Waarom Papierloos Worden?
Het gemiddelde kantoor gebruikt 10.000 vellen papier per werknemer per jaar. Voor een bedrijf met 20 medewerkers is dat 200.000 vellen -- of ongeveer 24 bomen. Maar het probleem is niet alleen ecologisch.
Papieren documenten:
- Nemen fysieke ruimte in die geld kost (huur, stellingen, opslag)
- Zijn niet doorzoekbaar -- u moet ze handmatig vinden
- Kunnen beschadigd raken (water, brand, vochtigheid)
- Zijn moeilijk te delen met teams op afstand
- Vertragen processen -- afdrukken, ondertekenen, verzenden, archiveren
Stap 1: Inventariseer uw Bestaande Documenten
Voordat u begint met digitaliseren, moet u weten wat u heeft. Maak een inventarisatie:
- Welke soorten documenten bestaan er (contracten, facturen, rapporten...)?
- Hoeveel zijn er in totaal?
- Wat zijn de wettelijke bewaartermijnen?
- Welke zijn actief en welke zijn voor archivering?
Dit helpt u prioriteiten te stellen -- begin met de meest gebruikte documenten.
Stap 2: Kies het Juiste DMS
Een Document Management Systeem is het hart van een papierloos kantoor. Let bij uw keuze op:
- OCR-mogelijkheden -- kan het tekst herkennen in gescande documenten?
- Zoeken -- ondersteunt het zoeken in volledige tekst?
- Beveiliging -- versleuteling, toegangscontrole, back-up?
- Schaalbaarheid -- groeit het mee met uw bedrijf?
- Integraties -- werkt het met uw bestaande tools?
Stap 3: Digitaliseer Bestaande Documentatie
Scannen is het meest arbeidsintensieve deel van het proces, maar als het eenmaal gedaan is -- is het voor altijd gedaan. Tips:
- Gebruik een scanner met automatische documentinvoer (ADF) voor bulkscanning
- Scan in PDF/A-formaat -- de standaard voor langetermijnbewaring
- Gebruik OCR om documenten doorzoekbaar te maken
- Benoem bestanden consistent (datum_type_beschrijving)
- Organiseer in een duidelijke mappenstructuur
Overweeg bij grote volumes professionele scandiensten.
Stap 4: Stel Digitale Workflows In
Een papierloos kantoor gaat niet alleen over het scannen van oude documenten -- het gaat over het veranderen van hoe u werkt:
- Elektronische handtekeningen in plaats van afdrukken-ondertekenen-scannen
- Digitale formulieren in plaats van papieren formulieren
- E-mail/DMS voor goedkeuringen in plaats van fysieke ondertekening
- Elektronische facturen via e-factuursystemen
- Cloudopslag in plaats van fysieke archieven
Stap 5: Train uw Team
Technologie is nutteloos als mensen het niet gebruiken. Training moet:
- Kort en praktisch zijn -- focus op dagelijkse taken
- Herhaald worden -- niet slechts een keer aan het begin
- Ondersteund door het management -- als de baas nog steeds print, verandert niemand
Besparingen door Papierloos Werken
| Categorie | Jaarlijkse Besparing (bedrijf met 20 personen) |
|---|---|
| Papier en toner | ~EUR 2.000 |
| Fysieke opslagruimte | ~EUR 3.000 |
| Tijd besteed aan zoeken naar documenten | ~500+ uur |
| Verzending/bezorging van documenten | ~EUR 1.000 |
Conclusie
Papierloos worden is een proces, geen eenmalige gebeurtenis. Maar elke stap levert meetbare besparingen op in tijd, geld en ruimte.
Begin met Arhivix -- zet een digitaal documentbeheersysteem op in minder dan een dag en begin te besparen vanaf de allereerste minuut.
