E-factureren komt eraan in Europa, via Peppol en ViDA. Uw archief moet meegroeien.
In Nederland is e-factureren via Peppol nog vrijwillig, maar de Europese ViDA-hervorming en buurlanden zoals Belgie (verplicht sinds januari 2026) zetten de toon. Papieren en PDF-facturen worden vervangen door gestructureerde elektronische facturen, verstuurd via overheids- of netwerkkanalen. De regels stoppen niet bij het versturen: elke e-factuur moet worden gearchiveerd, leesbaar blijven en jarenlang op verzoek kunnen worden overlegd.
Een e-factuur die u bij een controle niet kunt overleggen, is een e-factuur die u nooit hebt verstuurd.
Een heel continent stapt tegelijk over op gestructureerd factureren.
Dit is geen enkele hervorming. Het is een golf van afzonderlijke nationale verplichtingen, elk met een eigen formaat, kanaal en deadline, onder een gemeenschappelijke EU-koers.
Aangedreven door de EU-hervorming VAT in the Digital Age (ViDA) en een reeks nationale wetten maken de meeste Europese belastingdiensten gestructureerd B2B-e-factureren verplicht. Een gestructureerde e-factuur is machineleesbare data (XML, of een hybride PDF), geen scan en geen gewone PDF, zodat de belastingdienst die automatisch kan inlezen.
Voor een bedrijf dat in meerdere landen actief is, is het lastige dat de verplichtingen niet op elkaar aansluiten. Duitsland, Frankrijk, Polen, Belgie, Roemenie, Italie en Spanje hanteren elk een ander formaat, een ander verzendmodel en een andere tijdlijn. Wat ze delen is de verplichting achter de factuur: bewaar die, intact en opvraagbaar, voor de volledige bewaartermijn.
Waar elke markt staat in 2026.
Een momentopname van medio 2026. Data en drempels zijn eerder verschoven, dus controleer de actuele regel voor uw land voordat u handelt.
Andere markten (Kroatie, Servie, Portugal, Hongarije, Griekenland, Turkije en de Golfregio) hanteren hun eigen systemen. Zie de landengidsen op de blog voor de lokale details. Alle artikelen
Drie verschuivingen schuilen in een enkele verplichting.
Een e-factuur versturen is slechts het zichtbare deel. Er horen nog twee verplichtingen bij.
Een gestructureerd formaat, geen PDF
De factuur wordt machineleesbare data (XML, of een hybride zoals Factur-X en ZUGFeRD), gebouwd op de Europese norm EN 16931, zodat de belastingdienst die kan verwerken zonder dat een mens hem leest.
Een gecontroleerd kanaal, geen e-mail
De factuur reist via een vastgelegde route: een Peppol-netwerk, een geaccrediteerd platform (een PDP in Frankrijk), of een overheidsclearingsysteem (KSeF in Polen, SdI in Italie, e-Factura in Roemenie), niet als bijlage in uw inbox.
Verplichte archivering, geen mapje
Elke verstuurde en ontvangen e-factuur moet worden bewaard in de oorspronkelijke gestructureerde vorm, leesbaar en ongewijzigd, gedurende de wettelijke bewaartermijn, en op verzoek bij een controle worden overgelegd. Opslag is onderdeel van de verplichting, geen bijzaak.
Versturen is de helft van de regel. De factuur bewaren is de andere helft.
Het meeste rumoer gaat over hoe je een conforme e-factuur verstuurt. De stillere verplichting, de plek waar auditors echt op toetsen, is of u die jaren later nog kunt overleggen.
In heel Europa moeten e-facturen lang worden bewaard, vaak acht tot elf jaar afhankelijk van het land, met hun authenticiteit, integriteit en leesbaarheid de hele tijd intact. Een gestructureerde XML die geen enkel huidig systeem kan openen, of een die ongemerkt is gewijzigd, faalt de toets, zelfs als de factuur correct is verstuurd.
