Een werkplek uit de branche certificaten, vergunningen en keuringen, zonder mensen

Certificaten, vergunningen en keuringen

Alleen één persoon weet wanneer de volgende keuring is.

Certificaten, certificeringen van leveranciers, vergunningen en keuringsrapporten staan in de map van de machine, het voertuig of de leverancier. Arhivix stelt de datum voor tot wanneer het document geldig is, en u vult de volgende termijn één keer in en de herinnering laat het u weten.

Gratis abonnement proberen Vraag een offerte aan

Geen creditcard nodig.

Hoe het proces door Arhivix loopt.

Elke stap heeft een label: wat Arhivix vandaag doet, wat in ontwikkeling is en wat in uw boekhouding, ERP of bank blijft.

  1. Dossier

    Werkt vandaag

    Een map per machine, voertuig, locatie of leverancier, met rechten per persoon.

  2. Het document komt binnen

    Werkt vandaag

    Een certificaat komt per e-mail binnen en wordt via een regel opgeborgen, of wordt ter plaatse gefotografeerd.

  3. Geldig tot

    Werkt vandaag

    Voor certificaten en attesten stelt Arhivix de datum voor tot wanneer ze geldig zijn, en u bevestigt.

  4. Termijn en herinnering

    Werkt vandaag

    U vult de volgende keuring één keer in bij Termijnen, en de herinnering laat het u weten vóór het verlopen.

  5. Geschiedenis

    Werkt vandaag

    Elk eerder rapport blijft in dezelfde map, dus de keuringsgeschiedenis staat op één plek.

  6. Materieelregister

    Buiten Arhivix

    Arhivix is geen materieelregister en geen arbosoftware. Die administratie houdt uw specialist bij.

Werkt vandaag
Vandaag beschikbaar in de app.
Buiten Arhivix
Gebeurt in uw boekhoudsoftware, ERP of bank, of bij een specialist. Arhivix bewaart het document voor die stap.

Hetzelfde werk in verschillende branches.

Het keuringsrapport van de heftruck verloopt deze maand, en alleen één persoon en zijn spreadsheet kennen de datum.

Materieel zonder geldig rapport mag niet worden gebruikt, dus een ontdekking op het laatste moment betekent stilstand, en de rapporten verlopen ongemerkt, elk op een andere datum.

rapport_heftruck.pdf termijn ingesteld
  • Map Heftruck FL-⁠02
  • Geldig tot 30 okt. 2026
De herinnering kwam een maand vóór het verlopen, op 30 sep. 2026.
Arhivix vandaag
Het rapport komt per e-⁠mail van de keuringsinstantie en wordt volgens uw regel opgeborgen, of het wordt gefotografeerd in de map van die machine, en Arhivix leest het en stelt de gegevens voor. De volgende keuringsdatum vult u één keer in bij Termijnen, met een herinnering zoveel dagen vooraf als u wilt.

De partij klopt niet, en de claim vraagt het certificaat, de ontvangstbon en de foto bij ontvangst, allemaal van dezelfde levering.

Zonder volledig bewijs loopt de claim vertraging op of mislukt hij, en de kosten van de slechte grondstof blijven bij u.

certificaat_0917_S235.pdf link verzonden
  • Leverancier Marendo Trade B.V.
  • Charge 41872
  • Levering 0917: ontvangstbon, 3 foto's
Logboek: link geopend op 23 okt. 2026 om 10:42.
Arhivix vandaag
Alles van één levering staat in de map van de leverancier, en een zoekopdracht op leverancier, chargenummer of datum toont het certificaat, de ontvangstbon en de foto's samen, omdat de zoekfunctie ook de tekst van een gescand certificaat leest. U stuurt de leverancier een link met een vervaldatum, en het logboek toont wanneer hij is geopend.

De gezondheidskeuring van een seizoenskracht verloopt midden in het seizoen, en de datum zit in een map die niemand opent.

Wie geen geldige keuring heeft, mag niet met voedsel werken, dus de dienst komt iemand tekort precies wanneer het druk is.

gezondheidskeuring_0003.pdf Termijn ingesteld
  • Voorstel geldig tot 20 jul. 2027
  • Toegang alleen de bedrijfsleider
Termijnen: herinnering 30 dagen vóór het verlopen
Arhivix vandaag
Het certificaat van elke medewerker wordt gefotografeerd in de map van de zaak, en Arhivix leest het en stelt de datum voor tot wanneer het geldig is. De volgende keuring vult u één keer in bij Termijnen, en vóór het verlopen komt een herinnering.

Brandblussers en brandkranen hebben elk hun eigen keuringsdata, en het rapport blijft bij het servicebedrijf.

