31 gennaio 2026: la scadenza per la conservazione sostitutiva
La normativa fiscale italiana prevede che tutti i documenti dell'anno fiscale 2024 vengano conservati tramite conservazione sostitutiva (conservazione digitale a norma di legge) entro il 31 gennaio 2026. Il mancato rispetto comporta sanzioni da 1.000 a 8.000 EUR per violazione. L'obbligo riguarda tutte le imprese che utilizzano il SDI (Sistema di Interscambio) per la fatturazione elettronica.
La conservazione sostitutiva non consiste nel semplice backup dei file -- richiede un processo di conservazione conforme alla legge che garantisca integrita, autenticita e accessibilita dei documenti per l'intero periodo di conservazione obbligatorio.
Linee guida AgID: nuovi requisiti per il 2026
L'AgID (Agenzia per l'Italia Digitale) ha fissato la scadenza di giugno 2026 entro la quale tutte le pubbliche amministrazioni dovranno pubblicare il proprio Manuale di Conservazione e nominare un Responsabile della Conservazione. Le sanzioni per il mancato adeguamento possono raggiungere i 100.000 EUR.
Queste linee guida richiedono la conformita al CAD (Codice dell'Amministrazione Digitale), alle Linee Guida AgID e al regolamento eIDAS 2.0 (Regolamento UE 2024/1183). Per le imprese private, sebbene l'obbligo del Manuale di Conservazione riguardi principalmente gli enti pubblici, gli standard di conservazione sottostanti si applicano a tutta l'archiviazione documentale basata su SDI.
La novita per il regime forfettario
Nel 2026 i contribuenti in regime forfettario perdono la precedente esenzione dall'obbligo SDI per le fatture sotto i 25.000 EUR. Tutte le fatture dei forfettari devono ora transitare tramite SDI, aumentando il volume di documenti che richiedono una conservazione digitale conforme. La fatturazione dei servizi sanitari tramite SDI resta permanentemente vietata per i fornitori che inviano dati al Sistema Tessera Sanitaria.
Come aiuta Arhivix
Arhivix soddisfa i requisiti della conservazione sostitutiva italiana. Ogni documento e protetto con crittografia AES-256 e archiviato sull'infrastruttura AWS S3 con ridondanza geografica, garantendo l'integrita e la durabilita richieste dalla legge italiana. Tracce di audit complete forniscono lo storico di conservazione integrale e inalterabile richiesto dalle linee guida AgID. Grazie a politiche di conservazione automatizzate e procedure di scarto conformi, Arhivix aiuta le imprese italiane a rispettare la scadenza di gennaio 2026 e a mantenere la conformita continuativa per tutti i documenti elaborati tramite SDI.