De EU heeft nu ook deze kant geformaliseerd. Gekwalificeerde elektronische archivering werd een gereguleerde vertrouwensdienst onder eIDAS 2.0, en Commission Implementing Regulation (EU) 2025/2532 (van kracht 6 januari 2026) legt de referentienormen ervoor vast. Langdurige, controlebestendige archivering verschuift van goede praktijk naar een vastomlijnd EU-kader.
Hier ontmoet het e-factureerproject de documentarchivering. Via welk kanaal u ook verstuurt, de facturen moeten ergens landen waar ze versleuteld worden bewaard, in de juiste jurisdictie, geversioneerd en bewaard volgens de wettelijke klok, met een registratie van elke toegang.
Het conforme thuis voor elke factuur die u verstuurt en ontvangt.
Arhivix vervangt uw e-factureerkanaal niet. Het is het archief eronder, gebouwd voor precies deze bewaarverplichting.
Vastleggen vanuit het kanaal
Verstuurde en ontvangen e-facturen inlezen in hun oorspronkelijke gestructureerde vorm, of ze nu van Peppol komen, van een nationaal platform, of van uw boekhoudsoftware.
Bewaren volgens de wettelijke klok
Bewaar elke factuur versleuteld in de EU, geversioneerd en ongewijzigd, gedurende de periode die uw land vereist, en vernietig ze daarna op schema met een registratie van de handeling.
Op verzoek overleggen
Vind elke factuur in seconden en overhandig een auditor een compleet, leesbaar dossier met toegangslog, het bewijs waar de verplichting echt op toetst.
Gebouwd rond de standaarden die de verplichtingen gebruiken.
EN 16931 en de nationale formaten, bewaard precies zoals uitgegeven.
Veelgestelde vragen
Wat is een gestructureerde e-factuur, en is een PDF er een?
Een gestructureerde e-factuur is machineleesbare data (meestal XML, of een hybride formaat zoals Factur-X of ZUGFeRD dat XML in een PDF meedraagt), gebouwd op de norm EN 16931. Een gewone PDF of een scan is geen gestructureerde e-factuur, omdat de belastingdienst die niet automatisch kan verwerken.
Hoe lang moet ik e-facturen bewaren?
Het hangt af van het land, maar het grootste deel van Europa vereist dat facturen ongeveer acht tot elf jaar worden bewaard, met hun authenticiteit, integriteit en leesbaarheid de hele tijd intact. Het oorspronkelijke gestructureerde bestand, niet alleen een afdruk, is wat moet overleven.
Wat is Peppol, en wat is een clearing- of PDP-model?
Peppol is een Europees netwerk voor het uitwisselen van e-facturen via geaccrediteerde toegangspunten. Een clearingmodel (zoals het Poolse KSeF, het Italiaanse SdI of het Roemeense e-Factura) leidt facturen via een overheidsplatform, terwijl Frankrijk geaccrediteerde private platforms gebruikt die PDP's heten. Het zijn verschillende verzendkanalen voor hetzelfde soort gestructureerde factuur.
Betekent e-factureren ook dat ik mijn archivering moet veranderen?
Ja. Een conforme e-factuur versturen en die conform archiveren zijn twee aparte verplichtingen. De gestructureerde factuur moet ongewijzigd en leesbaar worden bewaard gedurende de wettelijke periode, en daarom is gekwalificeerde elektronische archivering nu een formele EU-vertrouwensdienst onder eIDAS 2.0.
Ik ben in meerdere landen actief. Heb ik een systeem per verplichting nodig?
U moet voldoen aan de verzendregels van elk land, maar u hebt geen apart archief per land nodig. Een enkel conform archief kan facturen uit elke markt in hun oorspronkelijke vorm bewaren, volgens de klok van elk land, en dat is het deel dat Arhivix dekt.
Uw documenten leven nu. Ze bewegen vanzelf.
Geef uw bedrijf een geautomatiseerde documentenstroom, wettelijk conform en op elk moment beschikbaar.
Geen verplichtingen, geen creditcard.