Een document komt binnen via één deur en bereikt vanzelf de juiste mensen.
E-mail, telefoon, de programma's die u al gebruikt of een bestand dat u het venster in sleept: het systeem herkent wat er binnenkwam, haalt de gegevens en de termijn eruit, stuurt het naar de persoon die het afhandelt en archiveert het op de plek die u heeft bepaald. Een proces dat over vijf programma's verspreid ligt, wordt één stroom.
Hoe die stroom eruitziet
Vijf stappen die gebeuren zonder dat iemand ze stuurt. Vandaag doet iemand elke stap, in een ander programma en uit het hoofd.
Documenten komen binnen via de zakelijke mailbox, via de telefoon door te scannen, uit de programma's die u al gebruikt of door ze het venster in te slepen. U voert dezelfde gegevens nooit twee keer in en geen enkele bijlage blijft vergeten liggen in iemands inbox.
Het systeem leest wat er binnenkwam: documentsoort, relatie, bedrag, nummer en datum. Bij een bon met een beschadigde QR-code worden de gegevens uit de tekst gereconstrueerd.
Het document krijgt een naam, een categorie en een plek in de structuur van het bedrijf. Eén dossier houdt het contract, de aanvullingen, de facturen en de correspondentie bij elkaar, dus zoeken gaat op inhoud en niet op de naam die iemand ooit aan het bestand gaf.
Een regel die u één keer instelt stuurt het document naar de persoon die het afhandelt en herinnert aan de termijn. De factuur gaat naar de boekhouder, het contract gaat ter ondertekening, de melding dat iets afloopt gaat naar de eigenaar.
Elke toegang en elke wijziging blijft in de audittrail staan, de bewaartermijn wordt per documentcategorie bijgehouden, en de bestanden leven in de Arhivix cloud of in uw eigen S3-opslag.
De kern is geen netjes opgeborgen document, maar een systeem dat zonder u draait.
U stelt de stroom één keer in en daarna loopt hij vanzelf. Op het dashboard ziet u wat er binnenkwam, waar het staat en wie er wacht, dus u weet op elk moment hoe het bedrijf echt draait.
Arhivix vervangt niet de tools die u al gebruikt. Het werkt ernaast.
Dezelfde stroom, ander papierwerk
Elk bedrijf dat met documenten werkt heeft hetzelfde probleem: het papier komt binnen, iemand boekt het uit het hoofd in en alles hangt van die ene persoon af. Dit is wat de stroom in de praktijk betekent.
Kies uw branche
Het ERP ziet de huur, niet de clausule
Clausule 14.2: de huurder kan een opzeggingsoptie uitoefenen per 30 juni 2027, onder voorbehoud van negen maanden schriftelijke opzegging en geen wezenlijke tekortkoming.
Staat uw sector niet in de lijst, dan is de stroom hetzelfde: ontvangst, herkenning, sortering, mensen en termijnen, spoor.
Richt de stroom van uw bedrijf in
Koppel de zakelijke mailbox en het eerste document gaat in een paar minuten door het systeem. 14 dagen gratis, zonder creditcard.
Probeer gratis