Hoeveel Tijd Verspilt u aan Handmatig Documentwerk?
De gemiddelde kantoormedewerker besteedt 40% van de werktijd aan documentgerelateerde taken: benoemen, sorteren, ter goedkeuring sturen, archiveren, zoeken. De meeste van deze taken zijn repetitief en kunnen worden geautomatiseerd.
Documentautomatisering betekent niet het vervangen van mensen door machines -- het betekent mensen bevrijden van vervelend werk zodat ze zich kunnen concentreren op taken die daadwerkelijk menselijke intelligentie vereisen.
Wat Kan Worden Geautomatiseerd?
1. Automatische Bestandsnaamgeving
In plaats van dat elke werknemer bestanden benoemt zoals het uitkomt, kan een DMS documenten automatisch benoemen op basis van vooraf gedefinieerde regels:
- Factuur geupload ->
2026-02-14_factuur_klant-ABC_001.pdf - Contract gescand ->
2026-02-14_contract_leverancier-XYZ.pdf
AI herkent het documenttype en extraheert automatisch belangrijke gegevens (datum, klantnaam, bedrag).
2. Automatische Categorisering
Wanneer u een document uploadt, analyseert AI het en plaatst het automatisch in de juiste map:
- Factuur -> Financien / Facturen / 2026 / Februari
- Arbeidsovereenkomst -> HR / Contracten / Actief
- Vrachtbrief -> Logistiek / Vrachtbrieven / 2026
Geen handmatig verplaatsen van bestanden uit de map Downloads meer.
3. Goedkeuringsworkflows
Veel documenten vereisen goedkeuring voordat ze definitief worden: offertes, contracten, inkooporders. Een geautomatiseerde workflow:
- Werknemer maakt/uploadt een document
- Het systeem stuurt het automatisch naar de manager ter goedkeuring
- Manager keurt goed of stuurt terug voor herziening (een klik)
- Document wordt automatisch ondertekend en gearchiveerd
- Alle betrokkenen krijgen een melding
Geen "stuur me een e-mail met het document zodat ik het kan ondertekenen" meer -- alles gebeurt binnen het systeem.
4. Automatische Archivering
Documenten ouder dan X maanden worden automatisch verplaatst van actieve naar archiefmappen. Documenten die de wettelijke bewaartermijn hebben overschreden worden automatisch gemarkeerd voor verwijdering.
5. Automatische Meldingen
Een DMS kan u automatisch waarschuwen wanneer:
- Een contract over 30 dagen verloopt -- tijd om te verlengen
- Een factuur al 15 dagen niet betaald is -- tijd voor een herinnering
- Een document al meer dan 3 dagen op goedkeuring wacht -- escalatie
- Een bewaartermijn verloopt -- beoordelen voor verwijdering
ROI van Documentautomatisering
| Taak | Handmatig (maandelijks) | Geautomatiseerd | Besparing |
|---|---|---|---|
| Benoemen en sorteren | ~15 uur | 0 uur | 15 uur |
| Documenten zoeken | ~20 uur | ~1 uur | 19 uur |
| Goedkeuringsworkflows | ~10 uur | ~1 uur | 9 uur |
| Archivering | ~5 uur | 0 uur | 5 uur |
| Totaal | 50 uur | 2 uur | 48 uur |
Voor een bedrijf met 10 werknemers is dat 480 uur per maand -- of 3 voltijdse posities.
Hoe te Beginnen met Automatisering
- Identificeer repetitieve taken -- wat doet uw team dagelijks met documenten?
- Definieer regels -- hoe moeten documenten worden benoemd, gesorteerd, goedgekeurd?
- Kies een DMS met automatisering -- niet elk DMS heeft deze functies
- Begin met een proces -- bijv. automatische categorisering van facturen
- Breid geleidelijk uit -- voeg workflows, meldingen en archivering toe
Conclusie
Documentautomatisering is niet de toekomst -- het is de standaard die uw concurrenten al gebruiken. Elk uur dat uw werknemers besteden aan het handmatig benoemen, sorteren en zoeken naar documenten is een uur dat ze aan waardecreatie zouden kunnen besteden.
Arhivix automatiseert 90% van het handmatige documentwerk vanaf dag een -- upload een document en AI doet de rest.
