Productie

De goederen staan al een week in de fabriek, en de inkoopfactuur wacht omdat niemand de ontvangstbon en het certificaat vindt.

Het magazijn fotografeert de ontvangstbon en het certificaat in de map van de leverancier, Arhivix leest ze, en inkoop krijgt een ping en vindt ze met één zoekopdracht.

Gratis abonnement proberen Vraag een offerte aan

Geen creditcard nodig.

Problemen die u kent.

De leveranciersfactuur ligt stil omdat niemand de ontvangstbon en het certificaat kan vinden.

Zonder ontvangstbewijs gaat de factuur niet ter betaling, dus betaalt u de leverancier te laat of betaalt u goederen die niemand heeft gecontroleerd.

ontvangstbon_0917.jpg opgeborgen

Map Marendo Trade B.V.
Voorstel ontvangstbon 0917, 16 okt. 2026
Gemeld aan inkoop

De zoekopdracht Marendo Trade oktober toont de ontvangstbon, het certificaat en de factuur.

Arhivix vandaag: Het magazijn fotografeert de ontvangstbon en het certificaat in de map van de leverancier, en Arhivix leest ze en stelt het nummer en de datum voor. Inkoop krijgt een ping en vindt beide papieren en de factuur met één zoekopdracht.

Het keuringsrapport van de heftruck verloopt deze maand, en alleen één persoon en zijn spreadsheet kennen de datum.

Materieel zonder geldig rapport mag niet worden gebruikt, dus een ontdekking op het laatste moment betekent stilstand, en de rapporten verlopen ongemerkt, elk op een andere datum.

rapport_heftruck.pdf termijn ingesteld

Map Heftruck FL-⁠02
Geldig tot 30 okt. 2026

De herinnering kwam een maand vóór het verlopen, op 30 sep. 2026.

Arhivix vandaag: Het rapport komt per e-⁠mail van de keuringsinstantie en wordt volgens uw regel opgeborgen, of het wordt gefotografeerd in de map van die machine, en Arhivix leest het en stelt de gegevens voor. De volgende keuringsdatum vult u één keer in bij Termijnen, met een herinnering zoveel dagen vooraf als u wilt.

De partij klopt niet, en de claim vraagt het certificaat, de ontvangstbon en de foto bij ontvangst, allemaal van dezelfde levering.

Zonder volledig bewijs loopt de claim vertraging op of mislukt hij, en de kosten van de slechte grondstof blijven bij u.

certificaat_0917_S235.pdf link verzonden

Leverancier Marendo Trade B.V.
Charge 41872
Levering 0917: ontvangstbon, 3 foto's

Logboek: link geopend op 23 okt. 2026 om 10:42.

Arhivix vandaag: Alles van één levering staat in de map van de leverancier, en een zoekopdracht op leverancier, chargenummer of datum toont het certificaat, de ontvangstbon en de foto's samen, omdat de zoekfunctie ook de tekst van een gescand certificaat leest. U stuurt de leverancier een link met een vervaldatum, en het logboek toont wanneer hij is geopend.

Eén document door uw bedrijf.

Een doorsnede van een bedrijf in uw branche: hoe een document binnenkomt, wat Arhivix leest, wie bevestigt en waar het blijft.

Via de telefoon van het magazijn ontvangstbon_0917.jpg
Arhivix leest het voorstel: ontvangstbon 0917, leverancier Marendo Trade
Inkoop inkoop bevestigt, de leveranciersfactuur kan worden betaald
Archief elke versie bewaard, elke toegang vastgelegd

Ontvangen

Via de telefoon van het magazijn ontvangstbon_0917.jpg
Gelezen

Arhivix leest het voorstel: ontvangstbon 0917, leverancier Marendo Trade
De juiste persoon bevestigt

Inkoop inkoop bevestigt, de leveranciersfactuur kan worden betaald
Bewaard

Archief elke versie bewaard, elke toegang vastgelegd

Gratis abonnement proberen

Goedkeuringen en de koppeling met uw ERP worden voor uw bedrijf ingericht.

Vraag een offerte aan

De documenten en regels van uw branche.

Documenten die binnenkomen

Ontvangstbonnen ontvangstbon_0917.jpg
Certificaten certificaat_0917_S235.pdf
Inkoopfacturen leveranciersfactuur_5520.pdf
Keuringsrapporten keuring_compressor_0031.pdf
Pakbonnen pakbon_0605.pdf

Regels die vanzelf werken

Als er per e-mail een factuur binnenkomt Dan gaat hij naar de map van de leverancier
Als een ontvangstbon wordt opgeslagen Dan krijgt inkoop een melding
Als er per e-mail een rapport binnenkomt Dan gaat het naar Keuringsrapporten

Regels melden, delen en herinneren; elk gelezen gegeven is een voorstel dat een mens bevestigt.

