Wat Is de AVG en Waarom Zou u er om Geven?
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is de uitgebreide Europese wet voor gegevensbescherming. Deze geldt voor elk bedrijf dat persoonsgegevens verwerkt van EU-inwoners -- ongeacht waar het bedrijf is gevestigd.
Als u werknemers, klanten of leveranciers heeft -- verwerkt u persoonsgegevens. Namen, adressen, telefoonnummers, e-mailadressen, salarisgegevens, belastingnummers -- dit zijn allemaal persoonsgegevens beschermd door de AVG.
Waar Bevinden Zich Persoonsgegevens in uw Documenten?
Persoonsgegevens zitten overal in bedrijfsdocumentatie:
- Arbeidsovereenkomsten -- naam, adres, BSN, salaris
- Facturen -- bedrijfsnaam, btw-nummer, adres, contactpersoon
- HR-dossiers -- volledige persoonsgegevens van werknemers
- Offertes en inkooporders -- contactgegevens van klanten
- E-mailcorrespondentie -- namen, adressen, communicatie-inhoud
- Medische dossiers -- gezondheidsgegevens van werknemers (bijzondere categorie)
5 Belangrijke AVG-verplichtingen voor Documentbeheer
1. Dataminimalisatie
U mag alleen gegevens verzamelen die u daadwerkelijk nodig heeft. Vraag niet om een BSN wanneer u alleen een e-mailadres nodig heeft. Dit geldt ook voor documenten -- bewaar geen documenten met persoonsgegevens langer dan noodzakelijk.
2. Opslagbeperking
Persoonsgegevens mogen alleen worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor het doel. Wanneer de wettelijke bewaartermijn voor een document verloopt -- moet u het verwijderen of anonimiseren.
Een DMS helpt u automatisch termijnen bij te houden en documenten op tijd te verwijderen.
3. Gegevensbeveiliging
U moet "passende technische en organisatorische maatregelen" implementeren om gegevens te beschermen. Dit betekent:
- Versleuteling van documenten die persoonsgegevens bevatten
- Toegangscontrole -- alleen geautoriseerde personen hebben toegang
- Logging -- wie heeft welke gegevens wanneer benaderd
- Back-up -- bescherming tegen gegevensverlies
4. Recht op Inzage en Recht op Verwijdering
Elk individu heeft het recht om te vragen:
- Welke gegevens u over hen bewaart
- Een kopie van die gegevens
- Verwijdering van al hun gegevens ("recht om vergeten te worden")
Zonder een DMS kan het vinden van alle documenten die gegevens van een persoon bevatten dagen duren.
5. Verwerkingsregister
U moet een register bijhouden van alle verwerkingsactiviteiten van persoonsgegevens. Dit omvat toegang tot documenten die persoonsgegevens bevatten.
AVG-boetes
| Overtreding | Maximale Boete |
|---|---|
| Onvoldoende gegevensbeschermingsmaatregelen | EUR 10 miljoen of 2% van de jaaromzet |
| Onrechtmatige verwerking / datalek | EUR 20 miljoen of 4% van de jaaromzet |
| Niet melden van een datalek | EUR 10 miljoen of 2% van de jaaromzet |
| Negeren van rechten van betrokkenen | EUR 20 miljoen of 4% van de jaaromzet |
Hoe een DMS Helpt bij AVG-naleving
Arhivix is ontworpen met ingebouwde gegevensbescherming:
- AES-256-versleuteling -- alle documenten versleuteld in opslag en tijdens verzending
- Gedetailleerde toegangscontrole -- definieer wie elk document kan zien
- Volledig auditlogboek -- elke documenttoegang wordt geregistreerd
- Automatische bewaartermijnen -- documenten worden gemarkeerd voor verwijdering wanneer de wettelijke termijn verloopt
- Persoonszoekfunctie -- vind alle documenten gerelateerd aan een individu in seconden
- EU-gegevenslocatie -- gegevens opgeslagen op AWS-servers in Europa
Conclusie
AVG-naleving is niet optioneel -- het is een wettelijke verplichting met strenge sancties. Documenten zijn de meest voorkomende bron van persoonsgegevens in bedrijven, en ze goed beheren is de sleutel tot naleving.
Met Arhivix is gegevensbescherming ingebouwd in het systeem -- u hoeft er niet over na te denken omdat alles automatisch gebeurt.