Als erom gevraagd wordt, moeten de papieren getoond worden, niet gemaakt, en wat bij het servicebedrijf ligt, bestaat die dag niet.

brandrapport_0412.pdf Opgeborgen
  • Map Centrum / Brandveiligheid
  • Volgende keuring 12 apr. 2027, in Termijnen
Regel: e-⁠mails van het servicebedrijf komen hier terecht
Arhivix vandaag
Een rapport dat het servicebedrijf per e-⁠mail stuurt, wordt via een regel in de map van de zaak opgeborgen, en een papieren rapport fotografeert u. De volgende keuringen en de training van nieuw personeel vult u met een herinnering in bij Termijnen, zodat het brandveiligheidsdossier van de zaak op één plek staat.

De vergunning, de APK en de verzekeringspolis van elke vrachtwagen verlopen op verschillende data, en alleen de planner kent ze allemaal.

Een voertuig met een verlopen document mag de weg niet op, dus de rit wacht of gaat met een andere vrachtwagen.

apk_2026.pdf Termijn ingesteld
  • APK verloopt 12 nov. 2026
  • Verzekeringspolis verloopt 3 feb. 2027
  • Lease 30 jun. 2027, uit het contract
Herinnering 14 dagen vóór het verlopen.
Arhivix vandaag
De documenten van elk voertuig staan in de map van zijn kenteken, en een vervaldatum vult u één keer in bij Termijnen, zodat er vooraf een herinnering komt. Bij lease- en huurcontracten leest Arhivix zelf de einddatum en zet een termijn, die u kunt wijzigen, en de herinnering voegt u zelf toe.

Het begint zonder project.

  1. Koppel de mailbox van het bedrijf of upload uw bestaande mappen, en Arhivix leest alles op de achtergrond.

  2. Papier van de werkvloer fotografeert u met de telefoon of scant u; Arhivix stelt het type en de gegevens voor, en u bevestigt.

  3. Bevestig één keer een regel voor de mailbox: de volgende keer wordt zo'n bijlage vanzelf opgeborgen, en twijfelgevallen wachten op uw bevestiging.

Voor kleine bedrijven

Geen creditcard nodig. Betaalde abonnementen vanaf 22 EUR per maand bij jaarlijkse facturering, prijs per bedrijf.

Het gratis abonnement zoekt op bestandsnaam; zoeken in de inhoud en AI-zoeken zitten in de betaalde abonnementen.

Gratis abonnement proberen

Voor meer dan 20 accounts en voor kantoren

Eén gesprek over uw processen, de migratie en de koppelingen met de programma's die u gebruikt. We antwoorden binnen één werkdag.

Vraag een offerte aan

Openbare prijzen, per bedrijf

Het abonnement Arhivix Lite is gratis en vraagt geen creditcard. Betaalde abonnementen kosten vanaf 22 EUR per maand bij jaarlijkse facturering, en zelfs het kleinste bevat 5 gebruikersaccounts, zonder prijs per gebruiker. Voor meer dan 20 accounts maken we een offerte op maat.

Bekijk pakketten en prijzen

Veelgestelde vragen

Voor certificaten en attesten stelt het de datum voor tot wanneer ze geldig zijn. Voor keuringsrapporten vult u de volgende termijn één keer in, en de herinnering laat het u weten.

Nee. Het bewaart de documenten en termijnen van het materieel, en uw specialist of een apart programma houdt de materieeladministratie bij.

Alleen de mensen aan wie u toegang tot de map geeft, en elk openen wordt vastgelegd.

U uploadt uw bestaande mappen of koppelt de e-mailbox van uw bedrijf, en Arhivix indexeert alles op de achtergrond. Standaardabonnementen vragen geen migratieproject en geen consultants. Met een Enterprise-contract wordt uw bestaande archief overgezet, met behoud van de mappenlogica, metadata en bewaartermijnen.

Absoluut. U kunt met één klik opzeggen vanuit uw accountinstellingen. Uw data blijft toegankelijk tot het einde van uw huidige factureringsperiode. Daarna wordt uw account gepauzeerd en heeft u 30 dagen om uw data te exporteren.

Staat je antwoord er niet bij? Mail ons op support@arhivix.com

Stuur uw eerste document. Arhivix ordent het.

Probeer het gratis abonnement Vraag een offerte aan

Geen verplichtingen, geen creditcard.

NOTIX DOO Beograd · MB 21993310 Controleer het registratienummer in het openbare bedrijvenregister APR (opent in een nieuw venster) · PIB 114240716

Dušana Matića 26, 11000 Belgrado

Maandag tot en met vrijdag, 09:00 tot 17:00 CET

Factuur_Hansa_118.pdf Doorgestuurd
  • Ontvangen per e-mail 14:32
  • Gelezen, gegevens bevestigd
  • Op locatie gecontroleerd en goedgekeurd
  • Doorgestuurd naar uw boekhouder en uw software

Volgende: uw eerste document

Beelden: Pexels (K), Pexels-licentie.