Geldt voor elk document

Elke wijziging is een nieuwe versie, en een eerdere haalt u met één klik terug.
Een deellink heeft een vervaldatum en een wachtwoord, en het logboek toont wie hem heeft geopend.
U geeft toegang per map en per document; elk openen, downloaden en delen wordt vastgelegd.

Het begint zonder project.

Koppel de mailbox van het bedrijf of upload uw bestaande mappen, en Arhivix leest alles op de achtergrond.
Papier van de werkvloer fotografeert u met de telefoon of scant u; Arhivix stelt het type en de gegevens voor, en u bevestigt.
Bevestig één keer een regel voor de mailbox: de volgende keer wordt zo'n bijlage vanzelf opgeborgen, en twijfelgevallen wachten op uw bevestiging.

Voor kleine bedrijven

Geen creditcard nodig. Betaalde abonnementen vanaf 22 EUR per maand bij jaarlijkse facturering, prijs per bedrijf.

Het gratis abonnement zoekt op bestandsnaam; zoeken in de inhoud en AI-zoeken zitten in de betaalde abonnementen.

Gratis abonnement proberen

Voor meer dan 20 accounts en voor kantoren

Eén gesprek over uw processen, de migratie en de koppelingen met de programma's die u gebruikt. We antwoorden binnen één werkdag.

Vraag een offerte aan

Wie uw documenten ziet, en waar ze staan.

500+ bedrijven
92% van de documenten automatisch geclassificeerd
2 EU-regio's die elk document bewaren

Opslag: Onze EU-cloud of uw eigen S3 (Enterprise).
Versleuteling: AES-256 in rust, TLS 1.3 tijdens transport.
Toegang: Alleen wie u toegang geeft, met 2FA. Elke weergave wordt gelogd.

Openbare prijzen, per bedrijf

Het abonnement Arhivix Lite is gratis en vraagt geen creditcard. Betaalde abonnementen kosten vanaf 22 EUR per maand bij jaarlijkse facturering, en zelfs het kleinste bevat 5 gebruikersaccounts, zonder prijs per gebruiker. Voor meer dan 20 accounts maken we een offerte op maat.

Bekijk pakketten en prijzen

Veelgestelde vragen

Nee. Arhivix houdt geen register van materieel en geen arbodossier bij. Een keuringsrapport is een document in de map van die machine: Arhivix leest het en stelt de gegevens voor, en u vult de volgende keuringsdatum één keer in bij Termijnen, zodat u een herinnering krijgt voordat het rapport verloopt.

Inkoop ziet de ontvangstbon en het certificaat in de map van de leverancier voordat de factuur ter betaling gaat: Arhivix brengt hen op de hoogte, en een automatisering kan de documenten delen met uw boekhouder. Goedkeuringen en de koppeling met uw ERP worden voor uw bedrijf ingericht.

In de map van de leverancier, bij de ontvangstbon en de foto's van dezelfde levering. In de betaalde abonnementen leest de zoekfunctie ook de tekst van een gescand certificaat, dus u vindt het ook op chargenummer; het gratis abonnement zoekt op bestandsnaam.

U uploadt uw bestaande mappen of koppelt de e-mailbox van uw bedrijf, en Arhivix indexeert alles op de achtergrond. Standaardabonnementen vragen geen migratieproject en geen consultants. Met een Enterprise-contract wordt uw bestaande archief overgezet, met behoud van de mappenlogica, metadata en bewaartermijnen.

Absoluut. U kunt met één klik opzeggen vanuit uw accountinstellingen. Uw data blijft toegankelijk tot het einde van uw huidige factureringsperiode. Daarna wordt uw account gepauzeerd en heeft u 30 dagen om uw data te exporteren.

Staat je antwoord er niet bij? Mail ons op support@arhivix.com

Stuur uw eerste document. Arhivix ordent het.

Probeer het gratis abonnement Vraag een offerte aan

Geen verplichtingen, geen creditcard.

NOTIX DOO Beograd · MB 21993310 Controleer het registratienummer in het openbare bedrijvenregister APR (opent in een nieuw venster) · PIB 114240716

Dušana Matića 26, 11000 Belgrado

Maandag tot en met vrijdag, 09:00 tot 17:00 CET

Factuur_Hansa_118.pdf Doorgestuurd

Ontvangen per e-mail 14:32
Gelezen, gegevens bevestigd
Op locatie gecontroleerd en goedgekeurd
Doorgestuurd naar uw boekhouder en uw software

Volgende: uw eerste document

Beelden: Pexels (K), Pexels-licentie.