemen, vooral AI-gebaseerde, bereiken een nauwkeurigheid van 99%+ zelfs bij documenten van slechte kwaliteit.
Wat OCR kan herkennen:
- Gedrukte tekst in het Engels, Duits, Servisch en andere talen
- Tabellen en gestructureerde gegevens
- Stempels en handtekeningen (als afbeeldingen, niet als tekst)
- Verschillende lettertypen en tekstgroottes
- Tekst op geroteerde of scheefstaande documenten
Welk Formaat te Gebruiken voor Opslag?
Het kiezen van het juiste formaat is cruciaal voor langetermijnbewaring:
| Formaat | Voordelen | Best voor |
|---|---|---|
| PDF/A | ISO-standaard voor archivering, zelfvoorzienend | Langetermijnopslag, juridische documenten |
| Universeel compatibel | Dagelijks gebruik | |
| TIFF | Verliesvrije kwaliteit, ondersteunt meerdere pagina's | Hoogwaardige archiefscanning |
Aanbeveling: Gebruik PDF/A voor alle bedrijfsdocumenten die langer dan 5 jaar bewaard moeten worden.
Juridische Aspecten van Documentdigitalisering
In de EU en veel rechtsgebieden wereldwijd:
- Gedigitaliseerde documenten kunnen dezelfde juridische geldigheid hebben als originelen, onder bepaalde voorwaarden
- Het digitaliseringsproces moet gedocumenteerd zijn
- De integriteit van het gedigitaliseerde document moet gewaarborgd zijn (bewijs dat het niet is gewijzigd)
- Een gekwalificeerd elektronisch zegel of handtekening kan vereist zijn voor bepaalde documentcategorieen
- Papieren originelen kunnen na digitalisering vernietigd worden, tenzij de wet anders voorschrijft
Hoe het Digitaliseringsproces te Organiseren
Fase 1: Voorbereiding (1-2 weken)
- Maak een inventarisatie van alle papieren documenten
- Stel prioriteiten vast (meest gebruikte documenten eerst)
- Definieer mappenstructuur en naamgevingsconventies
- Kies een DMS (Arhivix of een ander)
Fase 2: Scannen (2-4 weken voor een gemiddeld bedrijf)
- Scan in batches per categorie
- Gebruik een ADF-scanner voor bulkscanning
- Controleer de scankwaliteit
- Pas OCR toe op elk document
Fase 3: Organisatie en Verificatie (1 week)
- Controleer of alle documenten correct zijn gecategoriseerd
- Test de zoekopdracht -- kunt u documenten vinden?
- Stel toegangscontroles in
- Maak een back-upstrategie
Hoeveel Kost Digitalisering?
De kosten hangen af van het volume:
- Doe-het-zelf: Scanner (EUR 200-1.000) + DMS-abonnement + uw tijd
- Professionele scandienst: EUR 0,05-0,15 per pagina (voor grote volumes)
- Volledige dienst: Scannen + organisatie + DMS-installatie: afhankelijk van volume
Conclusie
Documentdigitalisering is een investering die zich veelvoudig terugbetaalt. Minder ruimte, sneller zoeken, betere beveiliging en naleving van regelgeving.
Met Arhivix worden gedigitaliseerde documenten direct doorzoekbaar met AI -- upload een gescand document en vind het in seconden, zonder handmatige tagging.
